Работник находится на больничном: как правильно написать

Коротко

Правильная формулировка зависит от документа. В табеле учёта рабочего времени ставят буквенный код «Б» или цифровой «19» — временная нетрудоспособность за счёт работодателя, и «Т» или «20» — за счёт Социального фонда. В приказе, уведомлении и письме пишут «в связи с временной нетрудоспособностью» и называют даты, а диагноз и номер листка нетрудоспособности в чужие руки не передают.

Почему «на больничном» — не формулировка для документа

«На больничном» — разговорный оборот, в кадровых документах его заменяют на «временная нетрудоспособность». Так называют период, когда работник не может выполнять работу по состоянию здоровья и получает пособие. Точная формулировка важна: по ней считают прогул, оплату и стаж, а неверная запись в табеле превращает болезнь в неявку.

Отдельно держите в голове, кто и что читает. Табель и приказ — внутренние документы, там даты и основание уместны. Письмо контрагенту или клиенту — внешний документ: в нём называют факт отсутствия и срок, но не диагноз и не номер листка.

Что написать в каждом документе

Табель учёта рабочего времени: в унифицированной форме код «Б» (19) ставят за дни нетрудоспособности с назначением пособия, а «Т» (20) — за дни нетрудоспособности без назначения пособия в предусмотренных законом случаях. Код ставят за каждый календарный день нетрудоспособности, включая выходные, если болезнь пришлась на них.
Приказ об отсутствии: «В связи с временной нетрудоспособностью работника [ФИО] в период с [дата] по [дата] обязанности [должность] возложить на [ФИО]». Основание — листок нетрудоспособности, его номер указывают в приказе, если он уже есть на руках.
Уведомление работодателя о болезни: работник сообщает факт и предполагаемый срок, способ связи. Электронный листок нетрудоспособности работодатель увидит в системе Социального фонда, бумажный работник приносит после выздоровления.
Письмо контрагенту: «Сообщаем, что [ФИО], [должность], временно отсутствует в связи с временной нетрудоспособностью с [дата]. Вопросы по договору ведёт [ФИО, должность, контакты]».
Запись в журнале или CRM для команды: «[ФИО] на больничном до [дата], задачи переданы [кому]». Диагноз и подробности не пишут.

Какие слова о болезни сотрудника нельзя писать

Сведения о состоянии здоровья — особая категория персональных данных, и обрабатывать их можно только в случаях, прямо названных законом. Работодателю хватает факта нетрудоспособности и срока: этого достаточно для табеля, приказа и расчёта пособия. Диагноз, название болезни, результаты анализов в служебной переписке, чатах и письмах клиентам не указывают.

Практическое правило простое: в документе пишите «временная нетрудоспособность», а не «болеет гриппом», «на лечении», «в больнице с сердцем». Если коллегам нужно знать, кто подхватит задачи, они видят срок отсутствия и ответственного, а не медицинские подробности.

Формулировки: как писать и как не писать

	Правильно	Неправильно
Табель	Б (19) / Т (20) за каждый день болезни	Н — неявка по невыясненным причинам	Прогул
Приказ	«в связи с временной нетрудоспособностью с [дата] по [дата]»	«отсутствует по болезни» без дат
Письмо клиенту	«временно отсутствует в связи с временной нетрудоспособностью до [дата]»	«заболел, лежит в больнице с [диагноз]»
Сообщение команде	«на больничном до [дата], задачи у [ФИО]»	«у него [диагноз], поэтому долго не выйдет»

Что делать после выздоровления

Работник приносит закрытый листок нетрудоспособности или сообщает, что он оформлен электронно. Работодатель проверяет листок и передаёт сведения в Социальный фонд для назначения и выплаты пособия. Пособие за первые три дня болезни платит работодатель, дальше — фонд.

В табеле дни болезни закрывают тем же кодом, что и открывали, а после выхода ставят обычную явку. Если болезнь затянулась и работник не может выполнять прежнюю работу, вопрос решают отдельно: временный перевод, изменение условий труда или медицинское заключение. В приказе об отсутствии это не отражают.

Частые вопросы

Как правильно написать в табеле, что работник на больничном?

В унифицированном табеле используйте «Б» или 19 за дни нетрудоспособности с назначением пособия; «Т» или 20 — за дни нетрудоспособности без назначения пособия в предусмотренных законом случаях. Код ставят за каждый календарный день нетрудоспособности.

Нужно ли указывать диагноз в приказе об отсутствии?

Нет. В приказе достаточно формулировки «в связи с временной нетрудоспособностью», периода отсутствия и основания — листка нетрудоспособности. Диагноз — медицинские данные, для кадрового документа он не нужен.

Как сообщить клиенту, что сотрудник на больничном?

Напишите, что сотрудник временно отсутствует в связи с временной нетрудоспособностью с такой-то даты, и назовите, кто ведёт его вопросы и как с ним связаться. Диагноз и подробности не раскрывайте.

Можно ли уволить работника, пока он на больничном?

По инициативе работодателя — нет, кроме случаев, прямо названных в законе. Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон закон не запрещает. Основание и исключения смотрите в статье 81 Трудового кодекса.

Обязан ли работник сообщать работодателю о болезни в первый день?

Работник сообщает о невозможности выйти на работу и о предполагаемом сроке отсутствия; способ и срок сообщения задаёт локальный акт или трудовой договор. Правило о конкретном сроке лучше прописать в локальном акте заранее.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока сотрудник болеет, работа не должна стоять

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда человек выпадает из процесса, его задачи повисают: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты, коммерческие предложения. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»