Расчёт суточных при командировках в 2023 году

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни в пути. День отъезда и день возврата считают по-разному: при поездке по России день отъезда — это день отправления транспорта из места постоянной работы, день возврата — день прибытия обратно. При командировке за границу день пересечения границы при выезде считают по зарубежной норме, а при возвращении в Россию — по российской.

Размер суточных компания устанавливает сама: в положении о командировках, коллективном договоре или приказе. Единой обязательной суммы по закону нет. Есть только лимит, в пределах которого суточные не облагают НДФЛ и страховыми взносами; всё, что выше, — облагаемая выплата.

Расчёт за 2023 год — это восстановление документа для проверки, отчётности или спора. Считать нужно по нормам, которые действовали в 2023 году, а не по правилам текущего года: ставки и лимиты за это время менялись.

Порядок направления в командировки в 2023 году задавало Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Оно действует и сейчас, поэтому структура расчёта за 2023 год и за сегодняшнюю поездку одинаковая.

Освобождение суточных от НДФЛ в 2023 году шло по пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса: не больше 700 ₽ за каждый день командировки по России и не больше 2 500 ₽ за каждый день за границей. С суммы сверх лимита удерживали НДФЛ по ставке 13 % для резидента в пределах основной базы.

Страховые взносы в 2023 году начисляли по единому тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Суточные в пределах тех же лимитов — 700 и 2 500 ₽ — от взносов освобождала статья 422 Налогового кодекса. Взносы на травматизм с суточных в пределах лимита тоже не начисляли.

Для командировок в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую область действовала отдельная норма: работникам, которые обеспечивают жизнедеятельность населения или восстанавливают инфраструктуру, суточные составляли 8 480 ₽ в день по постановлению Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915.

Сначала определяют число дней, за которые положены суточные. Считают все календарные дни командировки, включая дни в пути и выходные, если они пришлись на поездку. Дни болезни в командировке тоже входят в расчёт, если человек не вернулся раньше.

Затем число дней умножают на размер суточных, установленный в компании. Если поездка за границу, дни делят на две части: до пересечения границы и после. За дни на территории России платят по российской норме, за дни за границей — по норме страны пребывания.

Отдельно считают облагаемую часть. Из суммы за каждый день вычитают необлагаемый лимит, остаток умножают на ставку НДФЛ и на тариф взносов. Так получают налог и взносы, которые нужно было удержать и начислить за 2023 год.

Суточные выдают авансом перед поездкой или возмещают после возврата. В обоих случаях работник отчитывается авансовым отчётом и прикладывает документы: проездные билеты, счёт за гостиницу, приказ о командировке.

Лимиты освобождения — 700 и 2 500 ₽ за день — остались те же: они записаны в пункте 3 статьи 217 и статье 422 Налогового кодекса и за 2023 год не менялись. Поэтому расчёт за 2023 год по этим суммам совпадает с расчётом за сегодняшнюю поездку.

Ставки налогов и взносов за это время изменились. С 2025 года действует пятиступенчатая шкала НДФЛ: 13 % до 2,4 млн ₽ годовой базы, дальше 15, 18, 20 и 22 % с превышения. Если командировка 2023 года попала в базу, где уже была применена повышенная ставка, НДФЛ с суточных сверх лимита считали по ставке, действовавшей в 2023 году, — 13 % в пределах основной базы.

Единая предельная база для взносов в 2023 году была 1 917 000 ₽, тарифы — 30 % и 15,1 %. Сейчас база другая, и для пересчёта за 2023 год берут именно базу 2023 года.

Суточные за 2023 год не индексируют и не пересчитывают по новым правилам. Если проверка или суд просит подтвердить расчёт, показывают документы того года и нормы, действовавшие на дату поездки.