Расчёты по страховым взносам срок хранения: сколько хранить РСВ и налоговые декларации
Коротко
Расчёт по страховым взносам — отчёт в налоговую о выплатах работникам и начисленных взносах. Срок его хранения зависит от того, к какой группе документов его отнесут: общий срок для налоговых документов — 5 лет, для документов по страховым взносам — 6 лет, а годовые и квартальные расчёты, отнесённые к документам по личному составу, хранят 50 или 75 лет по дате окончания делопроизводства.
Три срока, из которых выбирают
Для расчётов по страховым взносам в перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, стоит два срока сразу: годовые и квартальные расчёты — 50 или 75 лет, месячные — 5 лет. Рядом действует общее правило Налогового кодекса: данные учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).
Отдельная группа — документы по страховым взносам: для них сложилась практика хранения 6 лет. Такой срок дают и консультации для бухгалтеров, и разъяснения по персонифицированным сведениям.
Выбор зависит от того, как вы квалифицировали отчёт. Если РСВ содержит сведения о работниках и может быть отнесён к документам по личному составу, применяют длительный срок — 50 лет при делопроизводстве после 01.01.2003 и 75 лет при более раннем. Годовые и квартальные расчёты по страховым взносам хранят 50 или 75 лет по статье 308 перечня № 236. Отдельно документы, необходимые для исчисления и уплаты взносов, хранят не менее шести лет.
Какой срок к какому документу
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Расчёт по страховым взносам, годовой и квартальный, отнесённый к документам по личному составу | 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003; 75 лет, если до этой даты | приказ Росархива № 236, статья 308 перечня |
| Расчёт по страховым взносам, месячный | 5 лет | приказ Росархива № 236 |
| Документы по страховым взносам, включая персонифицированные сведения | 6 лет | практика применения перечня № 236 и разъяснения по персонифицированному учёту |
| Налоговые декларации и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов | 5 лет | подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ |
| Документы о реструктуризации задолженности по взносам и налогам | 6 лет | перечень № 236 |
Налоговые декларации: срок хранения
Декларации и документы, на которых построен расчёт налогов, хранят 5 лет — это прямая норма подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Тот же срок даёт и статья перечня № 236 для годовых и квартальных налоговых деклараций.
Пять лет — не потолок, а минимум, который налоговая вправе проверить. Выездная проверка по общему правилу охватывает три календарных года перед годом решения и завершённые периоды года решения (статья 89 НК РФ), и этот срок короче пятилетнего хранения.
Считать срок нужно с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для первичных документов отсчёт идёт за годом их последнего использования. Делопроизводство по годовой декларации заканчивается в год её сдачи. Если декларацию за 2026 год сдали и делопроизводство закончили в 2027 году, пятилетний срок истекает 31.12.2032.
Как определить срок для своего РСВ
- Посмотрите, за какой период отчёт: месячный расчёт — 5 лет, годовой или квартальный — статья 308 перечня № 236 с длительным сроком.
- Проверьте, отнесён ли отчёт к документам по личному составу: если в нём есть сведения о работниках и вы включили его в опись дел по личному составу, действует срок 50 или 75 лет.
- Для годового и квартального РСВ применяйте срок по статье 308 перечня № 236: 50 или 75 лет. Документы, необходимые для исчисления и уплаты взносов, храните не менее шести лет.
- Зафиксируйте выбор в номенклатуре дел: там у каждого дела стоит свой срок, и именно по ней архив и инспекция определяют, что и сколько хранится.
- Храните электронный РСВ в электронном виде: документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному и распечатки не требует.
Частые вопросы
РСВ хранят 5, 6 или 50 лет?
Зависит от вида отчёта и от того, отнесён ли он к документам по личному составу. Месячный расчёт — 5 лет по перечню № 236. Документы по страховым взносам на практике хранят 6 лет. Годовой и квартальный расчёт по страховым взносам хранят 50 или 75 лет по статье 308 перечня № 236. Документы, необходимые для исчисления и уплаты взносов, хранят не менее шести лет.
С какого дня считать срок хранения?
С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу. Для первичных документов отсчёт идёт за годом их последнего использования.
Нужно ли распечатывать электронный РСВ для архива?
Нет. Расчёт, подписанный электронной подписью и сданный по установленному формату, признаётся электронным документом, равнозначным бумажному, и хранится в электронном виде без распечатки.
Хватает ли пяти лет, если налоговая может прийти с проверкой?
Пять лет — установленный минимум для документов, нужных для исчисления налогов. Выездная проверка по общему правилу охватывает три календарных года перед годом решения и завершённые периоды года решения, поэтому пятилетнее хранение перекрывает этот период.
Распространяется ли срок на документы, которые были в описях до 2020 года?
Перечень № 236 не применяют к документам, внесённым в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению до 17.02.2020 включительно. Для них действуют сроки прежнего перечня.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Сроки хранения — часть порядка в финансах
Соберу финансовую модель, в которой видно, что и когда компания обязана
Хранение отчётов — только одна из точек, где бизнес теряет деньги и время. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов: себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.
По расчёту видно точку безубыточности и что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.