Ведение бухгалтерии ООО на УСН

Основа учёта — книга учёта доходов и расходов. Её форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, а вести её обязаны плательщики упрощённой системы по статье 346.24 Налогового кодекса.

Если объект налогообложения — доходы, расходы в книге можно не отражать: пункт 2.5 порядка заполнения оставляет это на усмотрение компании. При объекте «доходы» расходы, не влияющие на расчёт налога по УСН, в книге не отражают. При этом ООО оформляет и хранит первичные документы для бухгалтерского учёта. Но хозяйственные документы всё равно стоит хранить: они нужны, если налоговая запросит пояснения или компания сменит объект налогообложения.

Дальше идёт отчётность: декларация по УСН, расчёт по страховым взносам со сведениями о среднесписочной численности, персонифицированные сведения в ФНС, сведения по форме ЕФС-1 в Социальный фонд и отчётность по НДФЛ. Состав зависит от обстоятельств компании.

С 2025 года компании на упрощёнке признаются плательщиками НДС, а освобождение зависит от дохода. С 2026 года порог освобождения составляет 20 млн ₽. Компания с выручкой ниже порога НДС не платит, но теряет освобождение с первого числа месяца, следующего за месяцем, когда доход текущего года перевалил за 20 млн ₽.

Тот, кто порог превысил, выбирает: общие ставки 22, 10 или 0 % с вычетом входного НДС либо специальные 5 и 7 % без вычетов. Специальные ставки привязаны к доходу: 5 % — пока доход с начала года не выше 272,5 млн ₽, 7 % — до 490,5 млн ₽. По общему правилу спецставку применяют 12 кварталов подряд. Для впервые выбравших её с 2026 года предусмотрена возможность отказаться от неё в течение четырёх кварталов.

Для бухгалтерии это значит, что считать налог по упрощёнке в одиночку уже мало: нужно следить за накопленным доходом, вовремя переходить между ставками и переписывать цены в договорах, если компания стала плательщиком НДС.

ООО обязано вести бухгалтерский учёт и сдавать бухгалтерскую отчётность — это правило Федерального закона № 402-ФЗ, и упрощёнка от него не освобождает. Руководитель может вести учёт сам, если компания небольшая, но тогда его время уходит на проводки вместо продаж.

Штатный бухгалтер оправдан, когда много сотрудников, несколько видов деятельности, экспорт, кредиты и сделки с недвижимостью: там каждый день появляются документы, которые нужно проводить сразу. Подрядчик или обслуживающая организация дешевле на старте, но ответственность за цифры в декларации всё равно остаётся на директоре — штрафы по статье 122 Налогового кодекса выписывают компании, а не бухгалтеру.

Граница простая: если учёт занимает у вас больше нескольких часов в неделю и вы не можете объяснить, откуда взялась сумма налога за квартал, пора передавать его специалисту.