Трудовая книжка электронная: как перейти и где смотреть записи
Коротко
Электронная трудовая книжка — это сведения о приёме, переводах, увольнениях, должности и стаже, которые хранятся в информационной системе Социального фонда России, а не на бумаге. Работник смотрит их в личном кабинете на портале Госуслуг, работодатель подаёт данные в фонд. С 1 января 2021 года тем, кто впервые поступает на работу, бумажную книжку не заводят вовсе: на них ведут только электронные сведения.
Что это такое и где хранятся записи
Электронная трудовая книжка не выдаётся на руки и не лежит в сейфе отдела кадров. Это запись в системе Социального фонда: место работы, периоды трудовой деятельности, должность, специальность, квалификация, переводы и основания увольнения. Всё это доступно в личном кабинете на Госуслугах в любой момент, без заявления работодателю.
Хранение в защищённой цифровой среде исключает потерю и порчу документа. Если в записи обнаружилась неточность, работник видит её сам и может сразу обратиться к работодателю, чтобы данные исправили. Для пенсии и пособий это тоже удобнее: фонд считает стаж по своим сведениям, а не по записям, которые кто-то вносил от руки.
Кому бумажную книжку уже не заводят
С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые поступает на работу. На них подают только сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1, то есть ведут электронную книжку. Основание — статьи 66 и 66.1 Трудового кодекса.
Если человек начал работать в 2021 году или позже и до этого нигде не работал, отдельного заявления на электронную книжку ему подавать не нужно: она у него уже есть по факту первого трудоустройства. А вот у тех, кто работал раньше и сохранил бумажную книжку, выбор остаётся.
Как перейти с бумажной на электронную
- Заявление о переходе на электронную книжку подавалось работодателю до 31.12.2020. Тем, кто его не подавал, бумажная книжка ведётся дальше, но сведения о приёме, переводах и увольнении всё равно подаются в СФР по форме ЕФС-1, поэтому записи о работе видны на Госуслугах и без отказа от бумажной книжки.
- Работодатель вносит запись о переходе и подаёт сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд.
- Бумажную книжку работник получает на руки с записью о переходе — она остаётся у него как документ о прошлом стаже, новые записи в неё не вносят.
- С этого момента все кадровые события — приём, перевод, увольнение — идут только в электронном виде, а работник проверяет их на Госуслугах.
- Если бумажная книжка у работника уже есть, но он хочет сохранить её ведение, он пишет заявление о продолжении ведения бумажной книжки — тогда записи дублируются.
Что обязан сделать работодатель
Работодатель передаёт в Социальный фонд сведения о приёме, переводах и увольнении по форме ЕФС-1. Именно из этих сведений и складывается электронная трудовая книжка работника, поэтому ошибка в поданной форме — это ошибка в его стаже.
Если бумажная книжка ведётся, работник предъявляет её при приёме; вместо неё (или вместе с ней, по выбору работника) можно предъявить сведения о трудовой деятельности — выписку, полученную у прежнего работодателя, в СФР или на Госуслугах.
За нарушения в ведении трудовых книжек и подаче сведений предусмотрена ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях — вплоть до штрафа. Проверять записи стоит сразу после каждого кадрового события, пока ошибку легко исправить.
Бумажная и электронная: в чём разница
| Бумажная книжка | Электронная книжка | |
|---|---|---|
| Где хранится | У работника или в отделе кадров | В информационной системе СФР |
| Кто вносит записи | Работодатель от руки | Работодатель через сведения в СФР по форме ЕФС-1 |
| Как проверить | Нужно посмотреть сам документ | Личный кабинет на Госуслугах в любое время |
| Риск потери | Есть: книжка может потеряться или испортиться | Нет: данные хранятся в защищённой системе |
| Новые сотрудники с 2021 года | Не заводят | Ведут по умолчанию |
| Выписка | Копия или выписка из книжки | Бумажная выписка у последнего работодателя, в клиентской службе СФР или в МФЦ |
Частые вопросы
Можно ли перейти на электронную книжку в любой момент?
Да. Достаточно подать письменное заявление работодателю, и фонд переведёт сведения в электронный формат. Ждать увольнения или приёма на новую работу не нужно.
Что будет с бумажной книжкой после перехода?
Её выдадут работнику на руки с записью о переходе. Она остаётся документом о прошлом стаже, но новые записи в неё не вносят.
Как проверить, что записи внесены верно?
Зайти в личный кабинет на Госуслугах и посмотреть сведения о трудовой деятельности. Если обнаружилась неточность, обратиться к работодателю, чтобы он исправил данные в системе фонда.
Можно ли получить бумажную выписку из электронной книжки?
Да. Выписку выдаёт последний работодатель, клиентская служба Отделения СФР или МФЦ.
Нужно ли заводить электронную книжку, если человек начал работать в 2022 году и бумажной у него не было?
Нет, отдельное заявление не нужно: с 1 января 2021 года на тех, кто впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, сведения о них подают только в электронном виде по форме ЕФС-1.
Кадровые записи не должны держаться на памяти одного человека
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Сведения о приёме, переводах и увольнениях, ответы сотрудникам про стаж и выписки, сверка данных — всё это съедает часы отдела кадров. Я смотрю, на что в компании уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.