Уведомление об отпуске по ТК РФ: срок, форма и порядок вручения

Коротко

Уведомление об отпуске — документ, которым работодатель извещает работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. По части третьей статьи 123 Трудового кодекса работник должен быть извещён об этом под роспись не позднее чем за две недели до начала отдыха. Форму закон не устанавливает, но подпись работника на уведомлении обязательна.

Работник должен быть оповещён о времени начала отпуска: что говорит статья 123 ТК РФ

Часть третья статьи 123 ТК РФ обязывает работодателя известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Это правило действует для ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого по графику.

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (часть вторая статьи 123 ТК РФ). Но ознакомление с графиком под подпись не заменяет отдельное уведомление о начале отпуска. Это подтверждает и Роструд: подпись в графике не отменяет обязанность известить работника за 14 дней до отдыха.

Как оформить уведомление

Составьте уведомление в произвольной форме: укажите ФИО работника, должность, дату начала и окончания отпуска, основание — график отпусков.
Вручите уведомление работнику под роспись не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска. Работник ставит дату и подпись.
Если работник отказывается подписывать, составьте акт об отказе в присутствии свидетелей. Отказ от подписи не даёт права не предоставлять отпуск и не выплачивать отпускные.
Ознакомление с уведомлением проводите в рабочее время: в выходной день работник не обязан знакомиться с документами.

Можно ли уведомить по электронной почте

Трудовым кодексом не предусмотрено уведомление о начале отпуска по электронной почте или другим способом без получения подписи, кроме случаев, когда в организации ведётся электронный документооборот. Если электронный документооборот не введён, безопаснее получить собственноручную подпись работника на бумаге.

Последствия нарушения срока

Если работник был предупреждён о начале отпуска позднее чем за 14 дней либо отпускные не выплачены своевременно, работник вправе письменно потребовать перенести отпуск на другой срок, согласованный с работодателем (часть вторая статьи 124 ТК РФ).

За неуведомление или нарушение срока предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять работника, если он уже подписал график отпусков?

Да. Ознакомление с графиком не заменяет уведомление о начале отпуска. Роструд подтверждает: за 14 дней до отпуска нужно известить работника отдельно под роспись.

За сколько дней до отпуска нужно уведомить?

Не позднее чем за две недели до начала отпуска, то есть за 14 календарных дней.

В какой форме составляется уведомление?

Форма произвольная. Главное — письменный вид и подпись работника с датой ознакомления.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление?

Составьте акт об отказе. Отсутствие подписи не освобождает работодателя от обязанности предоставить отпуск и выплатить отпускные. Отказ работника от ознакомления не является основанием для лишения его отпуска.

Можно ли уведомить работника в выходной день?

Ознакомление с документами должно проходить в рабочее время. В выходной день работник не обязан знакомиться с уведомлением.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт без ошибок

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, графики, приказы — рутина, которая съедает часы кадровика. Я смотрю, какие кадровые процессы можно автоматизировать, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С. Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось.

Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина в кадровом учёте и документообороте тормозит работу.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»