УПД в договоре оказания услуг

С 2026 года по электронному документообороту нельзя передавать акты о передаче результатов работ и оказании услуг в формате ФНС: приказ от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28 отменил прежние форматы. Единственный формализованный электронный документ, которым подтверждают отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг, — УПД по формату 5.03, утверждённому приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Это не значит, что все обязаны перейти на УПД поголовно. Бумажные акт и товарная накладная никуда не делись, неформализованные электронные документы тоже можно составлять — их передают по согласованным с контрагентом форматам, а в инспекцию приносят на бумаге или сканом с усиленной электронной подписью. УПД просто удобнее: он один и сразу годится для налоговиков.

Заменяет ли УПД акт и счёт-фактуру — да, по одной услуге выставляют либо акт со счётом-фактурой, либо один УПД. Нужно ли писать про УПД в договоре — нет, если в договоре нет привязки к отменённым форматам актов. Когда нужно допсоглашение — когда в тексте прямо названы формализованные акты по приказу № ММВ-7-10/551. Можно ли выставить и акт, и УПД — да, акт и УПД по одной услуге могут дополнять друг друга, если это предусмотрено порядком сторон, при этом одну операцию и один вычет нельзя отразить в учёте дважды.

На описание услуги в УПД отведено 2000 знаков — больше, чем было в старом формате акта, поэтому перечень и объём работ туда помещаются. Заказчику, который ждал акт, УПД подходит: он содержит все обязательные реквизиты первичного документа.

Выставление УПД вместо отдельного счёта-фактуры и акта не меняет сути договорных отношений в части закрывающих документов. УПД содержит обязательные реквизиты счёта-фактуры по статье 169 Налогового кодекса и обязательные реквизиты первичного учётного документа по закону № 402-ФЗ. Этого достаточно, чтобы заказчик принял расходы и вычет НДС.

ФНС ещё в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ указала: объединение информации при соблюдении требований закона о бухучёте и главы 21 Налогового кодекса не лишает ни возможности учесть операцию, ни права на вычет. Односторонне менять условия договора нельзя по статье 310 Гражданского кодекса, но замена формы закрывающего документа условием договора и не является.

Единственный случай — в договоре прямо прописана обязанность выставлять формализованные акты по приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551. Этих форматов больше нет, поэтому сослаться на них при споре не получится. В допсоглашении выбирают один из вариантов: электронные УПД, неформализованная первичка вместе с электронным счётом-фактурой или возврат к бумажному документообороту.

Отдельная история — отрасли со своими формами. В строительстве стороны могут предусмотреть акты КС-2 и справки КС-3 либо другие формы первичных документов, и УПД с кратким описанием их не заменит: налоговики могут не принять расходы и вычет. Если услуга требует детальной расшифровки перечня, объёма и качества, эту расшифровку вносят в УПД — лимит в 2000 знаков на описание услуги это позволяет.