Что такое кадровое планирование
Коротко
Кадровое планирование — это расчёт того, сколько сотрудников и какой квалификации понадобится бизнесу в ближайшие месяцы и годы, когда их привлекать и сколько это будет стоить. План по людям отвечает на вопросы: кого не хватает, кого учить внутри, кого нанимать со стороны и в каком квартале это делать.
Чем кадровое планирование отличается от подбора
Подбор закрывает вакансию, которая уже открыта. Кадровое планирование начинается раньше: оно показывает, какая вакансия появится и когда её открывать, чтобы человек успел выйти на полную отдачу к нужному сроку.
План по людям — часть общего планирования бизнеса. Он опирается на план продаж, производственную программу и бюджет: сначала понятно, что компания собирается делать, потом — кто и в каком количестве для этого нужен. Отдельного закона, который предписывает вести кадровое планирование, нет: это управленческий инструмент, а не отчётность.
Основные цели кадрового планирования
- Заранее знать численность и квалификацию: сколько людей нужно по каждой роли в каждом квартале и какие требования к ним предъявляются.
- Не терять деньги на простое: новый сотрудник выходит на полную отдачу не сразу, поэтому нанимать его нужно с запасом по времени до момента, когда его работа станет нужна.
- Закрывать критичные роли изнутри: готовить преемников на должности, от которых зависит бизнес, и не зависеть от одного человека.
- Держать фонд оплаты труда в бюджете: план по людям сразу показывает, сколько стоит команда и как расходы распределены по месяцам.
- Снижать текучесть: понятные перспективы роста и обучение удерживают людей дешевле, чем постоянный подбор и адаптация новичков.
- Быстро перестраиваться: когда план есть, запуск нового направления не упирается в поиск людей уже после старта.
Из чего состоит план по людям
Основа — организационная структура и перечень ролей с требованиями к квалификации. По каждой роли считают, сколько человек есть сейчас, сколько нужно и какая разница закрывается наймом, обучением или перераспределением обязанностей.
Дальше план разводят по времени: роль, команда, квартал старта, ответственный за закрытие и строка бюджета. Такой план защищают перед финансами и руководителями подразделений, а раз в месяц сверяют факт с планом.
По горизонту планирование делят на долгосрочное — какая организация нужна через несколько лет и какие компетенции станут ключевыми, среднесрочное — программы обучения и бюджет на персонал, и короткое — закрытие конкретных вакансий в ближайшие месяцы.
Как связать план по людям с деньгами
Каждая позиция в плане — это не только оклад, но и страховые взносы, взносы на травматизм, рабочее место и время на адаптацию. Поэтому план по людям сводят с бюджетом: видно, в каком месяце расходы на команду вырастут и чем это окупится.
Полезно считать несколько сценариев: рост, сохранение текущего объёма и автоматизация части операций. У каждого сценария свои кадровые последствия, и решение принимают, сравнивая их между собой, а не по одному прогнозу.
Частые вопросы
Что такое кадровое планирование простыми словами?
Это ответ на вопрос, кто и когда понадобится бизнесу. В плане видно, какие роли появятся, кого можно вырастить внутри, кого придётся нанимать и сколько команда будет стоить в каждом месяце.
Обязательно ли вести кадровое планирование?
Обязанности вести отдельный документ по кадровому планированию закон не устанавливает. Но численность, фонд оплаты труда и взносы влияют на налоги и льготные тарифы, поэтому цифры по людям всё равно приходится держать в порядке — в бюджете и в расчётах по взносам.
Чем кадровое планирование отличается от кадрового резерва?
Резерв — это список людей, готовых занять должности в будущем. Планирование шире: оно сначала определяет, какие роли вообще понадобятся бизнесу, и только под них формирует резерв. Резерв без связи с потребностями бизнеса превращается в перечень перспективных сотрудников без задачи.
На какой срок составляют план по людям?
Долгосрочный горизонт — на несколько лет, среднесрочный — на год, рабочий — на квартал с ежемесячной сверкой. Чем дальше горизонт, тем выше неопределённость, поэтому долгосрочный план задаёт направления и критичные компетенции, а не точные должности.
С чего начать кадровое планирование в небольшой компании?
С плана продаж и производственной программы на год. Из них выводят, какие работы и в каком объёме появятся, затем — какие роли их закрывают, сколько человек на это нужно и когда их нанимать с учётом времени на выход на полную отдачу.
Читать в журнале
Когда план по людям упирается в рутину
Освободить часы команды под рост без новых ставок
Прежде чем открывать вакансию, стоит посмотреть, куда уходят часы тех, кто уже работает. Ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки и отчёты часто занимают время, которое можно вернуть без найма.
Я разбираю, какие задачи по отделам выгодно отдать программам, подключаю их к вашим CRM и 1С и показываю по каждому отделу, сколько часов и денег освободилось. Иногда это меняет план по людям сильнее, чем новый сотрудник.