Сроки сдачи авансового отчёта подотчётным лицом в 2023 году

Коротко

Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник показывает, на что потратил выданные под отчёт деньги и сколько вернул в кассу. Срок зависит от назначения аванса: по командировке отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после выхода на работу, по деньгам на хозяйственные нужды срок устанавливает руководитель компании или предприниматель.

Три рабочих дня — только для командировки

По возвращении из командировки сотрудник отчитывается за полученный аванс в течение трёх рабочих дней с даты выхода на работу. Это правило пункта 23 Положения о командировках, утверждённого постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501.

Считать дни нужно именно рабочие: выходные и праздники в срок не входят, а первый день — первый рабочий день после возвращения. Если сотрудник вернулся в пятницу и в субботу у него по графику рабочая смена, отсчёт идёт с субботы.

По деньгам на хознужды срок задаёт руководитель

Раньше действовало общее правило: три рабочих дня после дня, на который деньги выданы. Сейчас Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У в пункте 6.3 отдаёт этот срок на решение руководителя: он определяет его при выдаче денег из кассы.

Практический вывод: срок должен быть записан в заявлении на выдачу или в приказе. Если его там нет, спор с работником и с проверяющим решается не в пользу компании — фиксируйте срок письменно до того, как выдали деньги.

Для денег, выданных на командировку, это правило не работает: там действует срок из Положения № 501.

Что должно быть в авансовом отчёте

Назначение аванса и дата, на которую он выдан, — от неё зависит срок отчёта по хознуждам.
Оправдательные документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, счета, проездные документы, счёт из гостиницы.
Сумма расхода и остаток, который сотрудник возвращает в кассу.
Подписи: работника — что отчёт сдал, руководителя — что утвердил, бухгалтера — что принял к учёту.
Форма — по постановлению Госкомстата от 01.08.2001 № 55; компания вправе утвердить свою форму в учётной политике, но набор реквизитов остаётся тем же.

Что делать с остатком и перерасходом

Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу. Если он этого не сделал и не оспаривает основания и размер удержания, руководитель вправе принять решение об удержании из зарплаты не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустили месяц — удерживать через зарплату уже нельзя, остаётся взыскание через суд или добровольное погашение.

Перерасход компания возмещает сотруднику: либо выдаёт деньги из кассы, либо перечисляет на счёт. Сумма перерасхода подтверждается теми же оправдательными документами.

Частые вопросы

Считаются ли выходные в три дня по командировке?

Нет. Срок исчисляется в рабочих днях, поэтому суббота, воскресенье и праздники его не удлиняют и не сокращают — они просто не считаются.

Можно ли выдать деньги на хознужды без срока?

Срок устанавливает руководитель при выдаче. Если его не указать, неясно, когда работник становится должником, а у компании не начинается месячный срок на удержание. Срок пишут в заявлении или приказе.

Что будет, если сотрудник не отчитался вовсе?

Сумма остаётся за ним как задолженность. Компания вправе принять решение об удержании из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока возврата аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания. При споре или пропуске срока вопрос взыскания решают через суд. Считать такие суммы доходом работника и облагать НДФЛ и взносами сразу нельзя: сначала нужно списать долг.

Нужен ли авансовый отчёт, если сотрудник потратил свои деньги?

Нужен. Отчёт подтверждает расход и даёт основание возместить сотруднику потраченное. Без документов компания не сможет учесть расход и возместить сумму.

Хранить авансовые отчёты сколько?

Документы бухгалтерского и налогового учёта, включая авансовые отчёты и оправдательные документы к ним, хранят пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Отчётность не должна держаться на памяти людей

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока сроки авансовых отчётов живут в голове бухгалтера и в переписке, долги копятся, а расходы теряются. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: напоминания, сбор чеков, сверки, карточки в CRM.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»