Планирование расчётов с подрядчиками и поставщиками: назначение
Коротко
Планирование расчётов с подрядчиками и поставщиками — это график, в котором у каждого платежа есть получатель, сумма и дата. Его назначение в том, чтобы к каждой дате деньги в кассе были, а платили вы по своим правилам, а не по звонку: график показывает, сколько нужно денег на неделю и месяц вперёд, где кассовый разрыв и какие платежи можно сдвинуть без потерь.
Зачем планировать расчёты, а не платить по счетам
Счёт от поставщика приходит с датой «до», и платят по нему в порядке поступления. Так касса живёт от письма к письму: в один день уходит три платежа, на четвёртый денег нет, и подрядчик, которому не заплатили, останавливает работу. График расчётов переставляет эту картину: сначала видно, сколько денег нужно на каждой неделе, потом решается, какие платежи идут первыми.
Назначение графика — не отчёт для бухгалтерии, а инструмент собственника. Он отвечает на три вопроса: хватит ли денег на обязательные платежи, что будет с кассой через месяц при текущих договорах и какой платёж можно сдвинуть, если поступления придут позже.
Что даёт график расчётов
- Видно кассовый разрыв до того, как он наступил: дата, сумма и платежи, из-за которых денег не хватает.
- Платежи идут по приоритету, а не по громкости просителя: сначала те, остановка которых останавливает бизнес.
- Договорные сроки оплаты соблюдаются, и не копятся пени и претензии от подрядчиков.
- Поставщику можно заранее предложить отсрочку или рассрочку, пока долг не стал просроченным.
- Видно, во сколько обходится каждая отсрочка и какая скидка за досрочную оплату выгоднее, чем кредит.
Откуда берутся даты и суммы платежей
Дата платежа берётся из договора: срок оплаты после поставки или приёмки работ, срок предоплаты, дата окончательного расчёта. Если в договоре стоит «в течение 30 календарных дней после подписания акта», платёж в график ставят на эту дату, а не на день, когда пришёл счёт.
Сумма берётся из счёта, акта или спецификации и сверяется с договором. В график идут и те платежи, счёт по которым ещё не пришёл, но обязанность уже возникла: акт подписан, поставка состоялась. Регулярные платежи — аренда, связь, обслуживание — ставят по календарю договора, а не ждут счёта.
Как график связан с бюджетом
Бюджет отвечает, сколько компания планирует потратить на закупки и подрядные работы за месяц или квартал. График расчётов отвечает, в какой день эти деньги уйдут со счёта. Один и тот же бюджет можно исполнить так, что касса выдержит, и так, что компания попадёт в разрыв: разница только в датах.
Поэтому планирование расчётов — часть бюджета, а не отдельная таблица. Когда бюджет принят, из него выписывают платежи по датам, и график показывает, совпадают ли расходы с поступлениями. Если не совпадают, меняют не бюджет, а очерёдность и даты: договариваются об отсрочке, переносят необязательные закупки, ускоряют поступления.
Как построить график за неделю
- Соберите все действующие договоры с подрядчиками и поставщиками: срок оплаты, размер, условия предоплаты и штрафов.
- Выпишите платежи на месяц вперёд по датам из договоров и актов, включая те, счёт по которым ещё не пришёл.
- Поставьте рядом ожидаемые поступления: оплаты клиентов, возвраты, поступления по кредитным линиям.
- Сравните по неделям и найдите дни, где расходы больше поступлений.
- Расставьте приоритеты: что платить в любом случае, что можно сдвинуть, с кем договориться об отсрочке заранее.
- Обновляйте график раз в неделю: фактические платежи и поступления вместо плановых.
Платёж по счёту и платёж по графику
| По счёту | По графику | |
|---|---|---|
| Когда платят | Когда пришёл счёт и есть деньги | В дату из договора или раньше, если есть скидка |
| Кто решает очерёдность | Тот, кто первым прислал счёт | Собственник по правилу приоритета |
| Кассовый разрыв | Обнаруживается, когда денег уже нет | Виден за недели до наступления |
| Отсрочка | Просят, когда платёж просрочен | Согласуют заранее, пока долг не просрочен |
| Связь с бюджетом | Нет | Каждый платёж привязан к статье бюджета |
Когда денег на всех не хватает
Приоритет расставляют по последствиям остановки, а не по размеру долга. Первыми идут платежи, без которых останавливается работа или возникает простой: сырьё, материалы, подрядчик на критическом этапе, аренда и коммунальные платежи, зарплата. Дальше — платежи, по которым начисляются пени и штрафы, и те, от которых зависят скидки и отсрочки в будущем.
С подрядчиком, которому платёж сдвигается, договариваются до наступления срока, а не после. Письменное соглашение об отсрочке фиксирует новый срок и то, что пени за этот период не начисляются. Если договор предусматривает неустойку за просрочку оплаты, её размер считают по условиям договора, а при отсутствии условия — по статье 395 ГК РФ по ключевой ставке Банка России, действовавшей в соответствующие периоды просрочки.
Частые вопросы
Чем график расчётов отличается от платёжного календаря?
Платёжный календарь — это таблица платежей на ближайшие дни, чаще всего на неделю. График расчётов с подрядчиками и поставщиками строится из договоров на месяц и дальше и связан со статьями бюджета: у каждого платежа есть основание, дата и приоритет.
Нужно ли включать в график платежи, счёт по которым ещё не пришёл?
Да, если обязанность оплатить уже возникла: акт подписан, поставка принята, срок из договора наступил. Иначе платёж появится в кассе внезапно, когда счёт придёт, и сорвёт график.
Как планировать расчёты, если у поставщика предоплата?
Предоплату ставят в график на дату из договора, а не на дату поставки. Если предоплата крупная, её разбивают на этапы по условиям договора и проверяют, что в эти даты в кассе есть деньги.
Что делать, если подрядчик требует платёж раньше срока?
Срок платежа определяет договор. Если подрядчик просит раньше, это изменение условия договора, и оно оформляется письменно. Соглашаться стоит, только если досрочная оплата даёт скидку или закрывает риск остановки работ, и если касса это выдержит.
Как часто обновлять график?
Раз в неделю: фактические платежи и поступления вместо плановых, новые счета и акты, изменения сроков по договорам. Ежедневно график обновляют, только когда касса в напряжении и платежи идут впритык.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
График платежей показывает разрыв, но не отвечает, откуда взять деньги
Соберу цифры бизнеса на одном экране
График расчётов работает, когда рядом видно выручку, заявки, деньги на счёте и маржу. Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа.
Вы получаете панель на телефоне и компьютере и сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день.