Сколько хранится акт по форме Н-1

Коротко

Акт по форме Н-1 хранится 45 лет. Второй экземпляр утверждённого акта вместе с материалами расследования остаётся у работодателя — организации или предпринимателя, который по решению комиссии или государственного инспектора труда ведёт учёт этого несчастного случая (часть 6 статьи 230 ТК РФ). Тот же срок — 45 лет — установлен для актов о расследовании несчастных случаев, признанных не связанными с производством.

Что именно лежит 45 лет

Срок относится к экземпляру акта, который остаётся на учёте у работодателя, и к материалам расследования при нём: протоколам, схемам, объяснениям, заключениям. Первый экземпляр утверждённого акта формы Н-1 выдаётся пострадавшему, а при смертельном исходе — доверенным лицам по его требованию.

При страховом случае работодатель направляет третий экземпляр акта в исполнительный орган страховщика по месту своей регистрации как страхователя — в течение 3 календарных дней после завершения расследования. Этот экземпляр уходит из организации и в её архив не возвращается.

Если несчастный случай произошёл с обучающимся, экземпляр акта направляют ещё и на место учёбы.

Как организовать хранение

Второй экземпляр акта формы Н-1 с материалами расследования положить в дело с 45-летним сроком хранения; опись дела — с отметкой о количестве листов.
Хранить вместе с актом акт о расследовании, если он составлялся, и копии материалов: без них акт теряет доказательную силу при споре о причинах и виновных.
Отметить в номенклатуре дел, что дело подлежит передаче в архив организации, а при ликвидации — сдаче в архив по личному составу.
Не уничтожать акт по истечении общего срока хранения документов в 5 лет: у акта формы Н-1 свой срок, и он в девять раз длиннее.

Акты о случаях, не связанных с производством

Комиссия по расследованию может квалифицировать происшествие как не связанное с производством — например, при бытовой травме на территории. Акт формы Н-1 в таком случае не оформляют, но акт о расследовании с материалами хранится у работодателя те же 45 лет.

Уничтожать такие материалы раньше срока нельзя: именно ими работодатель подтверждает, что случай не производственный, если пострадавший позже обратится за пособием или в суд.

Частые вопросы

Сколько лет хранится акт формы Н-1?

45 лет. Срок установлен частью 6 статьи 230 ТК РФ для второго экземпляра акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования.

С какого дня считать 45 лет?

Срок хранения документа считают с 1 января года, следующего за годом, в котором расследование завершено и акт утверждён. Исчисление сроков хранения документов по правилам архивного дела — вопрос к архивной службе организации; сам срок — 45 лет.

Кто отвечает за хранение?

Работодатель, который по решению комиссии или государственного инспектора труда ведёт учёт несчастного случая. Внутри организации акт обычно передают в службу охраны труда или в архив, но ответственность остаётся на работодателе.

Что будет, если акт утрачен?

Восстановить подлинник нельзя. При проверке государственного инспектора труда отсутствие документов расследования — нарушение требований охраны труда, за которое работодателя привлекают к ответственности. Поэтому копию акта стоит держать отдельно от подлинника.

Хранится ли акт 45 лет, если работник уволился?

Да. Увольнение пострадавшего на срок хранения не влияет: акт касается несчастного случая, а не трудовых отношений с конкретным человеком.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы по охране труда не должны теряться

Соберу ИИ-агента, который следит за сроками и документами

Акты, журналы инструктажей, сроки поверок и медосмотров живут в разных папках и почте. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, раскладывает их по видам и срокам хранения и напоминает, что подходит к дате.

Агент подключается к вашей почте, диску и 1С и проверяется на сотне настоящих документов из вашей работы. Это для компаний, где бумаги по охране труда и кадрам ведут один-два человека.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»