Что такое ЭДО СБИС
Коротко
ЭДО СБИС — это электронный документооборот в сервисе Saby Docs от компании «Тензор» (прежнее название СБИС). Через него компании и ИП обмениваются юридически значимыми документами: счетами-фактурами, актами, накладными, договорами — с контрагентами, госорганами и внутри компании. Документ создают в сервисе, подписывают электронной подписью и отправляют получателю, а тот принимает его или отклоняет с указанием причины.
Как устроен обмен документами
Отправитель создаёт документ в сервисе, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту. Получатель видит документ, проверяет его и либо подписывает, если со всем согласен, либо отклоняет с указанием причины. Отправителю возвращается статус: подписан документ или отклонён. Если отклонён — замечания исправляют и отправляют повторно.
Так же через сервис передают отчётность в госорганы, кадровые документы сотрудникам и договоры клиентам. Всё это происходит в одной системе, без распечатки, подписей на бумаге и бумажных архивов. Юридическую значимость обеспечивает электронная подпись: она показывает, кто и когда подписал документ.
Что можно делать в Saby Docs
- Обмениваться документами с контрагентами: счета-фактуры, акты, накладные, договоры и другие первичные документы.
- Работать с госорганами: отправлять отчётность в ФНС и другие ведомства.
- Вести внутренний документооборот: кадровые документы, заявления, служебные записки, приказы.
- Обмениваться электронными перевозочными документами (ЭТрН) и работать с EDI — обменом заказами, прайсами и накладными с торговыми сетями.
- Вести трансграничный ЭДО: с 25 декабря 2025 года «Тензор» запустил обмен документами с контрагентами из Узбекистана, Казахстана и Беларуси.
- Работать с маркировкой: сервис связан с «Честным знаком», «Меркурием» и ЕГАИС.
- Распознавать бумажную первичку и чеки: отсканировать или сфотографировать документ, сервис определит тип, заполнит номенклатуру, организацию и склад, подтянет поставщика из базы.
- Оформлять складские документы: реализации, поступления, счета, заказы, возвраты поставщику, контролировать остатки товаров.
Какая электронная подпись нужна
Простая электронная подпись (логин и пароль) допустима, если это установлено законом или соглашением участников обмена: тогда подписанный ею документ равнозначен бумажному. Без такого соглашения и вне случаев, прямо указанных в законе, для юридически значимого внешнего документооборота нужна как минимум усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), а для счетов-фактур и части документов — усиленная квалифицированная (КЭП).
УНЭП защищает документ от изменений и подходит для первичной документации, актов и договоров, если стороны подписали об этом соглашение. В кадровом электронном документообороте вид подписи зависит от документа, подписанта и используемой системы. Для ряда документов работодатель применяет КЭП; работник в предусмотренных Трудовым кодексом случаях может использовать также неквалифицированную или простую электронную подпись.
Чтобы работать с документами без ограничений, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её выпускают в удостоверяющем центре или у оператора сервиса. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую значимость, а обмен между разными операторами идёт через бесплатный роуминг.
Как ЭДО связан с учётом и 1С
Saby синхронизирует данные с 1С: можно обмениваться документами в системе оператора, а учёт вести в 1С, и сервис будет автоматически обновлять данные в обеих программах. Это позволяет не переключаться между вкладками и не заводить документы в учёт вручную.
У сервиса есть готовые коннекторы для работы с заказами, прайсами и накладными в своей учётной системе. Есть мобильное приложение Saby Docs: документы можно принимать и подписывать со смартфона или планшета, в том числе без интернета, а контрагенту придёт письмо с защищённой ссылкой — утвердить документ сможет только владелец подписи.
Какими нормами регулируется
Требования к первичным учётным документам в электронной форме устанавливает статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Форматы электронного счёта-фактуры и универсального передаточного документа утверждены приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Для маркированных товаров электронный документооборот обязателен: это закреплено постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2464, распоряжением Правительства от 28.04.2018 № 791-р и Федеральным законом от 25.12.2018 № 488-ФЗ. Формы и форматы электронных перевозочных документов и правила их обмена утверждены постановлениями Правительства от 21.12.2020 № 2200, от 21.05.2022 № 931, от 25.03.2023 № 476 и приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065.
Чем ЭДО отличается от бумажного документооборота
| ЭДО в СБИС | Бумага | |
|---|---|---|
| Подпись | Электронная подпись: КЭП, а в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, — простая или неквалифицированная | Собственноручная подпись и печать |
| Доставка | Мгновенно через сервис, статус виден отправителю | Почта, курьер, встреча — дни |
| Хранение | В электронном архиве, поиск по документам | Бумажные папки и архив, поиск вручную |
| Исправления | Контрагент отклоняет документ с причиной, отправляют повторно | Возврат, переоформление, повторная доставка |
| Связь с учётом | Синхронизация с 1С и другими системами | Ручной ввод в учёт |
Частые вопросы
СБИС и Saby — это одно и то же?
Да. СБИС — прежнее название платформы, сейчас сервис электронного документооборота называется Saby Docs. Разработчик — компания «Тензор».
С кем можно обмениваться документами через ЭДО СБИС?
С контрагентами, госорганами и внутри компании. Обмен между разными операторами идёт через бесплатный роуминг, поэтому контрагент может работать в другой системе ЭДО. С 25 декабря 2025 года доступен трансграничный обмен с контрагентами из Узбекистана, Казахстана и Беларуси.
Подойдёт ли УНЭП для ЭДО с контрагентами?
УНЭП можно использовать в ЭДО с контрагентами, если участники обмена подписали об этом отдельное соглашение. Для работы без ограничений нужна усиленная квалифицированная подпись (КЭП).
Можно ли работать с ЭДО СБИС, если учёт ведётся в 1С?
Да. Saby синхронизирует данные с 1С: документы можно обменивать в сервисе, а учёт вести в 1С, и данные будут обновляться в обеих программах автоматически.
Для каких товаров электронный документооборот обязателен?
Для маркированных товаров. Это закреплено постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2464, распоряжением Правительства от 28.04.2018 № 791-р и Федеральным законом от 25.12.2018 № 488-ФЗ.
Можно ли подписывать документы со смартфона?
Да, в мобильном приложении Saby Docs. Подписывать можно со смартфона или планшета, в том числе без интернета, а контрагенту придёт письмо с защищённой ссылкой — утвердить документ сможет только владелец подписи.
Когда документы и цифры в бизнесе живут отдельно
Чтобы документы, учёт и цифры для решений сходились в одном месте
ЭДО убирает бумагу, но не отвечает на вопрос, сколько бизнес заработал на каждом клиенте, товаре или канале. Цифры остаются в CRM, 1С, рекламных кабинетах и таблицах, и собственник видит выручку, но не видит, что её съедает.
Я собираю цифры бизнеса в одну систему: юнит-экономику, точку безубыточности, панель собственника. Тогда документы, учёт и решения опираются на одни и те же числа.