При передаче выручки аптеки инкассатору оформляют

Коротко

Выручку аптеки инкассатору передают вместе с сумкой, к которой идёт препроводительная ведомость: в ней указаны сумма наличных, номер сумки и данные аптеки. Инкассатор сверяет деньги с ведомостью, подписывает её и оставляет аптеке квитанцию. Для кассы это не продажа, а сдача наличных в банк: в кассовой книге появляется отдельная запись, а покупателю, как и при любой оплате наличными, выдаётся кассовый чек.

Что происходит в момент передачи

Аптека принимает наличные от покупателей и может передавать выручку в банк через инкассаторскую службу по договору. При установленном лимите остатка кассы наличные сверх лимита обычно хранят на банковском счёте; ИП и субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать. Инкассаторская служба банка забирает выручку по договору инкассации: приезжает в аптеку, принимает сумку с деньгами и увозит её в кассу банка.

Для бухгалтерии важен не сам факт приезда, а документы, которые остаются на руках у аптеки. Их два вида: документы по сумке, которую увозят, и документы по кассе аптеки, где выручка числилась до передачи.

Какие документы оформляют на сумку с выручкой

Препроводительная ведомость к сумке: номер сумки, сумма наличных деньгами и в разбивке по купюрам и монетам, наименование и адрес аптеки, дата и время передачи.
Опись денег в сумке — вкладывается внутрь вместе с деньгами, чтобы в банке пересчитали и сверили сумму.
Квитанция к сумке — остаётся у аптеки с подписью инкассатора: подтверждает, что деньги приняты и увезены.
Акт приёма-передачи, если он предусмотрен договором инкассации с банком: подписывают представитель аптеки и инкассатор.
Запись в кассовой книге о сдаче наличных в банк с указанием суммы и основания — передачи инкассатору.

Продажа и сдача выручки — разные операции

Покупатель платит в аптеке наличными, и на каждую оплату выдаётся кассовый чек: выручка попадает в кассу аптеки как выручка от продажи. Передача инкассатору ничего не продаёт и не меняет сумму выручки: деньги просто переезжают из кассы аптеки в банк.

Поэтому в кассовой книге сдача инкассатору проводится отдельной строкой, а не смешивается с розничной выручкой дня. Если смешать, в отчёте кассира-операциониста появится лишняя сумма прихода, и сверка с банком не сойдётся.

Кто что подписывает

Документ	Аптека	Инкассатор	Банк
Препроводительная ведомость	Заполняет и подписывает	Сверяет с суммой и подписывает	Проверяет при вскрытии сумки
Опись денег	Вкладывает в сумку	Не подписывает	Сверяет при пересчёте
Квитанция к сумке	Получает и хранит	Подписывает и выдаёт	—
Запись в кассовой книге	Делает кассир	—	—

Частые вопросы

Нужен ли кассовый чек при передаче выручки инкассатору?

Нет. Чек пробивают покупателю при оплате товара. Передача денег банку — внутренняя операция аптеки, чека она не требует.

Что остаётся у аптеки после отъезда инкассатора?

Квитанция к сумке с подписью инкассатора и второй экземпляр препроводительной ведомости, если договор с банком предусматривает его возврат. Эти документы подтверждают, что наличные переданы.

Можно ли хранить выручку в аптеке и не сдавать инкассатору?

Организация устанавливает лимит остатка кассы по правилам Банка России; ИП и субъекты малого предпринимательства вправе его не устанавливать. При действующем лимите сверхлимитные наличные обычно сдают в банк, кроме случаев, когда правила разрешают хранить их в кассе — инкассатором, через кассу банка или иным способом, который предусмотрен договором с банком.

Кто отвечает, если в сумке не хватило денег?

Сумму сверяют при вскрытии сумки в банке по препроводительной ведомости и описи. Если деньги не совпали, разбор идёт по договору инкассации с банком: там прописано, как оформляют расхождение и кто его покрывает.

Надо ли отражать передачу инкассатору в отчёте кассира-операциониста?

Сдача выручки в банк отражается в кассовой книге отдельной записью. В отчёте кассира-операциониста показывают выручку от продаж, а не движение денег в банк.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Выручка аптеки видна без бумажной возни

Соберу выручку, заявки и деньги аптеки на одном экране

Наличные, эквайринг, инкассация и закупки аптеки живут в разных местах: касса, банк, учёт, таблицы. Я собираю эти цифры на одной панели и настраиваю ежедневное обновление, чтобы выручка и остаток денег были видны без сверки бумаг.

Панель открывается на телефоне и компьютере и присылает сообщение, когда цифра выходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников аптек, которым нужно видеть деньги за пять минут в день.

Читать об услуге «Панель собственника»