Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а работник видит в личном кабинете на Госуслугах. Для кадровика меняется одно: вместо бумажной книжки человек приносит справку о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР из фонда. Дальше приём идёт обычным порядком: договор, приказ, запись о приёме в сведениях о трудовой деятельности.

Что значит электронная трудовая книжка для приёма

Статья 66.1 Трудового кодекса называет это сведениями о трудовой деятельности, формируемыми в электронном виде. Бумажную книжку на такого работника не ведут и записи в неё не вносят: все кадровые события — приём, перевод, увольнение — работодатель передаёт в Социальный фонд.

Формат выбирает работник. Те, кто начал работать после 31 декабря 2020 года и раньше не имел трудового стажа, бумажной книжки не получают вовсе — на них сразу формируются электронные сведения. Остальные решали сами: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную. Если человек уже перешёл, новый работодатель не вправе требовать от него бумажную трудовую и вносить в неё записи.

Какие документы просит работодатель

Паспорт и СНИЛС — как при любом приёме.
Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р от предыдущего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда — вместо бумажной трудовой книжки.
Документ об образовании, если работа требует специальных знаний, и военный билет или удостоверение призывника для военнообязанных.
Бумажная трудовая книжка — только если работник от электронной отказался и ведёт её по-старому.
Ничего из перечисленного по стажу — для совместителей и для тех, кто устраивается на первое место работы: у первых сведения уже есть у основного работодателя, у вторых стажа ещё нет.

Чем отличаются СТД-Р и СТД-СФР

СТД-Р — справка от работодателя, у которого человек работал последним. В ней видно только это место работы, зато свежие записи. СТД-СФР формирует Социальный фонд, и в ней вся трудовая история целиком, включая периоды до 2020 года, если прежний работодатель передал эти данные.

Если важно проверить весь стаж, просите СТД-СФР. Если достаточно убедиться, что человек действительно ушёл от последнего работодателя и когда, хватит СТД-Р. Электронную справку работник присылает файлами: саму справку в формате pdf и отдельный файл электронной подписи в формате sig — по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н электронную форму подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Бумажную справку заверяют подписью уполномоченного лица и печатью.

Бумажная книжка и электронная: что делать кадровику

	Работник с бумажной книжкой	Работник с электронной книжкой
Что приносит	Трудовую книжку	СТД-Р или СТД-СФР
Запись о приёме	В трудовую книжку	Только в сведения о трудовой деятельности
Журнал учёта трудовых книжек	Ведут	Не ведут
Передача в Социальный фонд	ЕФС-1 при кадровых событиях	ЕФС-1 при кадровых событиях
Выдача сведений работнику	По заявлению — выписка из книжки	По заявлению — сведения по форме СТД-Р

Порядок приёма по шагам

Сначала проверьте документы: паспорт, СНИЛС, справку о трудовой деятельности, документ об образовании, если он нужен для должности. Убедитесь, что в справке СТД-Р или СТД-СФР есть последнее место работы и дата увольнения — расхождений с тем, что человек рассказывает, быть не должно.

Затем заключите трудовой договор в письменной форме. При необходимости издайте на его основании приказ о приёме. С приказом работника знакомят под подпись, а если в компании введён электронный документооборот в трудовых отношениях — в электронной форме. Запись о приёме в бумажную трудовую книжку не вносится: сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1.

Сведения о приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Порядок и форму смотрите в статье 11 Федерального закона № 27-ФЗ и на сайте Социального фонда.

Частые вопросы

Можно ли принять работника без бумажной трудовой книжки?

Да. Если он перешёл на электронную, он приносит СТД-Р или СТД-СФР, и требовать бумажную книжку работодатель не вправе — это прямо следует из статьи 65 Трудового кодекса.

Что делать, если работник не принёс ни книжку, ни справку?

Документы о трудовой деятельности — обязательные при приёме, кроме совместителей и тех, кто устраивается впервые. Без них нельзя проверить стаж и убедиться, что человек свободен от прежних обязательств. Попросите заказать СТД-СФР через Госуслуги или взять СТД-Р у прошлого работодателя.

Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если человек устраивается впервые?

Нет. На тех, кто начал работать после 31 декабря 2020 года и раньше не имел стажа, бумажная книжка не оформляется: сведения ведутся только в электронном виде.

Можно ли принять электронную справку, присланную файлами?

Да, если к файлу справки приложен файл электронной подписи. Электронную форму подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, и без файла подписи проверить документ не получится.

Что делать, если работник с бумажной книжкой хочет перейти на электронную при приёме?

Работник может подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Работодатель вносит запись о заявлении и выдаёт бумажную книжку на руки не позднее трёх рабочих дней.

Куда и в какой срок передают сведения о приёме?

В Социальный фонд по форме ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Сверяйтесь со статьёй 11 Федерального закона № 27-ФЗ и разъяснениями фонда.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока кадровые документы не съели неделю

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Приём, переводы, справки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы, и часть работы повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, где в отделах время уходит на рутину, и показываю, какую часть выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»