Срок хранения 6-НДФЛ

Коротко

Расчёт 6-НДФЛ вместе с приложением 1 — справкой о доходах и суммах налога физического лица — хранится пять лет. Срок отсчитывают от начала года, следующего за годом, в котором отчёт составлен: расчёт за 2025 год лежит до конца 2031 года. Если в компании не ведут лицевые счета работников и нет ведомостей начисления зарплаты, срок вырастает до 50 или 75 лет — тогда расчёт остаётся единственным подтверждением дохода человека.

Откуда берётся срок

Сроки хранения задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Расчёт 6-НДФЛ и справка о доходах попадают под статьи 311 и 312 Перечня.

Статья 311 даёт общее правило — пять лет. Статья 312 добавляет исключение: если лицевых счетов и ведомостей начисления заработной платы нет, документ хранят 50 или 75 лет. Семьдесят пять лет — когда документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года, пятьдесят — после этой даты.

Срок считают не от даты сдачи расчёта в налоговую, а от 1 января года, следующего за годом составления. Расчёт за 2025 год хранится до 31 декабря 2031 года включительно.

Когда срок вырастает до 50 и 75 лет

Лицевые счета работников не ведутся — по каждому человеку нет отдельного счёта с начислениями и удержаниями.
Ведомостей начисления заработной платы нет — начисления не фиксируются в сводных ведомостях по месяцам.
Оба условия выполняются одновременно: тогда 6-НДФЛ и справка о доходах остаются единственным документом, по которому можно подтвердить доход человека и уплату налога за него.
Срок хранения — 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года; 75 лет — для законченных до этой даты.

Срок хранения книги учёта доходов и расходов при УСН

Книгу учёта доходов и расходов на упрощённой системе ведут нарастающим итогом в течение года и закрывают записями за четвёртый квартал. Хранят её вместе с первичными документами, на которых построены записи: кассовыми и товарными чеками, платёжными поручениями, актами, накладными.

Книгу и подтверждающие налоговые документы хранят не меньше пяти лет. Книгу за 2025 год, законченную делопроизводством в 2025 году, хранят до 31 декабря 2030 года включительно; для подтверждающих документов учитывают год их последнего использования.

Практика проверок идёт от четырёх лет: за этот период инспекция вправе запросить документы вне рамок выездной проверки. Компания вправе хранить книгу дольше — запрета нет, а при утрате документов восстанавливать их дороже, чем держать в архиве.

Срок хранения документов по основным средствам

По основным средствам хранят не только первичку, но и документы, подтверждающие право собственности и характеристики объекта: договоры купли-продажи, акты приёма-передачи, паспорта оборудования, инвентарные карточки учёта, акты ввода в эксплуатацию и выбытия.

Первичные документы по учёту основных средств хранят не меньше пяти лет после года, в котором объект списан с учёта. Пока объект числится в компании, документы на него лежат в архиве независимо от того, сколько лет прошло с покупки: без них не подтвердить ни первоначальную стоимость, ни расходы на ремонт и модернизацию.

Инвентарные карточки и описи хранят до ликвидации компании. Документы по реконструкции и модернизации — не меньше пяти лет после года, в котором закончены работы. Если объект продан или ликвидирован, пятилетний срок отсчитывают от года выбытия.

Сроки по документам бухгалтерии

Документ	Срок хранения	От чего считать
6-НДФЛ и справка о доходах	5 лет; 50 или 75 лет, если нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты	1 января года, следующего за годом составления
Книга учёта доходов и расходов при УСН	5 лет	Год, в котором книга закрыта
Первичные документы по основным средствам	Не меньше 5 лет после выбытия объекта; пока объект в компании — постоянно	Год списания с учёта
Инвентарные карточки и описи	До ликвидации компании	—

Частые вопросы

С какого дня считать пять лет по 6-НДФЛ?

С 1 января года, следующего за годом составления расчёта. Расчёт за 2025 год хранится до 31 декабря 2031 года включительно.

Хранить нужно только годовой расчёт или все квартальные?

Все: каждый расчёт за отчётный период — отдельный документ со своим сроком. Квартальный расчёт за первый квартал 2026 года хранится до 31 декабря 2031 года, годовой за 2026 год — до 31 декабря 2032 года.

Можно ли хранить 6-НДФЛ только в электронном виде?

Да, если документ подписан электронной подписью и читается на машине через годы: формат не устарел, программа открывает файл. Электронный архив без проверки читаемости через десять лет превращается в набор нечитаемых файлов.

Что будет, если выбросить расчёт раньше срока?

При проверке инспекция вправе запросить документ, и его отсутствие — нарушение правил хранения. Ответственность за это установлена статьёй 120 Налогового кодекса и статьёй 13.25 Кодекса об административных правонарушениях.

Справку о доходах уволенного сотрудника хранить столько же?

Да, срок тот же — она входит в расчёт как приложение 1. Пять лет по общему правилу, 50 или 75 лет, если в компании нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Архив не должен держать бухгалтера на рутине

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Разбор архива, поиск документов по запросу инспекции, сверка ведомостей — работа, на которую уходят часы, и её можно ускорить. Я смотрю, на что в бухгалтерии и отделах уходят часы, и показываю, какую часть отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»