Служебная записка с большой буквы или с маленькой

Коротко

В шапке документа название вида пишут прописными буквами — СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, без кавычек и точки в конце. В тексте и в разговоре это обычное нарицательное сочетание: «служебная записка» с маленькой буквы. Большая буква внутри предложения остаётся только тогда, когда слово открывает строку или заголовок.

Большая буква в шапке и маленькая в тексте

Наименование вида документа — отдельный реквизит. В инструкции по делопроизводству он печатается прописными буквами от левой границы текстового поля, без кавычек и без точки в конце, полужирным шрифтом Times New Roman 14 пунктов. То есть в шапке стоит СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, а не «Служебная записка» и не служебная записка.

Внутри текста и в заголовке к нему — обычные правила русской орфографии: «направляю служебную записку», «в служебной записке указано». Заголовок печатают с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок краткий, передаёт смысл записки и строится от отглагольного существительного в предложном падеже: «О представлении информации», «О переносе сроков».

Кавычки вокруг названия вида документа не ставят ни в шапке, ни в заголовке. Если название попало в приказ или письмо как упоминание, кавычки тоже не нужны: это не название организации и не заголовок произведения.

Как собрать шапку записки

Наименование организации и структурного подразделения — по уставу и штатному расписанию.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — прописными, полужирным, Times New Roman 14, от левой границы поля, без кавычек и точки.
Заголовок с прописной буквы: «О согласовании отпуска», «О замене оборудования». Не длиннее пяти строк.
Адресат: должность и фамилия руководителя в дательном падеже.
Текст: сначала факты и события, потом выводы и предложения о конкретных действиях.
Подпись составителя, дата, при необходимости — визы согласования с непосредственным руководителем.

Печать на подписи руководителя: где ставится

Оттиск печати на подписи ставят так, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть личной подписи, но не закрывал фамилию и инициалы и не залезал на текст. Нижняя граница оттиска — на уровне последней строки наименования должности.

Печать на служебной записке нужна, когда без неё документ не имеет силы для внешнего адресата или когда так требует локальный инструктаж по делопроизводству. Внутри компании записку подписывает составитель, а согласование оформляют визами непосредственных руководителей. Печать на каждой внутренней записке не нужна: её наличие определяет инструкция по делопроизводству организации.

Образец подписи с печатью: должность, личная подпись, расшифровка, оттиск справа так, чтобы он перекрывал край должности и подписи. Дата ставится отдельно, ниже или слева от подписи, и печатью не закрывается.

Частые вопросы

В шапке писать «Служебная записка» или «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»?

Прописными: СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Так наименование вида документа печатают в инструкциях по делопроизводству — полужирным Times New Roman 14, от левой границы поля, без кавычек и точки.

В тексте письма — с большой или с маленькой?

С маленькой: «направляю служебную записку». С большой буквы слово пишется только в начале предложения или строки.

Нужна ли точка после названия вида документа?

Нет. Ни после СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, ни после заголовка точка не ставится, кавычки тоже не нужны.

Обязательна ли печать на служебной записке?

Внутри компании записку подписывает составитель и согласовывают непосредственные руководители. Нужна ли печать, определяет инструкция по делопроизводству организации; для внешнего адресата печать ставят на подписи руководителя.

Где именно ставить оттиск, чтобы не испортить подпись?

Так, чтобы печать захватывала часть наименования должности и часть подписи, но не закрывала фамилию и инициалы. Нижний край оттиска — на уровне последней строки должности, дата остаётся вне оттиска.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в компании должны работать без ручной сборки

Соберу ИИ-агента, который готовит документы по вашим правилам

Записки, письма, заявки и отчёты собираются по одному шаблону, но каждый раз кто-то вручную переносит данные и проверяет реквизиты. Я собираю ИИ-агента под такую задачу: он берёт данные из CRM и 1С, подставляет их в шаблон и проверяет результат на ваших настоящих документах.

Это для компаний, где один и тот же документ повторяется десятки раз в месяц и каждая ошибка в реквизитах возвращается правкой.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»