Приказы по личному составу регистрируются
Коротко
Приказ по личному составу — распорядительный документ о приёме, переводе, увольнении, отпуске, поощрении или взыскании работника. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности: у них своя порядковая нумерация в пределах календарного года и свой журнал учёта или электронная база. Регистрацию ведут в день подписания, а сам текст приказа обязательно заканчивают распорядительной частью — пунктом, который предписывает конкретному работнику конкретное действие.
Что значит «регистрируются»
Регистрация — это присвоение приказу номера и запись о нём в журнале учёта или в электронной базе. По Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (приказ ФСИН России от 10.08.2011 № 463) приказы регистрируют, рассылают и формируют в дела служба делопроизводства, а запись делают в день подписания.
Номер у приказа по личному составу свой: нумерация идёт самостоятельным порядком в пределах календарного года и не пересекается с номерами приказов по основной деятельности. Так удобнее искать документ: по номеру и дате видно, к какой группе он относится, а личные дела сотрудников формируются из одной серии приказов.
Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет допускается регистрировать в одном журнале с остальными приказами или в общей электронной базе. Приказы с более длительным сроком хранения ведут отдельно — иначе через годы трудно отделить кадровые документы от хозяйственных.
Реквизиты приказа по личному составу
- Наименование организации — полное, как в уставе, с указанием организационно-правовой формы.
- Название вида документа — «Приказ» и заголовок к тексту: «О приёме на работу», «О переводе на другую должность», «О предоставлении отпуска».
- Дата издания и регистрационный номер: дата — день подписания, номер — из журнала или базы учёта.
- Место издания — город, где подписан приказ.
- Текст: констатирующая часть с основанием и распорядительная часть с поручением.
- Подпись руководителя с расшифровкой и, если приказ касается работника, отметка об ознакомлении работника под роспись.
- Отметка о приложениях, если к приказу приложены заявление, трудовой договор или согласие работника.
Чем текст приказа обязательно заканчивают
Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают распорядительной частью. В ней пишут, кому и что сделать: принять на должность с такого-то числа с таким-то окладом, перевести в другое подразделение, предоставить отпуск на столько-то календарных дней, уволить по конкретному основанию.
Констатирующая часть идёт перед распорядительной и объясняет причину: заявление работника, соглашение сторон, служебная записка руководителя подразделения. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут отдельной строкой от левого поля прописными буквами.
Каждый пункт распорядительной части — это отдельное поручение с фамилией, именем, отчеством работника, его должностью и подразделением. Если приказ касается нескольких работников, пункты нумеруют, а после последнего пункта ставят подпись руководителя. Заканчивать приказ перечислением документов или общими словами о контроле нельзя: без распорядительной части документ не порождает кадрового решения.
Приказы по личному составу и по основной деятельности
| По личному составу | По основной деятельности | |
|---|---|---|
| О чём | Приём, перевод, увольнение, отпуск, поощрение, взыскание | Производство, финансы, структура, хозяйственные вопросы |
| Нумерация | Самостоятельная, в пределах календарного года | Своя, отдельная от кадровой |
| Где хранят | Личные дела, кадровая папка | Дела по основной деятельности |
| Срок хранения | Зависит от вида приказа; для части приказов — 5 лет | По номенклатуре дел организации |
| Кто готовит | Кадровая служба | Профильное подразделение и руководство |
Как оформить регистрацию на практике
Служба делопроизводства принимает подписанный приказ, проверяет реквизиты и вносит запись в журнал или электронную базу: дата, номер, заголовок, кто подписал, кому передан на исполнение. Запись делают в день подписания — так номер не задвоится и документ не потеряется между подразделениями.
В журнале учёта приказов по личному составу нумерация идёт сквозная за год: с 1 января по 31 декабря. Новый год — новый отсчёт. Если в организации несколько видов приказов по личному составу, удобно завести отдельные журналы или отдельные серии номеров: приёмы и увольнения отдельно, отпуска отдельно.
Работника знакомят с приказом под роспись. По приказу о приёме на государственную службу, например, Инструкция Ростехнадзора (приказ от 30.05.2008 № 372) требует ознакомить работника под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы; по заявлению работника ему выдают заверенную копию приказа. В коммерческой организации срок ознакомления задаёт локальный акт, но саму отметку об ознакомлении ставят на приказе или в листе ознакомления.
Частые вопросы
Можно ли регистрировать приказы по личному составу в общем журнале с приказами по основной деятельности?
Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет допускается регистрировать в одном журнале с другими приказами или в общей электронной базе. Приказы с более длительным сроком хранения удобнее вести отдельно: так проще обеспечить сохранность и найти документ через годы.
Когда ставят номер приказа?
В день подписания. Регистрация задним числом или заранее резервирование номеров под ещё не подписанные приказы создаёт путаницу: номер есть, документа нет.
Обязательно ли знакомить работника с приказом под роспись?
Отметку об ознакомлении ставят на приказе или в листе ознакомления. Для отдельных видов службы срок ознакомления задан нормативно, например для приказа о приёме на государственную гражданскую службу — три дня со дня фактического начала работы. В коммерческой организации порядок задаёт локальный акт.
Что делать, если в приказе обнаружилась ошибка после регистрации?
Ошибку исправляют новым приказом, а не переписыванием уже зарегистрированного документа. Новый приказ получает свой номер, а в тексте указывают, какой пункт и какого приказа он меняет.
Нужен ли отдельный журнал для приказов об отпусках?
Закон этого не требует. Организация сама решает, вести один журнал по личному составу или несколько по видам приказов. Главное — чтобы нумерация была понятной и не пересекалась с приказами по основной деятельности.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить работу
Соберу ИИ-агента, который разберёт поток кадровых документов
Приказы, заявления, листы ознакомления приходят десятками, и часть времени уходит на то, чтобы разложить их по папкам и проверить реквизиты. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, сверяет реквизиты и раскладывает файлы по местам.
Агента подключаю к вашей CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих документов из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же операция с документами повторяется каждый день.