Приказы по кадрам и личному составу: как отличить
Коротко
Приказы по личному составу — это распорядительные документы о конкретном работнике: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание. В обиходе их делят на две группы: кадровые, которые меняют трудовой договор и сведения о работе, и остальные — об отпусках, командировках, поощрениях. Разделение нужно для нумерации, хранения и порядка в документах.
Что называют приказами по личному составу
Приказ по личному составу оформляют от имени руководителя организации или уполномоченного лица и адресуют одному или нескольким работникам. Он фиксирует решение: принять, перевести, уволить, отправить в отпуск или командировку, поощрить, привлечь к дисциплинарной ответственности.
Строгого перечня, который закон закреплял бы за термином «приказы по личному составу», нет. Сложилась практика: так называют все распоряжения, касающиеся конкретных людей, а внутри делят их на кадровые и прочие. Для собственника важно не название папки, а то, что каждое решение оформлено документом и попало в нужное дело.
Как отличить приказ по кадрам от остальных приказов по личному составу
Приказ по кадрам меняет то, что записано в трудовом договоре и в сведениях о трудовой деятельности: должность, место работы, оплату, дату начала и окончания работы. Сюда относят приём, перевод на другую работу, увольнение, совмещение, изменение оклада.
Остальные приказы по личному составу трудовой договор не меняют. Отпуск, командировка, поощрение, взыскание и дежурство — события в рамках действующего договора. Сведения о награждениях за успехи в работе вносят в бумажную трудовую книжку; сведения о взысканиях в неё не вносят, кроме увольнения как дисциплинарного взыскания.
Проверка простая: если после приказа меняется запись о работе, которую видит Социальный фонд и будущий работодатель, это кадровый приказ. Если меняется только текущее положение человека на неделю или месяц — это приказ по личному составу без кадровых последствий.
Кадровые и прочие приказы по личному составу
| Кадровые приказы | Приказы об отпусках, командировках, поощрениях | |
|---|---|---|
| Что оформляют | Приём, перевод, увольнение, совмещение, изменение оплаты | Отпуск, командировка, поощрение, дисциплинарное взыскание, дежурство |
| Меняет ли трудовой договор | Да | Нет |
| Запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности | Да, если это приём, перевод или увольнение | Сведения о награждениях за успехи в работе вносят в бумажную трудовую книжку |
| Хранение | Долгий срок: документы о работе человека нужны и после увольнения | Зависит от вида приказа: например, приказы о поощрении и награждении хранят 50 или 75 лет; для некоторых отпусков и командировок тоже установлен длительный срок |
| Нумерация | Отдельная, часто с буквой «к» или «л/с» | Отдельная, чтобы не путать с кадровыми |
Перечень приказов, которые чаще всего заводят в папку по личному составу
- О приёме на работу — с датой начала, должностью, окладом и условиями договора.
- О переводе на другую работу — по соглашению сторон или по статье 72.1 ТК РФ.
- О прекращении трудового договора — с основанием и датой увольнения.
- О предоставлении отпуска — ежегодного, без сохранения зарплаты, учебного, по уходу за ребёнком.
- О направлении в командировку — с местом, сроком и основанием.
- О поощрении — благодарность, премия, ценный подарок, если это оформляют приказом.
- О применении дисциплинарного взыскания — замечание, выговор, увольнение по соответствующему основанию.
- О совмещении профессий или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Зачем разделять приказы
Разделение даёт три вещи. Первая — порядок в нумерации: кадровые приказы нумеруют отдельно, и по номеру сразу видно, о чём документ. Вторая — хранение: сроки у кадровых приказов и у приказов об отпусках разные, и смешивать их в одном деле неудобно при передаче в архив. Третья — проверки: инспектор труда и фонд запрашивают сведения о работе, и найти их в отдельной папке быстрее.
Форму приказа работодатель выбирает сам. Унифицированные формы по труду с 2013 года не обязательны, кроме случаев, когда организация сама их утвердила. Можно вести приказы по собственному шаблону, если в нём есть дата, номер, основание, подпись руководителя и подпись работника об ознакомлении.
Частые вопросы
Обязательно ли делить приказы на кадровые и остальные?
Закон этого прямо не требует. Разделение — удобство документооборота: своя нумерация, свои дела, свои сроки хранения. Если приказы не делить, работать можно, но при проверке и передаче в архив придётся разбирать папку вручную.
Нужно ли знакомить работника с приказом под подпись?
Практика такая: с приказом о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, взыскании работника знакомят под подпись. Отказ от подписи оформляют актом. Требование статьи 68 ТК РФ о трёхдневном сроке ознакомления с приказом о приёме утратило силу, но ознакомить работника с документом всё равно нужно.
Куда попадает запись о приёме и увольнении?
В трудовую книжку, если работник её ведёт, и в сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд. Приказ об отпуске или командировке в эти документы не вносят.
Сколько хранить приказы по личному составу?
Срок зависит от вида приказа. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет. Приказы об отпусках при вредных и опасных условиях, без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком — 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет после этой даты. Точный срок для своего случая сверяйте по перечню Росархива.
Можно ли объединить приказ об отпуске и приказ о переводе в одном документе?
Не стоит. У документов разные последствия и разные сроки хранения. Отдельные приказы проще найти, проще подтвердить запись в трудовой книжке и проще передать в архив.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы должны работать, а не лежать в папке
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Приказы, заявления, уведомления, сверки — на это уходит время, которое собственник не видит. Я смотрю, какие операции в компании повторяются из месяца в месяц, и показываю, что из этого выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, бухгалтерии и менеджеров.