Временное штатное расписание: как ввести временную должность

Коротко

Временное штатное расписание — это документ, который описывает должности, вводимые на определённый срок: для сезонной работы, на время проекта или для замещения отсутствующего сотрудника. Оно не заменяет основное штатное расписание, а дополняет его на период действия. Обязательной формы для временного расписания Трудовой кодекс не устанавливает: работодатель вправе использовать свою форму или дополнить унифицированную форму Т-3 указанием срока.

Что такое временное штатное расписание

Штатное расписание фиксирует структуру компании: перечень должностей, количество единиц и оклады. Обычно его составляют один раз и меняют при необходимости. Временное расписание нужно, когда должность появляется не навсегда, а на срок: например, на время сезонных работ, для реализации проекта или на период отсутствия основного сотрудника (отпуск по уходу за ребёнком, длительная болезнь).

Временное штатное расписание не является отдельным видом документа, который требует закон. Это тот же документ о структуре и численности, но с указанием срока действия или с пометкой «временная». Его можно оформить как приложение к основному штатному расписанию или как отдельный документ на период.

Когда нужно временное штатное расписание

Сезонные работы: когда из-за климатических и иных природных условий работу выполняют в течение сезона, как правило, не дольше шести месяцев.
Временный проект: когда для его выполнения нужны специалисты на срок, ограниченный проектом.
Замещение отсутствующего сотрудника: на время отпуска по уходу за ребёнком, длительной болезни или иного отсутствия, когда за работником сохраняется место.
Расширение на короткий срок: например, для выполнения крупного заказа или пиковой нагрузки.

Как оформить временную должность в штатном расписании

Закон не требует отдельного бланка. Работодатель может издать приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание, указав, что должность вводится на определённый срок, и утвердить новую редакцию расписания или приложение к нему. В унифицированной форме Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нет графы для срока, но работодатель вправе дополнить форму или использовать собственную.

Если временная должность вводится для замещения отсутствующего работника, в трудовом договоре с новым сотрудником указывают, что он принят на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Основание — статья 59 Трудового кодекса: срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей работы.

В приказе о приёме на работу и в трудовом договоре отражают срок или условие, определяющее момент окончания договора. Если срок не указан, договор считается заключённым на неопределённый срок.

Частые вопросы

Обязательно ли составлять отдельное временное штатное расписание?

Нет. Достаточно внести изменения в основное штатное расписание, указав, что должность вводится на срок, или утвердить приложение на период. Закон не требует отдельного документа под названием «временное штатное расписание».

Можно ли принять сотрудника на временную должность по срочному трудовому договору?

Да, если есть основания, предусмотренные статьёй 59 Трудового кодекса: например, работа носит сезонный характер или связана с замещением отсутствующего работника. В договоре нужно указать срок или условие, до наступления которого действует договор.

Что будет, если срок в трудовом договоре не указан?

Договор считается заключённым на неопределённый срок. Это правило статьи 58 Трудового кодекса: если в договоре не оговорён срок и нет условия о срочности, работник принят на постоянную работу.

Нужно ли знакомить работника с временным штатным расписанием?

Закон не обязывает знакомить работника со штатным расписанием. Но если должность вводится на срок, условие о сроке должно быть в трудовом договоре, а не только во внутреннем документе.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы должны работать на бизнес, а не создавать риски

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока вы разбираетесь со штатным расписанием и приёмом сотрудников, часть кадровых и управленческих задач остаётся в ручном режиме. Я смотрю, какие повторяющиеся операции в отделах съедают время, и показываю, что можно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина мешает продажам и управлению.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»