Профессия, специальность в трудовой книжке: что писать
Коротко
Строку «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки заполняют по документам об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а если работник поступает на работу, требующую специальной подготовки, — по другим надлежаще оформленным документам. Такой порядок задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Записывать со слов работника нельзя: формулировка должна совпадать с дипломом, свидетельством или аттестатом.
Откуда берутся формулировки
Титульный лист бумажной трудовой книжки заполняют при её оформлении и вносят сведения о работнике, в том числе об образовании и профессии или специальности. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют: сведения ведут в электронном виде. Основание — документы об образовании и о квалификации: диплом о среднем профессиональном образовании, диплом бакалавра, специалиста или магистра, свидетельство о профессии рабочего, диплом о профессиональной переподготовке.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, действует с 1 сентября 2021 года. Прежние Правила № 225 и Инструкция № 69 отменены, поэтому искать ответ в старых памятках кадровиков не стоит: часть их требований уже не применяется.
Что писать в каждой строке титульного листа
- Образование — уровень из документа: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее — бакалавриат», «высшее — специалитет», «высшее — магистратура». Если уровней несколько, указывают наивысший.
- Профессия, специальность — то, что прямо записано в дипломе или свидетельстве. У выпускника колледжа это специальность из диплома, у рабочего — профессия из свидетельства.
- Если в дипломе бакалавра указаны только квалификация и направление подготовки, строку «Профессия, специальность» можно оставить незаполненной, а квалификацию отразить в строке «Образование».
- Новую профессию или специальность, полученную во время работы, дописывают через запятую, ничего не зачёркивая.
Дата рождения: прописью или цифрами
Дату рождения на титульном листе пишут цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, так же как в паспорте: например, 07.03.1991. Месяц словом здесь не пишут — это относится к записям раздела «Сведения о работе», где дата приёма и увольнения идёт цифрами, а номер месяца в некоторых формулировках дублируют словом.
Ориентир простой: сведения о работнике переносят с документов, удостоверяющих личность и образование, поэтому и написание берут оттуда. Если в паспорте дата стоит цифрами, в трудовой она тоже цифровая.
Как пишется образование «среднее специальное»
В обиходе говорят «среднее специальное», но в документе об образовании сейчас стоит «среднее профессиональное». В строке «Образование» пишут уровень из диплома, то есть «среднее профессиональное», а специальность переносят в строку «Профессия, специальность» дословно — например, «бухгалтерский учёт» или «монтаж и эксплуатация электрооборудования».
Если работник окончил колледж, а потом получил диплом вуза, в строке «Образование» указывают наивысший уровень — высшее с нужной ступенью, а прежнюю запись не зачёркивают.
Какой способ указания цифр в разделах трудовой книжки правильный
Правильный способ один — арабские цифры. В разделе «Сведения о работе» даты пишут в формате ДД.ММ.ГГГГ: день и месяц двузначными, год четырёхзначным. Словами даты не пишут, римскими цифрами месяцы не нумеруют.
Порядковые номера записей в графе 1 идут сквозной нумерацией, без пропусков и повторов, независимо от того, сколько разделов уже заполнено. Номер приказа или другого решения работодателя в графе 4 переносят так, как он указан в документе.
Частые вопросы
Профессия и специальность — это одно и то же?
Нет. Профессия — вид трудовой деятельности, которым человек владеет, например токарь или электромонтёр. Специальность — более узкий набор знаний и навыков внутри профессии, который даёт диплом. На титульном листе строка одна на оба понятия, поэтому в неё переносят ту формулировку, которая стоит в документе.
Что писать в строке «Профессия, специальность», если у работника диплом бакалавра?
В дипломе бакалавра указаны квалификация и направление подготовки, а профессии и специальности нет. В этом случае строку можно оставить пустой, а квалификацию отразить в строке «Образование»: «высшее — бакалавриат».
Работник прошёл переподготовку и получил новую специальность — куда её вписать?
В строку «Профессия, специальность» через запятую, если переподготовка закончилась присвоением новой квалификации и это следует из диплома. Записи о повышении квалификации в трудовую книжку по действующему порядку не вносят.
Что делать, если место на титульном листе закончилось?
Вкладыш для этого не вшивают: он нужен, когда заполнены все страницы одного из разделов. Запись об обучении и новой квалификации в таком случае делают в разделе «Сведения о работе», указав в графе 4 номер и дату подтверждающего документа.
Можно ли исправить неверную запись об образовании?
Да, по последнему месту работы и на основании документов. Старую запись не зачёркивают: дописывают недостающие сведения или вносят новую строку в установленном порядке.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Записи в трудовых книжках — часть кадровой рутины
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока кадровик сверяет дипломы с титульными листами, у собственника нет ответа на простой вопрос: сколько часов в месяц уходит на повторяющиеся бумаги и карточки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.