Сотрудник принёс две трудовые книжки: что делать

Коротко

Работник вправе предъявить при приёме несколько трудовых книжек, но вести работодатель может только одну. Запись о приёме вносят в ту книжку, которую выбрал работник, — обычно в ту, где стоит запись о последнем увольнении. Вторую книжку в дело не подшивают, а записи из неё учитывают при подсчёте страхового стажа для пособий.

Почему книжек оказалось две

Одновременное ведение двух трудовых книжек одному работнику законом не предусмотрено. Вторая книжка появляется по трём причинам: человек получил дубликат взамен утраченной, а потом нашёл оригинал; в прежние годы ему оформили новую книжку при увольнении в связи с утратой; наконец, книжку могли завести по ошибке отдела кадров, и записи в ней не совпадают с первой.

Для вас как для нынешнего работодателя дубликат — это обычная трудовая книжка работника: специальные правила оформления дубликата касаются только того работодателя, который его выдавал. Поэтому выбирать приходится не между «настоящей» и «ненастоящей» книжкой, а между двумя документами, в которых есть записи о работе.

Что сделать при приёме

Попросите работника предъявить обе книжки и вместе посмотрите записи: где стоит последнее увольнение, нет ли пересекающихся периодов, совпадают ли данные владельца.
Попросите письменное заявление, в какой книжке вести учёт. Если заявления нет, берите книжку с записью о последнем увольнении — так запись о приёме продолжит непрерывную хронологию.
Внесите запись о приёме в выбранную книжку по порядку, следующей после последней записи, и заверьте её подписью ответственного лица и печатью, если печать есть.
Вторую книжку оставьте работнику: держать её у себя вы не обязаны. Если он просит учитывать её для стажа, снимите копию и возьмите заявление с просьбой учесть периоды.
Сведения о трудовой деятельности подайте в Социальный фонд. Бумажную книжку сохраняйте: она может понадобиться для подтверждения периодов работы, которых нет в электронной базе.

Как учесть стаж из двух книжек

Страховой стаж для пособий считают по записям о трудовой деятельности, и СФР в письме от 17.08.2023 № 09-20/140554 подтвердил: учитывать можно записи из нескольких трудовых книжек. Если периоды в книжках не пересекаются, суммируйте их — стаж сложится, и процент по больничному вырастет.

Если периоды пересекаются, один и тот же месяц нельзя посчитать дважды: учитывайте один из совпадающих периодов по выбору работника; выбранный период он указывает в заявлении. Если записи отсутствуют или содержат неточности, период подтверждают трудовым договором, справками работодателя или архива, выписками из приказов и другими документами независимо от того, был он до или после 2002 года.

Копию второй книжки и заявление работника подшейте в личное дело: при проверке СФР вы покажете, откуда взялись периоды, которые вы учли при оплате больничного.

Какая книжка остаётся у вас

	Книжка, выбранная работником	Вторая книжка
Запись о приёме	Вносится	Не вносится
Хранение у работодателя	Хранится до увольнения	Остаётся у работника
Учёт стажа для пособий	Да	Да, по копии и заявлению
Подшивка в личное дело	Оригинал	Копия и заявление

Если вторая книжка — дубликат

Дубликат выдают взамен утраченной или повреждённой книжки, и в нём восстанавливают записи о работе, но не все: сведения о переводах и наградах переносят по документам. Поэтому дубликат может быть короче оригинала, и работник вправе просить учесть оба документа.

Если работник нашёл оригинал после получения дубликата, вести учёт можно по любой из них — по его заявлению. Второй документ на хранение не принимают: закон не предусматривает одновременного ведения двух книжек.

Если в книжках обнаружилась запись, которой нет в сведениях Социального фонда, не исправляйте её сами: попросите работника подтвердить период справкой от прежнего работодателя или архивной справкой.

Частые вопросы

Можно ли отказать в приёме из-за двух книжек?

Нет. Отсутствие книжки и её количество не основание для отказа в приёме: статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, кроме случая заключения трудового договора впервые, а отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, запрещён.

Обязан ли работник оставить вторую книжку у работодателя?

Нет. На хранение вы принимаете одну книжку — ту, в которой ведёте учёт. Вторую работник забирает; для стажа вам достаточно копии и его заявления.

Что делать, если периоды в книжках совпадают?

Посчитать период один раз. Для больничного учитывайте один из совпадающих периодов по выбору работника, подтверждённому его заявлением. Двойного стажа из-за двух книжек не будет.

Можно ли вести учёт в электронной книжке, а бумажные не брать?

Да. Если работник выбрал электронные сведения о трудовой деятельности, бумажную книжку он оставляет себе, а вы подаёте сведения в Социальный фонд. Вопрос о том, какую из двух бумажных книжек вести, тогда снимается.

Нужно ли вносить запись о приёме в обе книжки?

Нет. Запись о приёме вносят в одну книжку — выбранную работником. Вторая книжка остаётся у него без ваших записей.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном тормозе

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Записи в трудовых книжках, заявления, копии документов, напоминания о сроках — это часы кадровика, которые уходят на одно и то же. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»