Ведение бухгалтерского и налогового учета
Коротко
Ведение бухгалтерского учёта — это сплошной сбор и запись хозяйственных операций по документам, а налоговый учёт — расчёт налогов и взносов по правилам Налогового кодекса. Одно опирается на первичные документы, другое берёт из них суммы и по своим правилам собирает налоговую базу. Ответственность за то и другое несёт организация: ошибка в учёте остаётся её ошибкой, даже если учёт ведёт сторонний бухгалтер.
Что такое ведение бухгалтерского и налогового учёта
Бухгалтерский учёт фиксирует каждую операцию: поступление товара, оплату, отгрузку, зарплату, аванс. Запись делают на основании первичного документа, и без документа операция в учёте не появляется. Итог учёта — бухгалтерская отчётность. Обязательный экземпляр годовой отчётности для государственного информационного ресурса организации представляют в налоговую инспекцию.
Налоговый учёт отвечает на другой вопрос: сколько налога начислить и когда его заплатить. Для этого по правилам Налогового кодекса собирают доходы и расходы, определяют налоговую базу, применяют ставки и вычеты. Данные берут из тех же первичных документов, но группируют иначе: то, что в бухгалтерском учёте расход, в налоговом может не уменьшать базу вовсе.
Ведение учёта — это ежедневная работа: принять документы, провести их, посчитать зарплату и взносы, сформировать отчётность и заплатить налоги в срок. Собственник отвечает за результат, даже когда все операции проводит наёмный бухгалтер или сторонняя организация.
Что входит в ведение учёта
- Обработка первичных документов: накладные, акты, счета-фактуры, кассовые и банковские документы, авансовые отчёты.
- Запись операций на счета бухгалтерского учёта и контроль, чтобы каждая операция подтверждалась документом.
- Расчёт зарплаты, страховых взносов и НДФЛ, подготовка отчётности по работникам.
- Исчисление налогов по применяемому режиму: НДС, налог на прибыль, УСН, НДФЛ, страховые взносы и другие налоги организации.
- Подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчётности в сроки, установленные Налоговым кодексом.
- Сверка расчётов с налоговой инспекцией и фондами, ответы на требования и пояснения по данным отчётности.
- Хранение документов бухгалтерского и налогового учёта в течение сроков, которые устанавливает закон.
Бухгалтерский и налоговый учёт: в чём разница
| Бухгалтерский учёт | Налоговый учёт | |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Все хозяйственные операции по первичным документам | Доходы, расходы и другие показатели для расчёта налогов |
| Правила | Закон о бухгалтерском учёте и федеральные стандарты | Налоговый кодекс и законы о конкретных налогах |
| Итог | Бухгалтерская отчётность | Налоговые декларации и расчёты |
| Кому сдают | Обязательный экземпляр годовой отчётности для ГИР БО — в налоговую инспекцию | В налоговую инспекцию и фонды по своим формам |
| Кто отвечает | Организация; руководитель организует учёт | Организация; налогоплательщик отвечает за верность расчёта |
Кто ведёт учёт и кто отвечает за ошибки
Вести бухгалтерский учёт может руководитель организации, штатный бухгалтер или сторонняя организация по договору. Руководитель организует учёт и хранение документов, а если передал учёт сторонней организации — отвечает за выбор и за то, какие документы ей передаёт.
Ошибка в учёте не перестаёт быть ошибкой организации от того, что её допустил приглашённый бухгалтер. Налоговая инспекция предъявляет претензии налогоплательщику: доначисляет налог, пени и штраф. Спор с бухгалтером или бухгалтерской фирмой — отдельное дело по договору, и он не отменяет обязанности организации исправить учёт и доплатить налог.
Поэтому собственнику важно не только нанять бухгалтера, но и понимать, что происходит в учёте: какие налоги начислены, какие документы не проведены, какие сроки на подходе.
Что проверить собственнику в учёте
- Сходятся ли данные бухгалтерского учёта с налоговыми декларациями: выручка, расходы, начисленные налоги.
- Все ли первичные документы проведены: нет ли накладных и актов, которые лежат без записи в учёте.
- Совпадает ли сальдо расчётов с налоговой инспекцией с данными учёта.
- Заплачены ли налоги и взносы в сроки, нет ли пеней и требований.
- Есть ли приказ о ведении учёта и кто по документам за него отвечает.
- Хранятся ли документы учёта и доступны ли они, если налоговая запросит пояснения.
Частые вопросы
Можно ли вести бухгалтерский учёт самому руководителю?
Да, если организация соответствует условиям закона: например, вправе применять упрощённые способы бухучёта либо относится к субъектам среднего предпринимательства и не входит в установленные исключения. Тогда руководитель может принять ведение учёта на себя. Тогда он сам отвечает за записи, отчётность и сроки, а ошибки исправляет за счёт организации.
Что будет, если сдать отчётность с ошибкой?
Организация обязана исправить ошибку и доплатить налог, если он занижен, вместе с пенями. Штраф зависит от того, что именно искажено и как налоговая узнала об ошибке. Точные последствия определяет Налоговый кодекс по конкретному налогу.
Обязательно ли сдавать бухгалтерскую отчётность в налоговую?
Организации сдают бухгалтерскую отчётность в налоговую инспекцию. Порядок и сроки устанавливает закон о бухгалтерском учёте и Налоговый кодекс; для отдельных категорий есть исключения.
Кто отвечает, если ошибку допустила бухгалтерская фирма?
Перед налоговой отвечает организация: ей доначислят налог и пени. С бухгалтерской фирмой спорят по договору об оказании услуг — это отдельные отношения, и они не отменяют обязанности организации исправить учёт.
Сколько хранить документы учёта?
Документы бухгалтерского и налогового учёта хранят в сроки, установленные законом; для документов, нужных для расчёта налогов, Налоговый кодекс задаёт общий срок — пять лет. Для кадровых и некоторых других документов сроки длиннее.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Учёт показывает прошлое — решения требуют цифр о будущем
Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте
Бухгалтерский учёт отвечает на вопрос, что уже произошло. Собственнику для решений нужна другая картина: какая позиция приносит прибыль, а какая убыток, и что будет с деньгами при росте.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов, строю точку безубыточности и финансовую модель. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.