Приказы по отпускам срок хранения
Коротко
Приказы о предоставлении отпусков — документы по личному составу временного хранения. По общему правилу их хранят 5 лет, но для работников с вредными и опасными условиями труда срок вырастает до 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Если приказ подшит в личное дело, он получает срок хранения дела.
Сколько хранить приказ об отпуске
Срок хранения приказов по отпускам определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением установлено 5 лет (пп. «б» ст. 434 Перечня). Приказы об отпусках без сохранения заработной платы хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.
Для работников с вредными и опасными условиями труда срок другой: 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для документов, законченных до этой даты. Это следует из статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и того же Перечня.
Сроки хранения по видам отпусков
| Вид отпуска | Обычные условия | Вредные и опасные условия | До 2003 года | После 2003 года |
|---|---|---|---|---|
| Ежегодный оплачиваемый | 5 лет | 50 лет | 75 лет | 50 лет |
| Учебный | 5 лет | 50 лет | 75 лет | 50 лет |
| Без сохранения заработной платы | 50 или 75 лет | 50 лет | 75 лет | 50 лет |
| По уходу за ребёнком | 50 или 75 лет | 50 лет | 75 лет | 50 лет |
Приказы по личному составу хранятся по-разному
Приказы по личному составу делят на две группы. В первую входят документы о приёме, переводе, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком — их хранят 50 лет. Во вторую — о командировках, ежегодных и учебных отпусках — 5 лет. Приказы о любых отпусках работников с вредными условиями труда попадают в группу 50 лет.
Из-за разницы в сроках такие приказы формируют отдельно. В инструкциях по делопроизводству приказам с длительным сроком присваивают индекс «-л», с пятилетним — «-ок», а приказам по отпускам и командировкам — «-о» и «-к» соответственно. Раздельное хранение не даёт случайно уничтожить документ, который должен лежать в архиве полвека.
Что делать с приказом в личном деле
Если копию приказа об отпуске подшили в личное дело, она получает срок хранения самого дела — 50 лет для документов после 2003 года и 75 лет для более ранних. Прямого запрета на такое хранение нет, но правила комплектования архива требуют разделять документы с разными сроками. Практичнее держать приказы об отпусках отдельно от личных дел: тогда через 5 лет их можно уничтожить по акту, не дожидаясь полувекового срока.
График отпусков — отдельный документ со своим сроком: 3 года (ст. 453 Перечня № 236). Приказ об утверждении графика и приказы о предоставлении отпусков регистрируют отдельно друг от друга.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить приказы об отпусках через 5 лет?
Через пять лет можно выделить к уничтожению после экспертизы ценности приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках работников в обычных условиях, если срок хранения истёк и приказ не входит в дело с более длительным сроком. Приказы об отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты хранят 50 или 75 лет. Уничтожение оформляют актом после экспертизы ценности документов. Для вредных условий труда и для документов в составе личных дел срок больше — 50 или 75 лет.
С какого дня считать пятилетний срок?
С 1 января года, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Эта дата указана в Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Нужно ли хранить заявления на отпуск?
Да. Заявления к приказам о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках обычно хранят 5 лет. Документы к приказам об отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком, а также об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда хранят 50 или 75 лет. Если заявление подшито в личное дело, действует срок дела.
Отличается ли срок для приказа о переносе отпуска?
Нет. Приказ и заявление о переносе ежегодного отпуска обычно хранят 5 лет. Для документов об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда срок составляет 50 или 75 лет; срок также зависит от состава дела, в котором хранят документ.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны теряться
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Приказы, заявления, графики отпусков — часть кадрового потока, которая съедает часы. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы отнимают время у кадров и бухгалтерии.