Что такое эквайринг и онлайн касса
Коротко
Эквайринг — это услуга банка, через которую бизнес получает безналичные платежи: картой через терминал в магазине, на сайте через платёжную форму или по QR-коду через СБП. Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника с фискальным накопителем: она формирует кассовый чек, передаёт его через оператора фискальных данных в ФНС и подтверждает расчёт с покупателем. Эквайринг переводит деньги, касса фиксирует продажу для налоговой. Это два разных процесса, и при расчётах с физлицами они работают вместе.
Чем эквайринг отличается от онлайн-кассы
Эквайринг — это банковская услуга. Терминал или платёжная форма на сайте подтверждают, что деньги с карты клиента списаны и зачислены на счёт продавца. За это банк удерживает комиссию. Данные о продаже эквайринг в налоговую не передаёт: его задача — провести платёж.
Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем, зарегистрированный в ФНС. При каждом расчёте с покупателем она формирует кассовый чек с обязательными реквизитами по Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ и отправляет сведения через оператора фискальных данных (ОФД) в налоговую.
Слип терминала фиксирует только банковскую операцию и кассовым чеком не является. Чек формируется при оплате картой, через интернет-эквайринг и по QR-коду СБП. Если физлицо оплачивает товар или услугу по квитанции через банк на расчётный счёт продавца, продавец по общему правилу применяет ККТ и формирует чек; исключение — оплата с карты или через интернет-банк, то есть электронным средством платежа.
Эквайринг и онлайн-касса: кто что делает
| Эквайринг | Онлайн-касса | |
|---|---|---|
| Кто предоставляет | Банк-эквайер | Продавец покупает или арендует ККТ, регистрирует в ФНС и заключает договор с ОФД |
| Задача | Принять деньги с карты, СБП или платёжной формы и зачислить на счёт продавца | Сформировать кассовый чек и передать сведения о расчёте в ФНС |
| Документ для покупателя | Слип терминала или электронный слип — подтверждение банковской операции | Кассовый чек с обязательными реквизитами по 54-ФЗ |
| Передаёт данные в налоговую | Нет | Да, через ОФД |
| Что будет без него | Покупатель не сможет заплатить картой или онлайн — придётся искать другие способы | За неприменение ККТ — штраф по ч. 2 ст. 14.5 КоАП |
Каким бывает эквайринг
- Торговый — через POS-терминал в магазине или офисе. Покупатель прикладывает карту или телефон, при необходимости вводит ПИН-код.
- Интернет-эквайринг — оплата на сайте через платёжную форму или платёжный шлюз банка. Физического терминала нет, покупатель вводит реквизиты карты на защищённой странице.
- Мобильный — сотрудник принимает оплату через переносное устройство, например при доставке.
- Оплата по QR-коду через СБП — покупатель сканирует код камерой смартфона и подтверждает перевод в приложении своего банка. Работает и на сайте, и в офлайне. Обычно комиссия за СБП ниже, чем за эквайринг карт.
Какой бывает онлайн-касса
- Физическая касса — аппарат стоит у продавца: в магазине, кафе или офисе, где покупатель платит на месте.
- Облачная касса — оборудование размещено в дата-центре провайдера, бизнес пользуется им удалённо через интернет. Подходит для интернет-магазинов и дистанционных расчётов: не нужно ставить аппарат рядом с продавцом.
- Фискальный накопитель — чип внутри кассы, который шифрует данные чеков и передаёт их в налоговую. У него есть срок действия (13, 15 или 36 месяцев) и объём памяти. При аренде облачной кассы накопитель обычно входит в аренду.
- Обычно бизнес заключает договор с ОФД: оператор передаёт сведения из кассы в ФНС. В местностях из регионального перечня удалённых от сетей связи ККТ можно применять без передачи данных через ОФД.
Когда онлайн-касса не нужна
Самозанятые на НПД формируют чек в приложении «Мой налог» — онлайн-касса им не требуется (ст. 2 54-ФЗ, ч. 2 ст. 14 422-ФЗ). При этом эквайринг самозанятые использовать могут: это способ приёма платежей, не связанный с обязанностью применять ККТ.
При безналичных расчётах между организациями и ИП без предъявления электронного средства платежа касса не нужна. При оплате физлицом по квитанции через банк продавец по общему правилу формирует чек; чек также нужен при оплате картой, через платёжную форму, СБП или наличными, если закон не предусматривает исключения.
Отдельные виды деятельности перечислены в 54-ФЗ, например разносная торговля и некоторые бытовые услуги. Проверять по тексту закона и разъяснениям ФНС.
Что грозит за чек без кассы
За неприменение ККТ предусмотрены штрафы по ч. 2 ст. 14.5 КоАП: для должностных лиц и ИП — от четверти до половины суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽; для юрлиц — от трёх четвертей до полной суммы расчёта, но не менее 30 000 ₽.
Отсутствие просьбы клиента о чеке не освобождает от обязанности его сформировать. Поступления от бизнеса нужно учитывать и при оплате на личную карту; если расчёт требует применения ККТ, покупателю формируют кассовый чек. Если нарушение уже допущено, оформляется чек коррекции: он передаётся в ОФД и может освободить от ответственности при добровольном исправлении.
Частые вопросы
Можно ли принимать оплату на сайте без онлайн-кассы?
Нет, если платит физлицо. Для дистанционных продаж подойдёт облачная касса: она формирует электронные чеки и передаёт их в ФНС через ОФД, а аппарат размещён у провайдера. Самозанятым касса не нужна — они формируют чек в «Моём налоге».
Терминал выдал слип — этого достаточно?
Нет. Слип подтверждает только банковскую операцию. Кассовый чек — отдельный фискальный документ, который формирует онлайн-касса и передаёт в налоговую через ОФД. Без чека расчёт с физлицом считается нарушением.
Нужна ли касса при оплате по QR-коду через СБП?
Да. Перевод через СБП не отменяет применение кассы: если расчёт идёт с физлицом, чек обязателен, как и при оплате картой.
Можно ли объединить эквайринг и кассу в одну систему?
Да, и это удобно: данные об успешной оплате автоматически передаются в кассовую систему, и чек формируется без ручных операций. Меньше ручной работы — меньше ошибок и времени на обработку каждого платежа.
Что выбрать интернет-магазину: физическую или облачную кассу?
Если продажи только онлайн и доставка курьерскими службами, достаточно облачной кассы. Физическая нужна, когда покупатель платит на месте: в магазине, кафе или пункте выдачи.
Посчитать рядом
Когда продажи идут, а деньги теряются между оплатой и отчётом
Чтобы видеть, сколько на самом деле приносит каждый канал и товар
Комиссия эквайринга, расходы на кассу и ОФД, возвраты — всё это незаметно съедает маржу. В отчёте видно выручку, а сколько остаётся после всех расходов на каждом товаре, клиенте и канале — нет.
Я считаю юнит-экономику: сколько бизнес зарабатывает на каждой продаже после себестоимости, рекламы, комиссий, доставки и налогов. Видно, какие товары и каналы приносят прибыль, а какие её прячут.