Трудовая книжка в бумажном виде: кому её ведут в 2026 году

Коротко

Бумажная трудовая книжка — документ о работе и стаже на бланке, который работодатель заполняет от руки. С 2021 года её заводят не всем: тем, кто впервые устраивается на работу, оформляют только электронные сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Уже заведённые бумажные книжки продолжают вести тем, кто выбрал этот способ и не отказался от него.

Что изменилось и что осталось

С 1 января 2021 года бумажную трудовую книжку впервые не заводят: у человека, который раньше нигде не работал, стаж хранится в электронных сведениях Социального фонда. Так записано в статье 66.1 Трудового кодекса и в законе № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Для остальных бумажная книжка не отменена. Работодатель продолжает её вести, если работник выбрал бумажный способ и не подавал заявление о переходе на электронные сведения. Отказ от бумаги — право работника, а не обязанность, и обратно с электронной книжки на бумажную вернуться уже нельзя.

Разговоры о том, что с 2026 года бумажные книжки «прекращают действие», в законах не подтверждаются: обязанность вести их для выбравших бумагу сохраняется.

Кому бумажную книжку ведут, а кому нет

Ведут: работникам, которые устроились до 2021 года и подали письменное заявление о сохранении бумажной книжки.
Ведут: работникам, которые устроились до 2021 года и заявления о выборе способа не подавали, — пока они сами не перейдут на электронные сведения.
Не заводят: тем, кто впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, — только электронные сведения (ст. 66.1 ТК РФ).
Не ведут: тем, кто подал заявление о переходе на электронную книжку, — вернуться к бумаге нельзя.
Исключение для первых рабочих мест: тем, кто впервые трудоустроился до 1 января 2024 года на территории ДНР, ЛНР, Херсонской или Запорожской области, бумажную книжку заводили (пункт 15 Порядка, утверждённого постановлением Правительства от 31.12.2022 № 2571).

Ведение трудовой книжки в бумажном виде: что делает кадровик

Записи вносят по правилам Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021: сведения о приёме, переводах и увольнении, со ссылкой на статью Трудового кодекса и приказ. Исправления заверяют подписью и печатью, если она есть.

Параллельно каждое кадровое событие попадает в Социальный фонд: работодатель сдаёт форму ЕФС-1, а работник в любой момент может получить выписку о своей трудовой деятельности. Бумажная книжка и электронные сведения существуют вместе, но заполняет кадровик только тот формат, который выбрал работник.

При увольнении книжку выдают на руки в день расчёта. Если работник на бумаге не настаивал, а книжка у него есть, запись всё равно делают — способ ведения уже выбран.

Если книжка утеряна или испорчена

Дубликат бумажной книжки оформляют по письменному заявлению работника, в том числе бывшего. Если работник утратил или испортил ранее заведённую книжку и не переходил на электронные сведения, он может обратиться за дубликатом.

Для дубликата нужны паспорт и документы об образовании и профессии, чтобы верно заполнить титульный лист. Записи о работе переносят из документов, которые подтверждают стаж: справок прежних работодателей, выписок из сведений о трудовой деятельности.

Если книжку завели в нарушение закона

Бывает, что предыдущий работодатель завёл бумажную книжку человеку, который впервые устроился после 1 января 2021 года. Вносить в неё записи новый работодатель не вправе: способ ведения у такого работника только электронный.

На приёме у него нужно взять сведения о трудовой деятельности — справку по форме СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из фонда. Требовать бумажную книжку, если работник от неё отказался, нельзя: перечень документов при приёме закрыт статьёй 65 ТК РФ, и лишние документы запрашивать запрещено.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель вести бумажную книжку в 2026 году?

Да, если работник выбрал бумажный способ и не перешёл на электронные сведения. Для тех, кто впервые устроился с 1 января 2021 года, бумажную книжку не заводят вовсе.

Можно ли завести бумажную книжку новому сотруднику по его просьбе?

Нет. С 1 января 2021 года первая книжка оформляется только в электронном виде, и заявления о выборе бумажного способа такие работники подать уже не могут.

Что делать, если работник принёс бумажную книжку, а работать начал после 2021 года?

Записи в неё не вносить. Взять сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР и вести только электронные сведения.

Можно ли вернуться с электронной книжки на бумажную?

Нет. Если работник подал заявление о переходе на электронные сведения, обратный переход законом не предусмотрен.

Как оформить дубликат бумажной книжки?

По письменному заявлению работника, с паспортом и документами об образовании; записи о работе переносят из подтверждающих стаж документов. Дубликат — единственный случай, когда бумажную книжку можно завести тому, кто начал работать после 2021 года.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Бумажные книжки, заявления, приказы, сверки — часть работы, которая съедает часы кадровика и бухгалтерии. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»