Расходы по подбору персонала при УСН «доходы минус расходы»

Коротко

С 2026 года упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» могут учитывать расходы на подбор персонала по правилам главы 25 НК: перечень расходов стал открытым (подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК). Затраты на услуги кадровых агентств, поиск через интернет и СМИ признаются, если сотрудник фактически найден, расходы обоснованы и подтверждены документами, а услуги оплачены.

Что изменилось с 2026 года

До 2026 года перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» был закрытым, и затрат на подбор персонала в нём не было. С 1 января 2026 года в пункте 1 статьи 346.16 НК появился подпункт 45: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК». Это значит, что для учёта подходят расходы, которые поименованы в главе 25 НК и не упомянуты в статье 270 НК.

Услуги кадровых агентств и расходы на поиск сотрудников относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК). Поэтому их можно списать при УСН, если выполнены общие условия: экономическая обоснованность, документальное подтверждение и фактическая оплата (пункт 2 статьи 346.16, пункт 2 статьи 346.17, пункт 1 статьи 252 НК).

Какие условия нужно выполнить

Сотрудник фактически набран. Расходы на подбор, по которым работник не найден, налоговая может признать необоснованными (письмо Минфина от 28.01.2026 № 03-00-08/5827).
Расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК).
Есть первичные документы: договор с кадровым агентством или ИП, акт об оказанных услугах, платёжные документы. Для объявлений на сайтах — счета и чеки, подтверждающие публикацию.
Услуги оплачены. При УСН расходы признаются после фактической оплаты (пункт 2 статьи 346.17 НК).
Расходы не поименованы в статье 270 НК. Например, нельзя учесть штрафы, материальную помощь, не предусмотренную трудовым договором, и затраты на корпоративные мероприятия (письмо Минфина от 28.01.2026 № 03-00-08/5827).

Услуги по подбору персонала: что можно списать

Если вы пользуетесь услугами кадрового агентства или ИП, который ищет сотрудников, затраты относятся к прочим расходам по подпункту 8 пункта 1 статьи 264 НК. Минфин подтверждает: с 1 января 2026 года перечень расходов на УСН расширен, и такие затраты можно учитывать, если они обоснованы, подтверждены и оплачены (письмо от 28.01.2026 № 03-00-08/5827).

Оплата публикаций объявлений о вакансиях в СМИ и интернете также относится к расходам на подбор персонала. Их можно списать при тех же условиях. Если сотрудник по объявлению не найден, расходы безопаснее не учитывать: налоговая может снять их как необоснованные.

Если вы сами оказываете услуги по подбору персонала и оплачиваете проезд кандидатов на собеседование, такие затраты можно учесть только когда они включены в стоимость ваших услуг для заказчика. Тогда они признаются материальными расходами (подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16, пункт 1 статьи 254 НК).

Частые вопросы

Можно ли учесть расходы на подбор персонала, если сотрудник не был найден?

Нет. По позиции Минфина и ФНС такие затраты не считаются экономически обоснованными, и учитывать их рискованно (письмо Минфина от 28.01.2026 № 03-00-08/5827).

Какие документы нужны для подтверждения расходов на кадровое агентство?

Договор с агентством, акт об оказанных услугах, платёжное поручение или чек. В акте должно быть видно, какие услуги оказаны и по какому сотруднику.

Можно ли списать расходы на публикацию вакансий на сайтах?

Да, если сотрудник в итоге найден, расходы обоснованы и оплачены. Сохраните счета и чеки, подтверждающие размещение объявления.

Когда признавать расходы при УСН?

После фактической оплаты услуг (пункт 2 статьи 346.17 НК). Расход признаётся после оказания и оплаты услуги. Если услугу оплатили авансом, её учитывают после оказания при наличии подтверждающих документов.

Можно ли учесть услуги ИП по поиску сотрудников?

Да, если ИП оказывает услуги по подбору, есть договор и акт, услуги оплачены, а сотрудник найден. Такие расходы относятся к прочим (подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Расходы на персонал должны работать на прибыль

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом сотруднике и канале

Подбор персонала — только часть расходов. Чтобы понять, окупается ли новый сотрудник, я считаю юнит-экономику: сколько приносит каждый работник, клиент и канал после всех затрат, включая зарплату, налоги и подбор.

Вы увидите точку безубыточности и финансовую модель роста. Это для собственников, которые хотят расти и не потерять деньги на расширении штата.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»