Что такое кадровое делопроизводство

Состав зависит от размера компании и сферы, но ядро одинаковое. Это трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении, личные карточки работников, табель учёта рабочего времени, график отпусков, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности.

Отдельно идут локальные акты, которые задают правила внутри компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными работников, положения об оплате труда и премировании. С ними знакомят под подпись — иначе при споре сложно доказать, что работник о правилах знал.

Ещё часть работы — отчётность и архивирование: сведения в Социальный фонд, отчёты в Росстат, воинский учёт при наличии военнообязанных, хранение документов по срокам. Именно на стыке этих блоков чаще всего и возникают штрафы и проигранные споры.

КДП — то же самое кадровое делопроизводство, только аббревиатурой. Так его называют в вакансиях, должностных инструкциях и разговорах между кадровиками: «ведёт КДП», «знает КДП с нуля».

За аббревиатурой стоит не отдельная профессия, а набор операций: оформить документ, зарегистрировать, передать на подпись, ознакомить работника, подшить в дело, при необходимости выдать копию или выписку. Если эти операции выполняются нерегулярно, документы теряются, а вместе с ними — доказательства в трудовом споре.

Кадровые вопросы — более широкое понятие, чем делопроизводство. Делопроизводство отвечает на вопрос «как это оформлено и где доказательства», кадровые вопросы — «что с людьми»: кого принять, как оформить перевод, что делать с отпуском, как расстаться без спора.

На практике эти вещи не разделяются. Решение по человеку превращается в документ: приказ, соглашение, уведомление. Если документ оформлен с ошибкой, само решение становится уязвимым — работник может оспорить его или взыскать компенсацию. Поэтому в небольшой компании кадровые вопросы и кадровое делопроизводство обычно ведёт один человек.

В крупной компании создают кадровую службу или отдел кадров с руководителем. Ориентир, который называют практики, — один специалист по кадровому делопроизводству на 150–200 работников в коммерческой организации.

В компании до 100 человек функции кадровика часто передают одному из работников по совместительству — обычно секретарю, бухгалтеру или офис-менеджеру. Тогда важно, чтобы эта работа была отражена в штатном расписании и в соглашении с совместителем: иначе при проверке непонятно, кто отвечает за документы.

Если объёма хватает на отдельного человека, но на отдел — нет, выделяют штатную единицу. Для работы нужны программа кадрового учёта и защита персональных данных: помещение и компьютеры должны соответствовать требованиям к обработке персональных данных.