Кадровые приказы — это какие приказы
Коротко
Кадровые приказы — это распоряжения руководителя, которые оформляют отношения с работниками: приём, перевод, отпуск, командировку, увольнение, поощрение, взыскание. Если в документе речь идёт о конкретном сотруднике или о персонале в целом, это кадровый приказ; остальные распоряжения относятся к основной деятельности.
Как отличить кадровый приказ от приказа по основной деятельности
Деление приказов на группы — по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам — в трудовом законодательстве прямо не закреплено. Это рабочие названия групп, которые сложились в делопроизводстве и опираются на перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), где для разных приказов установлены разные сроки хранения.
Практический признак простой: если приказ касается конкретного работника или персонала в целом — приём, перевод, отпуск, командировка, взыскание, премия, изменение штатного расписания, — его относят к кадровым. Если распоряжение касается работы компании в целом и сотрудник в нём не назван — это приказ по основной деятельности.
Издают такие приказы руководитель и его заместители. С текстом знакомят под роспись тех, кто его исполняет, и тех, кого он касается.
Какие приказы относятся к кадровым
- О приёме на работу, переводе на другую должность или в другое подразделение, увольнении.
- О предоставлении отпуска, отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребёнком, отзыве из отпуска.
- О направлении в командировку.
- О поощрении, премировании, наложении и снятии дисциплинарного взыскания.
- Об изменении оплаты труда, доплатах, надбавках.
- Об аттестации, повышении квалификации, присвоении профессии или разряда.
- Об изменении фамилии работника.
- О назначении ответственных лиц и работе с персоналом в целом: утверждение штатного расписания и графиков работы, графика отпусков, локальных актов о работниках.
Приказы по личному составу и приказы по кадрам — одно и то же?
В делопроизводстве эти названия часто используют как синонимы, но для хранения документов разница важна. Приказы по личному составу делят по сроку хранения: для одних он составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания дела, для других — пять или три года.
Приказы о приёме, увольнении, переводе, перемещении, аттестации, повышении квалификации, оплате труда, поощрении, отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты обычно хранят 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если до этой даты.
Приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках и дежурствах обычно хранят пять лет; приказы о дисциплинарных взысканиях — три года. Для отпусков и командировок работников с вредными или опасными условиями труда срок составляет 50 или 75 лет.
Приказы этих двух групп формируют в отдельные дела и нумеруют по-разному: документам с длительным хранением присваивают индекс «-л», коротким — «-ок». Допускается отдельно формировать приказы по отпускам и командировкам с индексами «-о» и «-к».
По какой форме оформлять
Унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 необязательны ни для кого: работодатель, в том числе госучреждение, вправе утвердить свои бланки кадровых приказов. Для организаций госсектора обязательны только формы первичных учётных документов по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н, и кадровых приказов в этом перечне нет.
Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1: приём — Т-1 и Т-1а, перевод — Т-5 и Т-5а, отпуск — Т-6 и Т-6а, увольнение — Т-8 и Т-8а. Их традиционно применяют как готовые бланки, но обязанности брать именно их нет. Если компания разрабатывает бланк сама, стоит ориентироваться на ГОСТ, который обновился: с 8 декабря 2025 года к оформлению кадровых приказов предъявляют обновлённые требования стандарта.
Приказ подписывает руководитель. Утверждённый и согласованный документ передают на ознакомление ответственным за исполнение и самим работникам.
Частые вопросы
Приказ об утверждении штатного расписания — кадровый?
Да, его относят к кадровым: он не называет конкретного работника, но касается персонала в целом. Так же смотрят на график отпусков, графики работы и локальные акты о работниках.
Чем приказ отличается от распоряжения?
По сути почти ничем: оба документа распорядительные, и в Трудовом кодексе встречаются оба понятия. Разница в том, кто вправе издавать: приказ — руководитель и его заместители, распоряжение могут подписывать и другие ответственные лица, например руководители отделов.
Обязательно ли использовать формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8?
Нет, унифицированные формы необязательны ни для кого, включая госучреждения: работодатель вправе утвердить свои бланки кадровых приказов. Для госсектора обязательны только формы первичных учётных документов по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н, и кадровых приказов среди них нет. Формы Госкомстата традиционно применяют как готовые бланки, а свой бланк удобнее сверять с ГОСТ.
Сколько хранятся кадровые приказы?
Срок зависит от содержания и даты окончания дела. Приказы о приёме, увольнении, переводе, оплате труда и отпусках по уходу за ребёнком обычно хранят 50 или 75 лет. Приказы о ежегодных и учебных отпусках и командировках обычно хранят пять лет, о дисциплинарных взысканиях — три года. Для отпусков и командировок работников с вредными или опасными условиями срок больше. Две группы формируют в отдельные дела.
Кто готовит проекты кадровых приказов?
Как правило, кадровая служба на основании документов: заявления работника, трудового договора, служебной записки руководителя подразделения. Порядок визирования каждая организация устанавливает сама.
Когда кадровые приказы и вся кадровая рутина съедают время
Разгрузить кадровые процессы с помощью ИИ
Приказы, заявления, уведомления и ответы на одни и те же вопросы сотрудников занимают часы каждую неделю. Часть этой работы можно передать программам.
Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и отдаю ИИ ту рутину, которая окупается за месяцы: подготовку документов по шаблонам, ответы на типовые вопросы, карточки в CRM и сверки.