Передача дел при увольнении

Коротко

Передача дел при увольнении — это передача уходящим сотрудником документов, ценностей, паролей и незакрытых задач тому, кто продолжит работу. Трудовой кодекс отдельной статьи об этом не содержит, поэтому порядок компания задаёт сама: приказом назначают принимающего и срок, а по итогу подписывают акт приёма-передачи, где перечислено переданное и отмечены недостающие документы и ценности.

Зачем оформлять передачу дел

Без бумаги о передаче невозможно доказать, что происходило в компании в последний день работы сотрудника. Акт фиксирует состояние дел на дату увольнения: какие документы и ценности приняты, чего не хватает, какие обязательства остались открытыми.

Для руководителя это ещё и способ проверить, не было ли нарушений за время его полномочий. Для кадровика и бухгалтера — защита от претензий: подписанный акт показывает, что именно и в каком виде перешло к преемнику.

Отдельная история — доступы. У уходящего сотрудника остаются логины в банк, CRM, на порталах ведомств. Их закрывают в день увольнения, а не «когда-нибудь потом».

Как оформить передачу дел: шаги

Издать приказ о приёме-передаче дел: кто передаёт, кто принимает, что именно передаётся и в какой срок. Если замены ещё нет, в приказе называют принимающего, сроки и порядок оформления акта.
Составить перечень: документы, печати и штампы, ключи, материальные ценности, доступы к системам и банку, незакрытые задачи и контакты контрагентов.
Провести фактическую передачу: сверить документы по описи, при необходимости провести инвентаризацию ценностей.
Подписать акт приёма-передачи в двух экземплярах: в нём перечисляют переданное, отмечают недостающее и выявленные недостатки.
Закрыть доступы и отозвать доверенности, если сотрудник действовал по ним.
Передать личные дела уволенных работников в архив организации, если они не нужны в текущей работе.

Что в акте приёма-передачи дел

Единой обязательной формы акта нет: компания разрабатывает её сама или берёт готовый образец. Рабочий набор полей такой: дата и место составления, реквизиты приказа, фамилии и должности передающего и принимающего, перечень документов и ценностей с количеством и состоянием, отметка о недостающих позициях и выявленных недостатках, подписи сторон и утверждение руководителем.

Если передают кадровые документы, в акте удобно перечислять их по видам: трудовые книжки и вкладыши, личные карточки, приказы по личному составу, трудовые договоры, графики отпусков, документы по охране труда. Так принимающий сразу видит, что есть и чего нет, а не разбирает шкаф после ухода коллеги.

Передача дел кадровика

При смене кадровика передают всё, чем он пользовался: личные дела и карточки работников, приказы, трудовые договоры и дополнительные соглашения, графики отпусков, документы по воинскому учёту и охране труда, журналы учёта.

Личные дела уволенных работников перед передачей в архив оформляют и описывают: включают в опись дел, формируют отдельно на каждого человека, документы располагают по порядку поступления. Несколько личных дел в одно дело не объединяют.

Акт приёма-передачи кадровых документов при смене кадровика составляют так же, как при увольнении: перечень по видам, количество, состояние, подписи передающего и принимающего. Отдельно отмечают документы, которых не хватает, и то, что предстоит восстановить.

Кто что передаёт

	Кадровик	Бухгалтер	Руководитель
Документы	Личные дела, приказы, трудовые договоры, графики отпусков	Учётные регистры, первичные документы, отчётность, печати и ключи	Учредительные документы, печати, доверенности
Ценности и доступы	Журналы, бланки, доступы к кадровым системам	Ключи ЭП, доступы к банку и налоговым сервисам	Доступы к банку, корпоративным ресурсам, отзыв доверенностей
Особое	Личные дела в архив — по описи	Инвентаризация при необходимости	Изменения в ЕГРЮЛ о смене директора

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи дел по закону?

Отдельной статьи об этом в Трудовом кодексе нет. Порядок компания устанавливает сама, поэтому акт — внутреннее решение работодателя, а не требование кодекса. Но именно акт фиксирует состояние дел на дату увольнения и помогает при спорах о недостаче документов или ценностей.

Что делать, если принимающего ещё не нашли?

В приказе указывают, кто будет принимать дела, сроки приёма-передачи и порядок оформления акта. Принять дела может заместитель, другой сотрудник или комиссия из нескольких человек.

Можно ли принять нового главного бухгалтера до увольнения прежнего?

Да, это допустимо. В приказе о передаче дел и материальных ценностей отражают лиц, ответственных за приём и передачу, — как правило, это прежний и новый главные бухгалтеры. При необходимости проводят инвентаризацию.

Что делать, если при передаче не хватает документов или ценностей?

Недостающее и выявленные недостатки фиксируют прямо в акте. Дальше работодатель решает, восстанавливать документы или разбираться с материальной ответственностью; основание и порядок зависят от конкретной ситуации и условий договора о полной материальной ответственности.

Нужно ли отзывать доверенности при увольнении директора?

Да, это часть передачи дел первого лица: отзывают ранее выданные доверенности, изымают печати и штампы, блокируют доступы к корпоративным ресурсам и системам дистанционного банковского обслуживания, вносят изменения в ЕГРЮЛ о смене генерального директора.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Передача дел не должна держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока дела живут в голове и переписке уходящего сотрудника, передача превращается в недели расспросов. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты, сверки, — и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»