Передача УПД в Wildberries: когда нужна, как заполнить и отправить

Первая ситуация — уведомление о выкупе. Wildberries выкупает товар у продавца и становится его собственником, чтобы самому подавать отчётность по перемещению товаров в страны ЕАЭС. С момента выкупа продажа идёт не конечному покупателю, а самому маркетплейсу, и продавец на общей системе или на УСН с НДС выставляет УПД со статусом 1 — с функцией счёта-фактуры. Продавцу на УСН без НДС УПД по выкупу не нужен: документы от своего имени оформляет Wildberries.

Вторая ситуация — маркированные товары по модели «Склад WB» (FBW), которые пришли поставкой типа «Короб». Wildberries сам выводит коды идентификации из оборота и при необходимости возвращает их обратно, а коды ему нужно получить от продавца. Для этого продавец формирует УПД «ДОП» — УПД по маркировке — к акту приёмки поставки. По модели «Маркетплейс» (FBS) УПД «ДОП» не нужен: код маркировки передают в сборочном задании, а из оборота продавец выводит его сам через «Честный знак».

Документ выставляют к акту приёмки принятой поставки типа «Короб», если в ней были товары с кодами идентификации. Акт скачивают в разделе «Поставки»: в детализации принятой поставки есть кнопка «Скачать документы» и выбор «Акт приёмки». Внутри архива — акт в табличном формате и файл электронной подписи. Коды маркировки товаров стоят в шестом столбце акта, номер и дата документа — в шапке.

Дальше в кабинете продавца скачивают черновик «УПД по маркировке», переносят в него коды из акта, подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют маркетплейсу через ЭДО. Все документы Wildberries подписаны такой же подписью, и её подлинность можно проверить на портале Госуслуг по приложенному файлу подписи.

Срок и цена ошибки: УПД по маркировке отправляют не позже двух календарных дней после получения акта приёмки. За пропуск срока Wildberries начисляет штраф — 1 ₽ за каждую единицу товара, по которой не передан корректный УПД.

УПД передают только через оператора электронного документооборота: бумажный документ или скан в личном кабинете маркетплейса не заменяют электронный обмен и не дают юридических последствий. В кабинете Wildberries есть инструкции по работе с конкретными операторами и их идентификаторами — их указывают при настройке обмена, чтобы документ попал в нужную очередь.

Признак того, что передача состоялась, — УПД, подписанный обеими сторонами в системе ЭДО. Дополнительно статус документа и кодов маркировки виден в личном кабинете продавца: если документ не принят или коды не совпали с поставкой, товар зависает в учёте, а маркированный товар нельзя вернуть в продажу через склад.

Сверьте построчно: артикулы, количество и коды в УПД должны совпадать с детализацией уведомления или с шестым столбцом акта приёмки. Расхождение по кодам — самая частая причина, по которой документ не принимают: на склад привезли одни коды, а в документе указаны другие.

Проверьте реквизиты покупателя и статус документа. По выкупу покупатель — ООО «РВБ» с указанными ИНН и КПП; по маркировке документ идёт в формате СЧФДОП или в статусе 1 и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. После отправки откройте документ в ЭДО и убедитесь, что вторая сторона его подписала.