Нужно ли брать заявление о ведении трудовой книжки при приеме на работу

Коротко

Заявление о ведении трудовой книжки — это документ, которым работник выбирает, какую трудовую книжку вести: бумажную или электронную. При приёме на работу заявление нужно не всегда: если человек впервые поступает на работу, бумажную книжку на него не оформляют, и заявление писать не о чем. Если у работника уже есть бумажная трудовая, заявление о переходе на электронную он может подать в любой момент, и работодатель обязан его принять.

Когда заявление нужно, а когда нет

Трудовой кодекс различает два документа о трудовой деятельности: бумажную трудовую книжку (статья 66) и сведения о трудовой деятельности (статья 66.1). С 2020 года они существуют одновременно. При заключении трудового договора работник представляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда договор заключается впервые (статья 65 ТК РФ).

На тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется — ведётся только электронная (часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким работникам заявление о ведении трудовой книжки подавать не нужно: выбора у них нет.

Если работник принёс бумажную трудовую книжку без записи о подаче заявления о переходе на электронную, значит, заявление он не подавал, и работодатель ведёт бумажную книжку. Если он представил форму СТД-Р или СТД-СФР с записью о подаче такого заявления, ведётся только электронная трудовая.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Принять от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ведении электронной трудовой книжки).
Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал такое заявление, и заверить её.
Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления; если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней — не позднее дня увольнения.
Сведения о трудовой деятельности вести на всех работников в составе единой формы ЕФС-1, в том числе на тех, на кого ведётся бумажная книжка (части 3, 4 статьи 66, части 1, 2 статьи 66.1 ТК РФ, части 3, 5 статьи 2 Закона № 439-ФЗ, пункты 2, 4, 35, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, письмо Минтруда России от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052).

Что делать, если работник не подал заявление

Если работник представил только сведения о трудовой деятельности, в которых нет записи о переходе на электронную трудовую книжку, работодателю нужно запросить у него бумажную трудовую книжку. При отказе представить её разумно направить работнику уведомление о необходимости передать книжку работодателю.

Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу. Если книжка утрачена, работник может подать письменное заявление, и работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку.

Частые вопросы

Обязательно ли брать заявление о ведении трудовой книжки при приёме на работу?

Нет, не всегда. Заявление нужно, только если работник хочет перейти с бумажной трудовой книжки на электронную. Если он впервые поступает на работу, бумажную книжку на него не оформляют, и заявление не требуется. Если он принёс бумажную книжку без записи о переходе, заявление он не подавал, и ведётся бумажная книжка.

Может ли работник подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку при приёме на работу?

Да. Заявление подаётся в письменной форме в любой момент, в том числе при приёме. Работодатель обязан его принять, внести запись в бумажную трудовую книжку и выдать её работнику не позднее трёх рабочих дней со дня заявления, а если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней — не позднее дня увольнения.

Нужно ли заявление от работника, который впервые поступает на работу?

Нет. На лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, ведётся только электронная. Заявление о выборе способа ведения книжки от них не требуется.

Что будет, если работник не подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. При этом сведения о трудовой деятельности в электронном виде ведутся на всех работников в составе формы ЕФС-1, в том числе на тех, у кого есть бумажная книжка.

Можно ли отказать в приёме на работу, если у человека нет трудовой книжки?

Нет. Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу. Если книжка утрачена, работник может подать письменное заявление, и работодатель оформит новую.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить найм

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик разбирается с заявлениями и книжками, ответы клиентам и карточки в CRM стоят. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»