Что такое кадровый аудит
Коротко
Кадровый аудит — это проверка того, как в компании оформлены документы по работникам и как устроена работа с персоналом, с отчётом об ошибках и планом их устранения. Порядок и сроки такой проверки законом не установлены: её проводят тогда, когда собственнику нужно увидеть состояние кадрового делопроизводства до того, как его увидит инспекция труда или суд.
Что проверяет кадровый аудит
У проверки две задачи: убедиться, что обязательные кадровые документы есть, и разобрать, соответствуют ли они трудовому законодательству. Смотрят трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводах и увольнениях, личные карточки, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности, правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков, табели, документы по охране труда.
Отдельно проверяют договоры с работниками особого статуса: совместителями, дистанционными, несовершеннолетними, иностранцами. У них свои требования к условиям договора, и именно здесь чаще всего находят расхождения между бумагой и тем, как человек работает на самом деле.
Результат — не общая фраза «есть нарушения», а перечень: какой документ, какая норма, что исправить и в каком порядке. По нему видно, где компания рискует штрафом или проигранным спором, а где достаточно поправить формулировку.
Что такое аудит персонала
Аудит персонала шире кадрового аудита. Он смотрит не только документы, но и саму работу с людьми: соответствует ли кадровый состав целям компании, как устроены подбор, адаптация, оценка, мотивация, кто и за что отвечает в управлении персоналом.
Объект аудита персонала — трудовая деятельность работников, система социально-трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами. Поэтому в отчёте рядом с юридическими рисками появляются выводы об эффективности: где теряются часы, какие процессы дублируются, какие решения по людям принимаются без расчёта.
На практике проверку часто начинают с документов: если договоры и приказы оформлены с ошибками, оценивать мотивацию и вовлечённость раньше времени. Кадровый аудит даёт фундамент, аудит персонала — картину целиком.
Какие бывают проверки
- По глубине: сплошная — смотрят все кадровые документы и процессы за период, выборочная — только самые рискованные участки.
- По периоду: ретроспективная — документы за прошлые годы, текущая — актуальное состояние дел.
- По объёму: полная — всё кадровое направление, локальная — один участок, например трудовые договоры или охрана труда.
- По исполнителю: своими силами по чек-листам или с привлечением сторонних специалистов, которые дают независимый взгляд.
- По поводу: плановая — по утверждённому графику, внеплановая — при смене руководителя или кадровика, массовых увольнениях, жалобах работников, перед проверкой инспекции труда, после изменения законодательства.
Как можно определить трудовой коллектив организации в контексте аудита персонала
Трудовой коллектив для аудита персонала определяют по документам, а не по тому, кто каждый день сидит в офисе. Сначала берут штатное расписание и приказы о приёме: по ним видно, кто состоит с компанией в трудовых отношениях, на какую должность, с какой ставкой и в каком подразделении. В коллектив входят работники по трудовым договорам, включая совместителей и дистанционных.
Подрядчики, исполнители по договорам услуг и авторы по договорам авторского заказа в трудовой коллектив не входят, даже если фактически работают на территории компании. Их отношения с компанией регулирует гражданское право, и проверяют их отдельно от кадровых документов.
Дальше коллектив разбивают на группы, по которым считают и проверяют: руководители, специалисты, рабочие; постоянные и временные; полная и неполная ставка. Такая разбивка нужна, чтобы сравнивать людей с сопоставимой нагрузкой и видеть, где численность не соответствует объёму работы, а где человек числится в одном отделе, а работает в другом.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель проводить кадровый аудит?
Нет. Закон не устанавливает ни обязанности, ни порядка, ни сроков такой проверки. Работодатель вправе утвердить график внутреннего аудита своим регламентом — это его решение, а не требование закона.
Узнает ли инспекция труда о найденных нарушениях?
Аудит не обязывает работодателя сообщать о найденных ошибках в инспекцию труда, но и не защищает от того, что инспекция узнает о нарушениях из других источников и запросит документы аудита: сведения о выявленных недочётах не передаются надзорным органам по инициативе аудитора, однако скрыть сами нарушения и уйти от ответственности это не позволяет.
Когда стоит провести проверку вне плана?
При смене руководителя или кадровика, при массовых увольнениях и приёме, когда участились жалобы работников, перед проверкой инспекции труда, после изменения законодательства о кадровых документах, при подготовке документов в архив.
Чем кадровый аудит помогает в спорах с работниками?
Правильно оформленные кадровые документы — доказательство в суде. Если договор, приказ и табель сходятся между собой, работодателю проще доказать свою позицию; расхождения в бумагах играют против него.
Сколько документов проверяют?
Столько, сколько компания ведёт по кадровой части: обязательный минимум плюс внутренние положения, графики, табели, документы по охране труда. Объём фиксируют в задании на проверку до её начала, чтобы аудит решал конкретные задачи, а не превращался в формальный просмотр папок.
Что делать с результатами?
По итогам составляют акт с перечнем нарушений и рекомендациями и план устранения с ответственными и сроками. Дальше исправляют документы, а по процессам управления персоналом принимают решения: что перестроить, кого обучить, какие полномочия перераспределить.
Читать в журнале
Когда из проверки документов вырастает задача на процессы
Отдать программам рутину, которая съедает время кадровика и руководителей
Кадровый аудит показывает, где документы расходятся с реальностью и сколько времени уходит на повторяющиеся операции: карточки, приказы, ответы на одни и те же вопросы работников, сверки и отчёты.
Я нахожу в отделах работу, которую выгодно отдать программам, подключаю их к вашим системам и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось.