Условия расчётов с поставщиками: какие бывают

Коротко

Условия расчётов с поставщиками — это записанные в договоре правила, по которым покупатель платит за товар, работу или услугу: когда наступает платёж, в какой форме он идёт, что служит подтверждением поставки и что происходит при просрочке. Вид расчётов и форма расчётов — не одно и то же: вид отвечает на вопрос «когда и в каком порядке платим», форма — «через что идут деньги и какие документы это подтверждают».

Что входит в условия расчётов

Условия расчётов складываются из четырёх вещей. Первая — момент платежа относительно поставки: до неё, в день её или после. Вторая — форма: безналичный перевод, аккредитив, вексель, зачёт встречного требования. Третья — документы: счёт, договор, товарная накладная или универсальный передаточный документ, акт. Четвёртая — ответственность за просрочку: пени, неустойка, приостановка отгрузок.

Свобода сторон здесь широкая: Гражданский кодекс в статье 516 говорит, что порядок и форма расчётов определяются договором, а если договор молчит — расчёты идут платёжными поручениями. Поэтому фраза «условия расчётов» на практике означает не один пункт договора, а связку из раздела о цене, раздела о сроках оплаты и приложений с документами.

Виды расчётов по моменту платежа

Предоплата, или аванс: покупатель платит до отгрузки, полностью или частью. Риск поставки лежит на покупателе, поэтому аванс часто закрывают банковской гарантией или прописывают возврат при непоставке.
Оплата по факту: деньги идут после приёмки товара или подписания акта, обычно в короткий срок после документов. Риск делится: поставщик отгрузил, покупатель платит по подтверждённой поставке.
Отсрочка платежа: товар уходит сейчас, деньги — через согласованный срок, например 30 или 60 календарных дней с даты накладной. Это товарный кредит в чистом виде, и поставщик закладывает его в цену.
Рассрочка: сумма делится на части с графиком платежей, который прикладывают к договору.
Коммерческий кредит: статья 823 Гражданского кодекса прямо называет аванс, предоплату, отсрочку и рассрочку способами такого кредитования; на сумму кредита можно начислять проценты, если это записано в договоре.
Смешанный вариант: часть авансом, остаток по факту или с отсрочкой — частая схема при длинных поставках и подряде.

Формы расчётов с поставщиками и подрядчиками

Безналичный перевод платёжным поручением — основная форма в бизнесе: банк списывает сумму со счёта покупателя и зачисляет поставщику, а платёжное поручение служит доказательством оплаты. Наличные между организациями ограничены указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У: расчёты наличными в рамках одного договора не должны превышать 100 000 ₽.

Аккредитив работает как escrow: банк покупателя резервирует деньги и перечисляет их поставщику только после того, как тот представит документы, перечисленные в аккредитиве. Это защищает обе стороны — покупатель не теряет деньги без отгрузки, поставщик знает, что деньги зарезервированы.

Инкассо — поручение поставщика банку получить платёж с покупателя против документов; чаще применяется во внешнеторговых сделках. Вексель — долговая бумага, по которой поставщик получает деньги позже, а покупатель получает отсрочку; учитывать его нужно отдельно от обычной дебиторки.

Зачёт встречных требований по статье 410 Гражданского кодекса закрывает долги без движения денег: если вы должны поставщику, а он вам, достаточно заявления одной стороны. Это форма расчёта, а не способ списать долг, и она требует, чтобы оба требования были однородными и срок по ним наступил.

Чем условия расчётов отличаются друг от друга

	Предоплата	Оплата по факту	Отсрочка
Кто несёт риск непоставки	Покупатель	Поставщик до отгрузки, дальше покупатель	Поставщик до срока оплаты
Влияние на цену	Обычно скидка за ранние деньги	Нейтрально	Поставщик закладывает стоимость денег в цену
Что подтверждает платёж	Платёжное поручение до отгрузки	Платёжное поручение и накладная или УПД	Платёжное поручение в срок по договору
Типичный документ	Счёт на аванс, договор	УПД, товарная накладная, акт	УПД и график платежей
Когда появляется долг в учёте	Аванс выданный	Кредиторская задолженность после отгрузки	Кредиторская задолженность с даты отгрузки

Документальное оформление расчётов с поставщиками и подрядчиками

Основание любого расчёта — договор. В нём фиксируют цену, порядок и срок оплаты, форму расчётов, перечень документов для платежа и ответственность за просрочку. Если договор рамочный, конкретные поставки закрывают спецификациями и заявками, а срок оплаты считают от даты конкретной накладной.

Первичные документы подтверждают, что поставка состоялась: товарная накладная или универсальный передаточный документ по форме, рекомендованной письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, акт выполненных работ по подряду, счёт-фактура, если поставщик платит НДС. По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом с обязательными реквизитами, и без него расчёт нечем подтвердить ни в учёте, ни в споре.

Платёжные документы — выписка по счёту и платёжное поручение — доказывают, что деньги ушли и в какой сумме. Для сверки с поставщиком раз в квартал или по итогам года составляют акт сверки: он не создаёт долг, но фиксирует, сколько каждая сторона считает своим. При расчётах с иностранным поставщиком банк может запросить документы валютного контроля; в предусмотренных случаях контракт ставят на учёт в банке.

Частые вопросы

Можно ли ограничить наличные расчёты с поставщиком суммой 100 000 ₽?

Не «можно», а нужно: указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У ограничивает наличные расчёты между организациями и ИП суммой 100 000 ₽ в рамках одного договора. Всё, что выше, — только безналично.

Обязателен ли аванс при работе с новым поставщиком?

Закон этого не требует, стороны решают сами. Аванс — инструмент управления риском: если поставщик новый и не проверен, покупатель выбирает либо аванс с гарантией возврата, либо оплату по факту поставки.

Что такое коммерческий кредит и чем он отличается от отсрочки?

Статья 823 Гражданского кодекса называет отсрочку и рассрочку способами коммерческого кредитования. Разница в договоре: если стороны записали проценты на сумму отсрочки, это коммерческий кредит с платой; если нет — просто отсрочка без процентов.

Можно ли закрыть долг поставщику зачётом?

Да, если есть встречное требование поставщика к вам, оба требования однородные и срок по ним наступил. Зачёт оформляют заявлением одной стороны по статье 410 Гражданского кодекса, и с этого момента обязательства считаются прекращёнными.

Какие документы нужны, чтобы подтвердить расчёт перед налоговой?

Договор, первичный документ о поставке с обязательными реквизитами по статье 9 закона № 402-ФЗ, платёжное поручение и выписка по счёту, счёт-фактура, если поставщик платит НДС. Акт сверки помогает, но сам по себе поставку не подтверждает.

Что делать, если поставщик не отгрузил товар после предоплаты?

Сначала письменная претензия с требованием вернуть аванс или поставить товар в срок. Дальше — неустойка по договору или проценты по статье 395 Гражданского кодекса, а при отказе — иск. Чем раньше зафиксированы сроки и сумма аванса в договоре, тем проще взыскание.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Условия расчётов видны в деньгах, а не в договоре

Посчитаю, сколько стоят ваши отсрочки и авансы

Отсрочка поставщику и аванс покупателю — это деньги, которые вы даёте в долг, часто не называя это кредитом. Я считаю юнит-экономику каждого товара, клиента и канала после всех расходов, включая стоимость денег, замороженных в расчётах, и показываю точку безубыточности и финансовую модель роста.

Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток. Вы получаете расчёт по каждой позиции и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при смене условий расчётов с поставщиками.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»