Срок хранения актов сверки взаиморасчетов с контрагентами
Коротко
Акт сверки взаиморасчётов хранится пять лет после проведения взаиморасчётов — так предписывает статья 264 перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывают не от даты подписания акта, а от того момента, когда расчёты с контрагентом по этому акту закрыты.
От какой даты считать пять лет
Перечень называет точку отсчёта прямо: пять лет после проведения взаиморасчётов. Акт фиксирует состояние расчётов на дату, и если после неё были новые поставки, оплаты и зачёты, сверка по этому периоду ещё не закончена. Пока сальдо по контрагенту меняется, документ остаётся рабочим.
Практический ориентир — последняя операция, которая закрывает расчёты, отражённые в акте: оплата долга, зачёт встречного требования, подписание следующего акта с нулевым сальдо. От этой даты и идут пять лет. Если сверка оформлена за год и больше операций по этому периоду не было, срок считают от даты акта.
Что ещё хранится вместе с актом
- Сопроводительное письмо, которым акт отправляли контрагенту, — пять лет по статье 12 того же перечня; регистрируют его в журнале исходящей корреспонденции.
- Электронный акт с квалифицированной электронной подписью — в том же сроке, что и бумажный; хранят файл и файл подписи, чтобы подпись можно было проверить.
- Акты, которые подтверждают расходы или вычеты, держат до конца налоговой проверки по этому периоду: общее правило по первичным документам длиннее, чем пять лет по перечню.
- Журналы и реестры, куда вписаны отправленные акты, — по своей статье перечня; для журнала исходящих документов это те же пять лет.
Акт сверки и первичный документ: где путаются
Акт сверки не относится к первичным учётным документам: он не подтверждает хозяйственную операцию, а лишь показывает состояние расчётов. Поэтому на него не распространяется правило о хранении первички в течение сроков, установленных законом о бухгалтерском учёте, и работает архивный перечень.
Но когда акт служит единственным подтверждением долга или оплаты — например, при взыскании задолженности, — его хранят до истечения срока исковой давности и до конца спора. Три года исковой давности по статье 196 Гражданского кодекса укладываются в пять лет перечня, а судебное дело может тянуться дольше.
Сроки по видам документов
| Документ | Срок | Откуда |
|---|---|---|
| Акт сверки взаиморасчётов | 5 лет после проведения взаиморасчётов | ст. 264 перечня, приказ Росархива № 236 |
| Сопроводительное письмо к акту | 5 лет | ст. 12 перечня, приказ Росархива № 236 |
| Журнал исходящей корреспонденции | 5 лет | ст. 12 перечня, приказ Росархива № 236 |
| Первичный документ по операции | По закону о бухгалтерском учёте, не меньше пяти лет после года, в котором документ последний раз использовали для расчётов | ст. 29 402-ФЗ |
Частые вопросы
Можно ли выбросить акт сверки через три года?
Нет. Три года — срок исковой давности по статье 196 ГК, он не отменяет архивный срок. Перечень требует пять лет после завершения взаиморасчётов, и соблюдать его обязаны все организации независимо от формы собственности.
Считается ли дата подписания акта началом срока?
Только если после этой даты расчёты по акту больше не менялись. Если были оплаты и новые поставки, отсчёт идёт от последней операции, которая закрыла сальдо.
Нужно ли хранить акт, если контрагент его не подписал?
Да. Односторонний акт с отметкой об отправке — доказательство того, что сверка проведена. Вместе с сопроводительным письмом он хранится те же пять лет.
Как хранить электронные акты?
В том же сроке, что бумажные. Хранят сам файл и файл квалифицированной электронной подписи: без второго подпись не проверить, и документ теряет силу доказательства.
Что будет, если акт уничтожили раньше срока?
Это нарушение правил архивного хранения: организации грозит ответственность по статье 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов. Кроме того, без акта сложнее доказать долг в суде.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Бухгалтерия тонет в бумаге и сверках
Соберу ИИ-агента, который разбирает акты сверки за бухгалтера
Сверка с контрагентами — рутина, которая повторяется каждый месяц: разослать акты, собрать подписи, сверить сальдо в 1С. Я собираю агента под эту задачу: он готовит акты по данным учёта, отправляет контрагентам и складывает ответы в папку.
Каждую неделю показываю, сколько часов это освободило бухгалтерии. Это для компаний, где сверка с десятками контрагентов съедает дни.