Что такое executive summary
Коротко
Executive summary — короткая выжимка в начале длинного документа: отчёт, бизнес-план, исследование, проект. Она умещает суть так, чтобы человек, который не будет читать весь документ, понял проблему, предложенное решение, его цену и что от него требуется.
Зачем она нужна
Документ читают разные люди. Одни работают с ним каждый день и знают каждую таблицу. Другие — инвестор, кредитный комитет, совет директоров, собственник — открывают его один раз и решают: дать денег или нет, одобрить проект или вернуть на доработку.
Executive summary пишут для второй группы. Она стоит первой, но пишется последней, когда все цифры и выводы уже готовы. Её задача — не пересказать документ по главам, а собрать главное: что за вопрос решается, что предлагается, сколько это стоит, что получится и что от читателя нужно.
Что в ней есть
- Проблема или возможность: что происходит и почему об этом стоит думать сейчас.
- Решение: что предлагается сделать, в одном абзаце и без вариантов «можно так, а можно так».
- Цифры: доходы, расходы, сроки, окупаемость — по каждой главной цифре источник в документе.
- Риски: главный риск и что с ним делают, а не общий список угроз.
- Просьба: что именно нужно от читателя — одобрить бюджет, подписать, выделить людей, к какой дате.
Чем отличается от введения и от краткого содержания
Введение готовит читателя к документу: рассказывает, о чём он и как устроен. Краткое содержание показывает, где что лежит. Executive summary отвечает на вопрос «что мне с этим делать» и содержит выводы, которых в начале обычного документа нет.
Поэтому в ней нет места общим словам о важности темы и истории компании с момента основания. Если фраза не помогает принять решение, её место — в основной части.
Сколько это страниц
Для отчёта на несколько десятков страниц хватает одной страницы. Для бизнес-плана под привлечение денег — двух-трёх: там нужно уместить рынок, модель заработка, команду, цифры и запрос.
Ориентир простой: выжимка читается отдельно от документа и остаётся понятной. Если без основной части она рассыпается, значит, в неё попали куски, а не выводы.
Частые вопросы
Чем executive summary отличается от обычного краткого пересказа?
Пересказ идёт за документом и повторяет его структуру. Выжимка идёт от решения: сначала вывод и просьба, потом обоснование. Читатель после неё знает, что одобряет и чем рискует.
Можно ли поручить её написать тому, кто готовил документ?
Да, и это лучший вариант: автор знает, какие цифры главные. Но проверять её нужно человеку со стороны — тому, кто не читал документ. Если он после одной страницы не может пересказать решение и цену, выжимка не готова.
Что делать, если цифры в документе ещё не сошлись?
Выжимку не пишут, пока не сошлись. Разные числа в ней и в основной части — самая частая причина, по которой документ возвращают целиком, даже если всё остальное в порядке.
Нужна ли она во внутреннем отчёте, а не только для инвесторов?
Нужна. Собственник и руководители читают отчёты так же, как инвесторы: быстро и по выводам. Одна страница с решением экономит им часы, а автору — встречи с вопросами «а что в итоге».
Посчитать рядом
Когда документ нужен для решения
Чтобы в выжимке стояли цифры, которые выдержат вопросы
Executive summary сильна ровно настолько, насколько посчитаны цифры за ней. Если в основе выручка без разбивки по каналам и прибыль без себестоимости, первая же страница развалится на встрече с тем, кто считает.
Я собираю финансовую модель бизнеса: по каждому товару, клиенту и каналу видно, сколько остаётся после всех расходов, и что будет с деньгами при каждом решении. Из такой модели выжимка пишется по готовым числам.