Что такое ЛНА в кадрах
Коротко
ЛНА — локальный нормативный акт: документ, который работодатель принимает у себя и который распространяется на всех или часть работников. Его оформляют положением, порядком, инструкцией или правилами и утверждают приказом руководителя. Внутри — правила, повторяющиеся из раза в раз: как платят премии, когда ходят в отпуск, как проводят инструктажи, что считается разглашением тайны.
Чем ЛНА отличается от приказа и трудового договора
Приказ — разовое распоряжение: принять на работу, отправить в командировку, объявить выговор. Он решает один случай и заканчивает действовать, когда случай закрыт. ЛНА живёт долго и задаёт правило для всех похожих случаев: положение о премировании действует, пока его не изменят или не отменят.
Трудовой договор — соглашение двух сторон, и его условия нельзя ухудшать в одностороннем порядке. ЛНА — акт одной стороны, работодателя. Но если ЛНА ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором или соглашениями, он не применяется (статья 8 Трудового кодекса).
ЛНА принимают в виде положения, порядка, инструкции и подобных документов. Утверждает его руководитель организации своим приказом; при наличии профсоюза отдельные ЛНА принимают с учётом его мнения (статья 8 ТК).
Какие ЛНА нужны в первую очередь
- Правила внутреннего трудового распорядка — режим работы, отдых, порядок приёма и увольнения, дисциплина.
- Положение об оплате труда и положение о премировании — из чего складывается зарплата и за что платят премию.
- Положение о защите персональных данных работников. Согласие на обработку для трудовых отношений не нужно: данные в объёме, необходимом для них, работодатель обрабатывает на законном основании. Согласие оформляют отдельно от других документов, только если другого законного основания нет, — например, при передаче данных третьим лицам, не связанной с трудовыми обязанностями (статьи 6 и 9 закона № 152-ФЗ).
- Положение о командировках — кто утверждает поездку, какие документы оформляют, как считают суточные.
- Инструкции и программы по охране труда: порядок обучения, программа вводного инструктажа, порядок регистрации инструктажей (постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464).
- Положение о коммерческой тайне — что именно нельзя разглашать и как с этим работают.
- График отпусков и график сменности — документы, которые доводят до работников заранее: график сменности не позднее чем за месяц до введения в действие (часть 4 статьи 103 ТК).
Как принимают ЛНА
Порядок простой: готовят текст, при необходимости учитывают мнение профсоюза, руководитель утверждает документ приказом, работников знакомят с ним под подпись. Знакомство подтверждают листом ознакомления или подписью в самом документе — это же нужно, когда ЛНА меняют.
ЛНА не должен противоречить Трудовому кодексу и другим законам. Если противоречие есть, действует закон, а не документ компании. Такой ЛНА не применяется в части, противоречащей закону, — это прямо написано в статье 8 ТК.
ЛНА меняют свободно, пока изменения не ухудшают положение работников и не затрагивают условия, закреплённые в трудовых договорах. Ухудшающие положения не применяются, а условия, воспроизведённые в договоре или включённые в него ссылкой на ЛНА, меняют по статье 72 или статье 74 ТК: во втором случае работника предупреждают не менее чем за два месяца. При наличии профсоюза отдельные ЛНА принимают с учётом его мнения.
Частые вопросы
Обязательны ли ЛНА для всех работодателей?
Часть документов обязательна по закону: правила внутреннего трудового распорядка, документы по охране труда, положение о персональных данных. Другие работодатель принимает, если они нужны для его работы: положение о премировании закон не требует, но без него сложно доказать свои правила работнику. Положение о коммерческой тайне законом не названо, но режим коммерческой тайны считается установленным только после принятия мер, включая определение перечня охраняемых сведений, ограничение доступа и учёт лиц, получивших доступ. Без такого документа защищать информацию от разглашения нечем.
Можно ли прописать условия премии только в трудовом договоре?
Можно, но тогда каждому работнику придётся менять договор при изменении правил. ЛНА удобнее: правила премирования меняют одним документом и знакомят с ним всех. В трудовом договоре тогда дают ссылку на положение о премировании.
Что будет, если ЛНА ухудшает положение работника?
Он не применяется в этой части — действует Трудовой кодекс или коллективный договор. Работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, а работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Нужно ли учитывать мнение профсоюза?
По статье 8 ТК отдельные ЛНА принимают с учётом мнения профсоюза, если он есть в организации. Порядок учёта мнения задаёт статья 372 ТК: проект направляют в профсоюз, он даёт мотивированное мнение, дальше работодатель принимает решение и при разногласиях проводит дополнительные консультации.
Как знакомить работников с ЛНА?
Под подпись до того, как правило начнёт применяться. Удобно вести лист ознакомления с датой и подписью каждого работника; при приёме на работу знакомят до подписания трудового договора.
Хранить ЛНА нужно в бумаге?
Нет, документ можно вести в электронном виде. Важнее, чтобы работник мог с ним ознакомиться и подтвердить это. Сроки хранения кадровых документов смотрят в перечне Росархива — по каждому виду документа они разные.
Когда правила в компании есть, но живут в переписке и памяти
Собрать кадровые правила в документы, которые работают
Положения и инструкции пишут один раз, а применяют годами: в них должны попасть именно ваши правила — как у вас платят премии, кто утверждает командировку, где хранят данные работников.
Я разбираю, какая рутина в компании повторяется каждый месяц, и показываю, какую её часть выгодно отдать программам: от ответов на одни и те же кадровые вопросы до подготовки документов. Каждую неделю видно, сколько часов освободилось.