Что такое личное дело
Коротко
Личное дело — папка с документами о человеке: анкета, копии диплома и паспорта, приказы о приёме и переводах, заявления, аттестации и поощрения. В коммерческой компании это способ собрать всё об одном работнике в одном месте; в госорганах и на госслужбе порядок ведения личных дел задан отдельными нормами, и там дело — документ строгой отчётности.
Что такое личное дело работника
Личное дело работника — совокупность документов, которые фиксируют его трудовую деятельность в конкретной организации. Это не один документ, а папка с описью: в ней лежат заявление о приёме, копии документов об образовании, приказы о приёме, переводах и увольнении, заявления на отпуск, листы ознакомления с локальными актами, аттестационные листы, документы о поощрениях и взысканиях.
Трудовой кодекс не вводит личное дело как обязательный документ для всех работодателей. Обязанность вести личные дела установлена для отдельных категорий: например, для лиц, замещающих государственные должности и должности федеральной государственной службы, — Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640. В коммерческой компании решение о личных делах принимают сами: либо ведут их по своему положению, либо обходятся трудовой книжкой, трудовым договором и личной карточкой.
Если компания решила вести личные дела, порядок лучше закрепить локальным актом — положением о личных делах. В нём пишут, на кого заводят дело, кто его формирует, что в него кладут, как нумеруют, где хранят и сколько. Тогда при проверке видно, что правила есть и они соблюдаются, а не что папки собирали кто как хотел.
Что кладут в личное дело
- Внутренняя опись документов — лист, где перечислено всё, что лежит в папке, с номерами листов. Без описи дело превращается в стопку бумаг.
- Заявление о приёме на работу и копия приказа о приёме.
- Копии паспорта, СНИЛС, документа об образовании и о квалификации, военного билета — если эти документы нужны для работы.
- Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
- Приказы о переводах, совмещениях, отпусках, поощрениях и взысканиях.
- Листы ознакомления с локальными нормативными актами, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка.
- Аттестационные листы, результаты обучения и повышения квалификации.
- Копии документов, которые работник предъявляет при приёме по статье 65 Трудового кодекса, хранят в деле как кадровые документы: отдельное согласие для этого не нужно. Обрабатывают только данные, необходимые для законных целей. Передают их третьим лицам при наличии согласия работника либо другого предусмотренного законом основания (статьи 86 и 88 Трудового кодекса).
Чего в личном деле быть не должно
Медицинские документы и сведения об интимной жизни, убеждениях в личное дело не кладут: здоровье, религиозные и философские убеждения, интимная жизнь — специальные категории персональных данных по статье 10 закона № 152-ФЗ, и их обработка ограничена. Сведения о семейном положении и детях к специальным категориям не относятся: это обычные персональные данные, и их указывают в анкете и личной карточке. Данные о частной жизни, включая семейную, обрабатывают только с письменного согласия работника (статья 86 Трудового кодекса).
Копии паспорта, диплома и СНИЛС — тоже персональные данные. Их собирают только в объёме, нужном для трудовых отношений, и ограничивают доступ: папки с личными делами не лежат в общем коридоре, а выдаются под подпись и на время.
Оформление личных дел сотрудников: образец
Единой обязательной формы личного дела для коммерческих компаний нет, поэтому образец каждый работодатель делает сам и утверждает в положении. Обычно папку собирают так: на обложке — название организации, слово «Личное дело», фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, дата заведения и дата закрытия; внутри — внутренняя опись, затем документы в порядке описи, каждый документ пронумерован.
Документы располагают от приёма к увольнению: сначала заявление и приказ о приёме, потом договор, переводы, отпуска, поощрения. Новые листы дописывают в опись в тот же день, когда подшивают документ, — иначе к увольнению опись перестаёт совпадать с содержимым папки.
Если компания ведёт кадровый электронный документооборот, часть документов существует только в электронном виде. Тогда в положении прописывают, какие документы остаются на бумаге, а какие хранятся в системе, и как в описи отмечают электронные документы.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель вести личные дела всех сотрудников?
Нет. Трудовой кодекс не устанавливает такую обязанность для всех. Обязательное ведение личных дел предусмотрено для отдельных категорий, например для государственных служащих, — Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640. Коммерческая компания может вести личные дела по своему положению или не вести вовсе.
Можно ли хранить в личном деле копию паспорта?
Копию документа, который работник предъявил при приёме по статье 65 Трудового кодекса, хранят как кадровый документ, отдельное согласие для этого не нужно. Копию хранят, если она необходима для законной цели обработки. Избыточные данные не собирают; передача третьим лицам требует согласия работника или другого предусмотренного законом основания (статьи 86 и 88 Трудового кодекса). Избыточные данные нельзя хранить и при наличии согласия.
Что делать с личным делом уволенного сотрудника?
Дело закрывают: в описи и на обложке ставят дату увольнения и номер приказа, папку сдают в архив организации. Личные дела, законченные делопроизводством до 2003 года, хранят 75 лет, а с 2003 года — 50 лет (статья 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236); срок хранения приказов по личному составу зависит от их вида.
Нужна ли обложка личного дела уволенного сотрудника?
Да, обложка остаётся частью дела и после увольнения: по ней в архиве находят папку. На обложке дописывают дату увольнения, а если дело передают в другую организацию при переводе работника — ещё и куда передано. Отдельной формы обложки для уволенных нет, её берут из общего образца компании.
Кто отвечает за ведение личных дел?
Тот, на кого это возложено приказом или положением: обычно кадровик, секретарь или руководитель отдела кадров. В положении прописывают, кто заводит дело, кто подшивает документы, кто выдаёт папку и кто отвечает за сохранность персональных данных.
Можно ли вести личные дела только в электронном виде?
Если компания перешла на кадровый электронный документооборот, часть документов ведут в системе. Что остаётся на бумаге и как электронные документы отражают в описи, решает работодатель и закрепляет в положении о личных делах и в правилах электронного документооборота.
Когда порядок в кадровых документах держится на одном человеке
Чтобы было видно, где документы теряются и кто за них отвечает
Личные дела, трудовые договоры, приказы и согласия на обработку данных — это рутина, которая копится годами и держится на одном кадровике. Пока он есть, всё находится; после его ухода папки ищут неделями, а часть документов не находится вовсе.
Я собираю цифры и процессы компании в одну картину: видно, какие документы и данные где лежат, кто за них отвечает и что сломается, если человек уйдёт. Это та же работа, что и с деньгами в отчётах, только про документы и людей.