Нужно ли уведомлять сотрудника об отпуске по графику отпусков

Коротко

Да, нужно. Утверждённый график отпусков обязателен и для работодателя, и для работника, но сам по себе не заменяет извещение о начале отпуска. По частям второй и третьей статьи 123 ТК РФ работодатель обязан сообщить работнику дату начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до неё. Это подтвердил Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1: ознакомление с графиком под подпись не освобождает от отдельного уведомления.

Что говорит статья 123 ТК РФ

Очерёдность отпусков определяется графиком, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до начала календарного года с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График обязателен как для работодателя, так и для работника — это часть первая статьи 123 ТК РФ.

Отдельная норма — части вторая и третья той же статьи: о времени начала отпуска работник должен быть извещён под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Закон разделяет два действия: утвердить график и известить человека о конкретной дате. Одно не поглощает другое.

Если сотрудник уже подписал график

Подпись под графиком в декабре не отменяет уведомление перед отпуском. Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 прямо ответил на этот вопрос: работники, ознакомленные под подпись с утверждённым графиком на следующий год, всё равно должны быть извещены о дате начала каждого отпуска не позднее чем за две недели.

Раньше ведомство высказывалось так же — в письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1. Позиция не менялась.

Как оформить уведомление

Форма свободная: отдельный документ, лист ознакомления или раздел в графике с отдельной подписью и датой — главное, чтобы подпись стояла не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска.
В уведомлении укажите фамилию, имя, отчество работника, должность, дату начала и окончания отпуска, основание — график отпусков и статью 123 ТК РФ.
Срок считают в календарных днях от даты начала отпуска, выходные и праздники входят в эти две недели.
Если отпуск разделён на части, уведомляют о дате начала каждой части.
Заявление на отпуск по графику не требуется: достаточно уведомления, приказа о предоставлении отпуска и записки-расчёта.

Что будет, если уведомить позже срока

Часть вторая статьи 124 ТК РФ: если работника предупредили о времени начала отпуска позднее чем за две недели (или вовремя не оплатили отпуск), работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. То же правило действует при несвоевременной оплате отпускных.

Нарушение графика отпусков и порядка извещения — повод для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ. Работник вправе обратиться в комиссию по трудовым спорам или в государственную инспекцию труда.

Частые вопросы

Достаточно ли ознакомить работника с графиком отпусков под подпись?

Нет. Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 подтвердил: помимо графика нужно отдельное извещение о дате начала отпуска не позднее чем за две недели.

За сколько дней до отпуска нужно уведомить?

Не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска. Раньше — можно, позже — нарушение части третьей статьи 123 ТК РФ.

Нужно ли заявление на отпуск, если есть график?

Нет. По графику заявление не требуется: работодатель оформляет уведомление, приказ и записку-расчёт. Заявление нужно, когда отпуск предоставляют вне графика.

Как уведомить, если работник болеет или уже в отпуске?

Закон не делает исключений: известить нужно под подпись. Если работник отсутствует, направьте уведомление так, чтобы получить подпись до срока, — например, заказным письмом с уведомлением о вручении; порядок стоит закрепить в локальном акте.

Можно ли уведомить работника раньше чем за две недели?

Да, две недели — минимальный срок. Более раннее извещение закону не противоречит.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, приказы, напоминания об отпусках — часть кадрового потока, которая отнимает часы у бухгалтера и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»