Ведётся ли трудовая книжка на дистанционного работника
Коротко
Бумажная трудовая книжка на дистанционного работника ведётся, если он от неё не отказался и передал её работодателю, в том числе по почте заказным письмом с уведомлением. Сведения о трудовой деятельности вносят по желанию работника (часть шестая статьи 312.2 ТК РФ). Если работник впервые устроился после 31 декабря 2020 года или отказался от бумажной книжки, записи идут только в электронном виде.
Что говорит статья 312.2 ТК
Дистанционная работа сама по себе не отменяет бумажную трудовую книжку. Часть шестая статьи 312.2 ТК РФ ставит запись в книжку в зависимость от двух условий: книжка ведётся на работника и он заявил желание внести в неё сведения о своей дистанционной работе.
Второе условие — книжка должна оказаться у работодателя. Закон прямо называет способ: работник направляет её по почте заказным письмом с уведомлением. Личная передача в офисе тоже подходит, но для дистанционного сотрудника почта — обычный путь.
Если записи в книжку не вносились, периоды работы подтверждают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, трудовой договор, копии приказов о приёме и увольнении, справки с прошлых мест работы.
Когда книжку ведут и когда нет
- Работник принят впервые после 31 декабря 2020 года — бумажную книжку не заводят, сведения ведут только в электронном виде (часть третья статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- Работник отказался от бумажной книжки — записи идут в электронную трудовую книжку, работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ.
- Работник оставил бумажную книжку и передал её работодателю — записи о приёме, переводах и увольнении вносят в книжку по его желанию, а дублирующие сведения подают в Социальный фонд.
- Работник оставил книжку, но не передал её и не заявил желания — работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности, а книжку вносит, когда она окажется у него.
- Книжка утрачена или повреждена — работник пишет заявление с указанием причины, и работодатель оформляет новую (часть пятая статьи 65, часть шестая статьи 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).
Как оформить передачу книжки по почте
Работник прикладывает к заказному письму заявление о внесении сведений о трудовой деятельности в трудовую книжку. В заявлении — просьба внести запись со ссылкой на статью 312.2 ТК РФ и пункт 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Работодатель регистрирует поступившую книжку в книге учёта движения трудовых книжек, вносит запись о приёме и хранит её у себя до увольнения. При увольнении книжку выдают работнику либо, если он отсутствует или отказался получить её, направляют уведомление явиться за ней или согласиться на пересылку почтой (часть шестая статьи 84.1 ТК РФ).
Ознакомление дистанционного работника с приказами, уведомлениями и локальными актами, для которых закон требует письменной формы, допускается обменом электронными документами либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным актом или трудовым договором. Заверенные копии документов, связанных с работой, работодатель направляет по заявлению работника не позднее трёх рабочих дней — на бумаге по почте или электронным документом, как указано в заявлении.
Бумажная книжка и сведения о трудовой деятельности
| Бумажная книжка | Электронные сведения | |
|---|---|---|
| Кто ведёт | Работодатель, у которого хранится книжка | Работодатель передаёт в Социальный фонд, работник видит в личном кабинете |
| Когда | Если работник не отказался и передал книжку | На всех работников, в том числе сохранивших бумажную книжку |
| Подтверждение стажа | Записи в книжке | СТД-Р от работодателя, СТД-СФР из фонда |
| Передача работодателю | По почте заказным письмом с уведомлением или лично | Не требуется |
| Хранение | У работодателя до увольнения | В информационной системе фонда |
Частые вопросы
Обязан ли дистанционный работник присылать бумажную трудовую книжку?
Нет. Книжку направляют по желанию работника. Работодатель не вправе требовать её как условие приёма, если работник выбрал электронные сведения.
Можно ли принять дистанционного работника без книжки?
Да. Трудовой договор заключают по документам, которые работник предъявляет при приёме, а сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Бумажную книжку вносят, когда работник её передаст и заявит желание.
Что делать, если книжка пришла по почте уже после приёма?
Внести запись о приёме датой фактического приёма на работу, зарегистрировать книжку в книге учёта движения трудовых книжек и хранить у себя до увольнения.
Как подтвердить стаж, если книжка осталась у работника?
Сведениями о трудовой деятельности: СТД-Р выдаёт работодатель, СТД-СФР — Социальный фонд. Дополнительно подойдут трудовой договор и копии приказов о приёме и увольнении.
Отвечает ли работодатель за неправильную запись в книжке дистанционщика?
Да. За нарушение порядка оформления трудовой книжки возможна административная ответственность по части 1 или 2 статьи 5.27 КоАП РФ.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Книжки, заявления, уведомления, сроки — часть этой работы повторяется из месяца в месяц и легко теряется, когда один человек уходит в отпуск или увольняется.
Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам: ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM, сверки, отчёты. Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось.