Срок хранения 2-НДФЛ в организации

Коротко

Справки о доходах и суммах налога и налоговые карточки по НДФЛ относятся к документам по учёту доходов работников. Общий срок — 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов или расчётных ведомостей он вырастает до 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.

Где записан срок

Сроки хранения документов организации задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для налоговых карточек по учёту доходов и налога на доходы физических лиц за год в нём стоит 5 лет — с оговоркой: если лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты нет, срок становится 50 или 75 лет.

Отдельная норма Налогового кодекса требует хранить документы бухгалтерского и налогового учёта, нужные для исчисления и уплаты налогов, 5 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Для справок по НДФЛ она работает как общий минимум, а перечень Росархива уточняет его для кадровых и расчётных документов.

Сколько хранить по видам документов

Справки о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), выданные работникам и отправленные в налоговую, — 5 лет.
Налоговые карточки по учёту доходов и НДФЛ за год — 5 лет; без лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше.
Заявления работников о выдаче справки — 1 год как документ, связанный с работой, самостоятельной ценности для архива заявление не несёт.
Лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате — хранят долго; пока они есть, короткий срок по справкам не превращается в 50 или 75 лет.

От какой даты считать

Срок отсчитывают от даты окончания делопроизводства — обычно от 1 января года, следующего за годом, в котором документ оформлен или закрыт. Справки за 2025 год, подписанные в 2026-м, попадают в дела 2026 года.

Хранить удобнее по годам: отдельное дело на справки и карточки каждого налогового периода. Тогда при проверке или запросе работника нужный документ достают за минуту, а уничтожение оформляют актом по истечении срока.

Что смотреть в первую очередь

Документ	Срок	Условие
Справка о доходах и суммах налога	5 лет	Всегда
Налоговая карточка по НДФЛ	5 лет	Есть лицевые счета или ведомости начисления зарплаты
Налоговая карточка по НДФЛ	50 лет	Лицевых счетов и ведомостей нет, делопроизводство после 01.01.2003
Налоговая карточка по НДФЛ	75 лет	Лицевых счетов и ведомостей нет, делопроизводство до 01.01.2003
Заявление о выдаче справки	1 год	Как документ, связанный с работой

Частые вопросы

Можно ли уничтожить справки через 5 лет, если работник уже уволился?

Да, если лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате сохранены. Когда этих документов нет, карточки по НДФЛ хранят 50 или 75 лет — увольнение работника срок не сокращает.

Нужно ли хранить справки, которые организация отправила в налоговую?

Да. Отправка в инспекцию не освобождает от хранения: у организации остаётся свой экземпляр или выгрузка из программы, и срок для неё тот же — 5 лет.

Распространяется ли срок на электронные справки?

Да. Форма хранения значения не имеет: электронные справки и реестры, подписанные усиленной квалифицированной подписью, хранят столько же, сколько бумажные, и следят за читаемостью файлов.

Что делать, если срок истёк, а идёт налоговая проверка?

Документы, относящиеся к проверяемому периоду, не уничтожают до окончания проверки. Уничтожение оформляют актом после того, как проверка закончилась.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Архив документов не должен держать бизнес на ручном труде

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Справки, карточки, реестры и выгрузки из программ копятся годами, и кто-то каждый раз ищет нужный файл вручную. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»