Правила отгрузки по доверенности

Руководитель компании и индивидуальный предприниматель забирают груз лично по паспорту, директору иногда дополнительно нужна выписка из ЕГРЮЛ. Другой человек, в том числе сотрудник покупателя, должен иметь полномочия на получение товара. Они могут подтверждаться доверенностью или договором, а в предусмотренных законом случаях — явствовать из обстановки.

Доверенность оформляют на любого человека: на своего сотрудника, на внешнего курьера, на водителя транспортной компании. Нотариальное заверение не требуется, достаточно подписи руководителя или предпринимателя.

Документ нужен в трёх случаях: представитель принимает товар на складе продавца, поставщик привозит груз заказчику, отгрузка идёт на нейтральной территории. Если привлекается перевозчик и перевозку организует покупатель, ему дополнительно передают копию доверенности на перевозчика.

Форма М-2 — типовой бланк из двух частей: отрывной корешок остаётся в бухгалтерии, основная часть с таблицей ценностей идёт представителю. Форма М-2а — тот же бланк без корешка, его применяют, когда доверенности выдают регулярно и ведут журнал учёта.

Свободная форма законом не запрещена. В ней указывают того, кто выдал документ, представителя, его паспортные данные, перечень товара или право получить груз по конкретной поставке, срок и подпись. Свободная форма удобна, когда нужно подробно описать полномочия представителя или предусмотреть получение товара по нескольким поставкам. Срок можно указать и в доверенности по форме М-2.

Подписывать товарную накладную вправе сотрудники, чьи полномочия утверждены приказом руководителя (пункты 6 и 7 части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункт 14 положения по ведению бухгалтерского учёта). Право получить или отгрузить товар можно передать другому лицу приказом или доверенностью.

Подписи должны быть собственноручные, факсимиле на товарных накладных недопустимы. Каждая подпись содержит расшифровку: это обязательный реквизит первичного документа (пункт 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ). Расшифровка помогает при проверке найти человека, который подписывал документ, и подтвердить реальность отгрузки.

Если строки «Отпуск груза разрешил», «Отпуск груза произвел», «Груз принял», «Груз получил грузополучатель» заполнены неверно или пусты, инспекторы могут отказать покупателю в вычете НДС и в признании расходов на покупку (письмо ФНС от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485).

Бывает, что документы на отгрузку подписывает грузоотправитель, а не продавец: между ними есть договор поставки, и товар идёт напрямую от первого ко второму. Подписание накладной и счёта-фактуры грузоотправителем по доверенности от продавца законно, налоговых рисков такая схема не влечёт.

Условие одно: доверенность от продавца должна быть оформлена на грузоотправителя или на его сотрудника, которые ставят подпись, и храниться вместе с отгрузочными документами.

Обязательного требования составлять доверенность только на русском языке закон не устанавливает. Документ, заполненный латиницей, от этого не становится недействительным: Суд по интеллектуальным правам в решении от 08.10.2018 по делу № СИП-85/2018 признал надлежаще оформленной доверенность на английском языке с приложенным переводом.

На практике в доверенности дублируют фамилию, имя, отчество и название выдавшего документ органа на русском языке. Тогда данные можно сопоставить с паспортом и без ошибок перенести в накладную.

Если представитель подписывает электронные документы, вместо бумажного бланка оформляют машиночитаемую доверенность. Она подтверждает полномочия в электронном документообороте так же, как бумажная — при личной отгрузке.

Передача накладной по электронному документообороту не заменяет проверку полномочий. Перед отгрузкой проверьте полномочия сотрудника контрагента. Они могут быть подтверждены доверенностью или содержаться в договоре; письменное уполномочие покупатель может передать поставщику непосредственно. Проверка полномочий снижает и гражданско-правовые, и налоговые риски.