Что такое кадровые документы
Коротко
Кадровые документы — это документы, которые оформляют отношения работодателя с работниками: приём, перевод, увольнение, отпуска, оплату труда, режим работы, охрану труда. Их ведёт каждый работодатель, который использует наёмный труд, а не только компания с отделом кадров.
Что входит в кадровые документы
Состав кадровых документов задаёт Трудовой кодекс и принятые по нему акты. Основа — трудовой договор: статья 56 ТК определяет его как соглашение между работником и работодателем, статья 57 — что в нём должно быть, статья 67 — форму. Вокруг договора строится всё остальное: документы, которые работник предъявляет при приёме (статья 65 ТК), приказ об оформлении приёма (статья 68 ТК), трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (статья 66 ТК).
Дальше идут документы, которые сопровождают работу человека в компании: приказы о переводе, отпуске, увольнении, допсоглашения к договору, табели учёта рабочего времени, графики отпусков и сменности, расчётные листки. Отдельный блок — локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных. Статья 8 ТК относит локальные нормативные акты к документам, которые работодатель принимает в пределах своей компетенции и которые не должны ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством.
Третий блок — охрана труда и гарантии: результаты специальной оценки условий труда, документы о выдаче средств индивидуальной защиты, об обучении по охране труда, документы по гарантиям и компенсациям. Сюда же примыкают документы по персональным данным работников и по отдельным категориям — совместителям, дистанционным работникам, вахтовикам.
Какой нормативно правовой акт предусматривает обязательное ведение кадровой документации
Единого закона «о кадровых документах» нет. Обязательное ведение кадровой документации предусматривает Трудовой кодекс: статья 22 ТК называет среди обязанностей работодателя соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а конкретные документы закреплены отдельными статьями — 8, 56, 57, 65, 66, 68 и другими.
Правила оформления организационно-распорядительных документов задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025. Его применяют для оформления приказов, положений и других документов, но сам ГОСТ не создаёт обязанности завести тот или иной документ — он говорит, как его оформить.
Перечень того, что вправе запросить государственная инспекция труда, Роструд закрепил в памятке: 26 документов и сведений по блокам — оформление трудовых отношений, учёт и режимы работы, оплата труда, охрана труда и гарантии, особые категории и персональные данные, социальное партнёрство и трудовые споры. Это ориентир и для проверки, и для собранного заранее пакета.
Обязательные и необязательные документы
- Трудовой договор оформляют письменно. Если человека уже допустили к работе с ведома или по поручению работодателя, трудовые отношения возникают и до оформления договора; оформить его нужно не позднее трёх рабочих дней. Допсоглашения к нему оформляют при изменении условий.
- Приказы по личному составу — о приёме, переводе, увольнении, отпуске, поощрении и взыскании. Приказ о приёме издаётся на основании трудового договора, знакомить с ним работника не обязательно. Под подпись работника знакомят с приказом об увольнении (ст. 84.1 ТК) и с ПВТР и локальными актами до подписания договора (ч. 3 ст. 68 ТК).
- Штатное расписание и табели учёта рабочего времени — фиксируют структуру должностей и фактически отработанное время.
- График отпусков и графики сменности — обязательны там, где их требует закон или режим работы.
- Локальные акты регулируют оплату труда, индексацию, внутренний распорядок и другие вопросы. Микропредприятие вправе отказаться от отдельных актов, включив соответствующие условия в трудовые договоры на основе типовой формы.
- Документы по охране труда: результаты специальной оценки условий труда, выдача средств индивидуальной защиты, обучение.
- Должностные инструкции — в Трудовом кодексе о них не сказано, но они помогают распределить обязанности между похожими должностями и обосновать дисциплинарное взыскание.
- Расчётные листки, ведомости и платёжные документы по зарплате.
Чем обязательный документ отличается от полезного
Обязательный документ работодатель обязан оформить по закону, и его отсутствие — нарушение. Полезный документ закон не требует, но он закрывает практическую задачу: согласие на испытательный срок, анкета кандидата, соглашение о расторжении договора. Суды такие бумаги часто запрашивают как доказательство, хотя ТК их не упоминает.
Разделение важно не ради формальности. Инспектор при проверке сверяет запрос с предметом проверки: если документы запрашивают вне темы, у работодателя есть основание попросить обоснование. А внутри темы отсутствие обязательного документа — уже нарушение, независимо от того, как аккуратно оформлены остальные.
Частые вопросы
Обязательны ли кадровые документы для ИП с работниками?
Да. Обязанности работодателя по Трудовому кодексу одинаковы для организаций и для индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников: трудовой договор, приказы, табели, охрана труда ведутся и у ИП. Отличается не состав обязанностей, а объём документов: у небольшого бизнеса меньше должностей и локальных актов.
Нужны ли должностные инструкции, если в ТК о них не сказано?
Закон их не требует, но они полезны: распределяют обязанности между похожими должностями и дают основание для дисциплинарного взыскания, когда работник не выполнил закреплённые за ним обязанности. Для государственных органов должностные инструкции обязательны по закону № 79-ФЗ.
Что будет, если кадровых документов нет
Отсутствие обязательных документов — нарушение трудового законодательства, и трудовая инспекция реагирует на него в рамках своих полномочий. Кроме того, без документов работодателю труднее доказать свою правоту в трудовом споре: суд смотрит именно на письменные доказательства — договор, приказ, ознакомление с локальным актом.
Нужно ли знакомить работника с приказом о приёме под подпись
Статья 68 ТК с 2021 года не требует знакомить работника с приказом о приёме в трёхдневный срок. Приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Но подписи об ознакомлении с локальными актами и уведомлениями инспекторы проверяют в первую очередь — это частая претензия при проверке.
Сколько хранятся кадровые документы
Приказы о приёме, переводе, увольнении и личные карточки — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет — для более ранних). Приказы об ежегодных и учебных отпусках, о командировках — 5 лет. Приказы об отпусках по уходу за ребёнком и при вредных/опасных условиях — 50/75 лет. Документы, нужные для расчёта налогов, — 5 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК). Точный срок зависит от вида документа, поэтому его смотрят по перечню Росархива.
Можно ли вести кадровые документы в электронном виде
Да, электронный документооборот в трудовых отношениях закон допускает, а электронная подпись подтверждает документ. ГОСТ Р 7.0.97-2025 содержит требования к отметке об электронной подписи: текст о подписании, номер сертификата, владелец и срок действия. Часть документов при этом оформляют на бумаге — например, бумажную трудовую книжку, если работник её не отказался вести электронно.
Читать в журнале
Когда кадровые документы есть, а порядка в них нет
Разобраться, какие документы нужны именно вашей компании
Пакет кадровых документов у небольшой компании обычно собирается стихийно: что-то осталось от прежнего кадровика, что-то скачано из сети, часть локальных актов устарела. Проверять это вручную долго, а слабое место находится уже на проверке.
Я навожу порядок в документах через внедрение ИИ в бизнес: разбираю, какие документы и отчёты готовятся вручную и по шаблонам, и подключаю программы к вашим системам, чтобы рутина ушла, а результат было видно в часах и деньгах.