Что такое приходная накладная
Коротко
Приходная накладная — документ, которым оформляют поступление товаров на склад от поставщика. В нём видно, какой товар пришёл, сколько его, от кого и по какой цене, и кто из сотрудников принял его под ответственность. Из приходной накладной данные о поступившем товаре переносят в учёт.
Кто и когда её выписывает
Накладную оформляют в момент приёмки товара: когда машина поставщика разгружена и кладовщик сверил количество и наименования с тем, что заказано. Выписывает её материально ответственное лицо, которое товар принимает, — чаще всего кладовщик или сотрудник склада.
Документ составляют в двух экземплярах, по одному для каждой стороны: один остаётся у покупателя, второй — у поставщика. Подпись принимающего превращает бумагу в подтверждение того, что товар передан и принят без спора по количеству и качеству.
Счёт-фактура и накладная — разные документы, но их функции может совмещать один УПД на основе формы, рекомендованной письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: он служит и счётом-фактурой для вычета НДС, и первичным документом о передаче товара.
Что указать в приходной накладной
- Название и ИНН компании — и поставщика, и покупателя.
- Номер и дата документа, номер и дата договора или заказа, по которому пришёл товар.
- Наименование товара, единица измерения и количество по каждой позиции.
- Цена за единицу и общая стоимость позиции, сумма НДС, если поставщик его начисляет.
- Должность, фамилия и подпись материально ответственного лица, принявшего товар, и печать организации, если она есть.
Обязательной формы нет
Унифицированного бланка приходной накладной нет: форму компания разрабатывает сама. В постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 № 132: ТОРГ-12 — товарная накладная, ТОРГ-13 — накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, ТОРГ-14 — расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли). Для приёмки товара от поставщика за основу берут ТОРГ-12 либо акт о приёмке товаров ТОРГ-1.
Свою форму удобнее один раз утвердить приказом руководителя и пользоваться ею во всех поставках. Главное — чтобы в ней были реквизиты, по которым товар можно опознать и оприходовать, а у принимающего осталась подпись.
Если товар пришёл с расхождениями — не хватает коробок, пересорт, бой, — их фиксируют отдельно, а не правят накладную задним числом. Для этого есть акт о расхождениях: в нём перечисляют, что не сошлось с документами поставщика.
Чем приходная накладная отличается от других документов
| Что фиксирует | Кто оформляет | |
|---|---|---|
| Приходная накладная | Поступление товара на склад покупателя | Покупатель, материально ответственное лицо на приёмке |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Передачу товара от продавца покупателю при продаже | Продавец, отпускающий товар |
| Счёт-фактура | Сумму НДС, которую поставщик предъявляет покупателю | Поставщик, плательщик НДС |
| Акт о расхождениях | Недостачу, пересорт и брак, обнаруженные при приёмке | Покупатель вместе с представителем поставщика |
Как товар попадает в учёт
Принятую накладную переносят в учёт: в бухгалтерскую программу или в сервис складского учёта. По ней появляется запись о том, что товар есть на складе, по какой цене он числится и сколько его в наличии.
В сервисах учёта приходная накладная — отдельный документ. Например, в Битрикс24 документ прихода показывает, какие товары поступили, в каком количестве и от какого поставщика, а без своего названия получает стандартное «Приходная накладная #123». В МойСклад накладная может учитывать затраты на доставку, растаможивание и НДС и считать учётные цены товаров с этими затратами.
Ошибка в количестве или цене в накладной тянется дальше: в остатках, в себестоимости и в отчёте о прибыли. Поэтому накладную сверяют с заказом и с тем, что реально стоит на складе, до того, как её проведут в программе.
Частые вопросы
Нужна ли приходная накладная, если есть товарная накладная от поставщика?
Отдельный документ покупателя не обязателен: поступление оформляют первичным документом — как правило, товарной накладной или УПД поставщика с подписью принявшего либо актом о приёмке. Свою форму приходной накладной покупатель вправе ввести, но не обязан.
Обязательна ли форма ТОРГ-12?
Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: компания вправе утвердить свою форму. ТОРГ-12 остаётся удобным образцом, из которого берут состав реквизитов.
Чем приходная накладная отличается от счёта-фактуры?
Накладная подтверждает, что товар передан и принят, и служит основанием для записи в учёте. Счёт-фактура нужна для НДС: по ней покупатель-плательщик НДС принимает налог к вычету. У поставщика без НДС счёта-фактуры не будет, а накладная будет.
Что делать, если товар пришёл не весь?
Принять то, что пришло, по накладной, а недостачу оформить актом о расхождениях и предъявить поставщику. Исправлять количество в накладной задним числом нельзя: тогда пропадёт след того, что поставщик недовез.
Кто подписывает приходную накладную?
Материально ответственное лицо, которое приняло товар: кладовщик, заведующий складом, в небольшой компании — сам собственник. Его подпись означает, что количество и качество сверены и товар принят под ответственность.
Можно ли оформить приходную накладную в электронном виде?
Да, если стороны обмениваются электронными документами через оператора и подписывают их электронной подписью. Тогда бумажный экземпляр не нужен, а накладная хранится в системе.
Читать в журнале
Когда приходных накладных сотни в месяц
Чтобы товар из накладных сам попадал в учёт и в заявки
Пока поставок немного, накладные разбирают руками. Когда их десятки в неделю, разбор превращается в рутину: кто-то вбивает позиции в учёт, сверяет с заказом, ищет расхождения.
Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он разбирает документы, сверяет позиции с заказом и готовит данные для учёта, а вы проверяете результат на своих настоящих накладных.