При отсутствии документов от поставщика приёмная комиссия должна составить акт

Коротко

Если поставщик передал товар без документов, приёмная комиссия составляет акт о фактическом качестве и комплектности товара. Это письменное доказательство того, что покупатель принял товар и что именно ему передали: без него спор о недостаче, качестве или комплектности сводится к словам против слов.

Какой акт составляет комиссия

Обязанность покупателя проверить товар и составить акт вытекает из статьи 513 ГК РФ: принятые товары осматривают в срок, определённый законом, договором или обычаями, а выявленные несоответствия и недостатки фиксируют письменно. Когда документов от поставщика нет, акт становится единственным описанием того, что реально привезли.

Акт о фактическом качестве и комплектности — документ комиссии покупателя. В нём фиксируют дату и место приёмки, состав комиссии, данные поставщика и договора, наименование и количество товара, какие документы поставщик должен был передать и какие передал, что обнаружено при осмотре.

Если товар не соответствует договору, покупатель вправе отказаться от приёмки и потребовать возврата уплаченной суммы по статье 466 ГК РФ при нарушении условия о количестве или по статье 468 при отказе от товара, который ему не нужен.

Что зафиксировать в акте

Дату, время и место приёмки, номер и дату договора поставки, реквизиты товарной накладной или универсального передаточного документа, если они есть.
Состав приёмной комиссии: должности, фамилии и подписи каждого члена, а также лиц, присутствовавших со стороны поставщика или перевозчика.
Перечень документов, которые поставщик обязан передать по договору или закону, и отметку, какие из них фактически переданы, а какие отсутствуют.
Наименование, ассортимент, количество и комплектность товара по факту, способ определения количества: взвешивание, пересчёт, обмер.
Обнаруженные недостатки и несоответствия: недостача, бой, повреждения упаковки, отсутствие пломб, расхождение с данными документов.
Решение комиссии: принять товар полностью, принять частично, отказаться от приёмки, направить поставщику уведомление о вызове для составления двустороннего акта.

Почему нельзя просто подписать накладную

Подпись в товарной накладной без оговорок подтверждает, что товар принят без замечаний. Спор о том, что документов не было, а часть товара недоехала, после такой подписи покупателю придётся доказывать заново — уже в суде и без опоры на акт комиссии.

Акт составляет комиссия покупателя. Если поставщик на приёмку не явился, акт всё равно оформляют и направляют поставщику с уведомлением о вызове. Односторонний акт остаётся доказательством, пока поставщик не докажет обратное.

Частые вопросы

Можно ли принять товар без документов и оформить акт позже?

Акт составляют в момент приёмки, пока товар не перемещён и не распакован сверх необходимого для осмотра. Позже комиссия уже не сможет подтвердить, что недостача возникла до передачи товара покупателю.

Что делать, если поставщик отказывается подписывать акт?

Акт оформляют в одностороннем порядке, делают в нём отметку об отказе поставщика от подписи и направляют ему копию с уведомлением о вызове. Отказ от подписи не лишает акт силы доказательства.

Нужно ли вызывать поставщика на приёмку?

Договором поставки часто предусмотрен вызов представителя поставщика. Если такой вызов предусмотрен, покупатель направляет уведомление заранее; неявка представителя не останавливает приёмку и оформление акта.

Что покупатель вправе требовать при недостаче или некачественном товаре?

Соразмерного уменьшения цены, безвозмездного устранения недостатков, возмещения своих расходов на устранение или замены товара — по статье 475 и статье 518 ГК РФ. При существенном нарушении требований к качеству покупатель отказывается от договора и требует возврата уплаченной суммы.

Распространяется ли это на приёмку по государственному контракту?

Да. Приёмка по контракту оформляется документом о приёмке, а при обнаружении несоответствий заказчик направляет поставщику мотивированный отказ от подписания документа о приёмке — эта процедура установлена статьёй 94 Закона № 44-ФЗ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы приёмки не должны превращаться в спор

Соберу ИИ-агента, который проверяет документы поставки

Агент сверяет товарную накладную, счёт-фактуру и спецификацию с заказом и отмечает расхождения до того, как кладовщик подпишет документы.

Подключаю его к 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих поставок: агент разбирает заявку и готовит расчёт, а решение остаётся за вами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»