Оформление счёта-фактуры по требованиям Налогового кодекса РФ

Вычет по НДС покупатель получает при трёх условиях сразу: есть счёт-фактура, оформленный по статье 169 НК, покупка принята к учёту по первичным документам и используется в деятельности, облагаемой НДС. Если продавец не выставляет счета-фактуры, ему грозит ответственность по статье 120 НК.

Ошибки в документе не лишают покупателя вычета, когда по ним можно опознать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, ставку и сумму налога. Это правило пункта 2 статьи 169 НК. Всё остальное — номер, дата, подписи — тоже должно быть на месте, но мелкая описка в адресе или грузополучателе вычет не сносит.

Постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 обновило форму счёта-фактуры, корректировочного счёта-фактуры, журнала учёта, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним. Изменения связаны с поправками в статью 169 НК, внесёнными Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ: в документе теперь нужно связать зачёт аванса с ранее выставленным счётом-фактурой на предоплату.

До 1 апреля 2026 года применялись формы, приложенные к письму ФНС России от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. Счета-фактуры, выставленные в первом квартале 2026 года по прежней форме, остаются действительными: требование о новой форме относится к документам, составленным с 1 апреля.

Строку 5б заполняют, когда реализация идёт в счёт ранее полученной предоплаты. В ней указывают номер и дату счёта-фактуры, выставленного при получении аванса, а если документ исправляли — номер и дату последнего исправления. При нескольких авансовых счетах-фактурах реквизиты всех перечисляют через знак «;» (точка с запятой).

Правило про актуальность: в строке 5б отражают сведения о действующем авансовом счёте-фактуре, то есть с учётом последних исправлений, внесённых до момента отгрузки. Исправления авансового документа, сделанные после отгрузки, не заставляют переделывать отгрузочный счёт-фактуру из-за строки 5б.

Если предоплата и отгрузка пришлись на один квартал и авансовый счёт-фактура на непокрытую часть не выставлялся, строку 5б не заполняют. Такой порядок ФНС рекомендовала плательщикам УСН со ставками НДС 5 и 7 % (письмо от 17.10.2024 № СД-4-3/11815@) и при непрерывных долгосрочных поставках одному покупателю (письмо Минфина от 02.10.2025 № 03-07-09/95432). Когда остаток аванса зачитывают в следующем квартале, ссылка на авансовый счёт-фактуру в строке 5б нужна.

В книге продаж появилась графа 11а: в неё переносят сведения из строки 5б счёта-фактуры. В книге покупок добавилась графа 7а: продавец указывает в ней номер и дату отгрузочного счёта-фактуры, когда принимает к вычету НДС, ранее исчисленный с полученного аванса.

В графах 14 и 17 книги продаж указывают ставку 22 %, в графах 14а и 17а — прежние 20 % или 18 % для соответствующих операций. Ставка 22 % действует по отгрузкам с 1 января 2026 года, расчётная ставка при выделении налога из суммы с НДС — 22/122.

При реализации и передаче в составе работ товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры выставляют в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Исключения — продажа физлицам для личных нужд и плательщикам налога на профессиональный доход, экспорт и реэкспорт, вывоз в государство Евразийского экономического союза.

В счёте-фактуре на такие товары в графе 11 указывают регистрационный номер партии товара, в графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения, в графе 13 — количество, в графе 14 — стоимость без НДС. Товары с разными номерами партий, но одинаковыми наименованием, единицей измерения и ценой, отражают одной строкой с подстроками по каждой партии.