Обучение сотрудника за счет работодателя: налогообложение

По общему правилу оплата обучения — доход работника в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но пункт 21 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ оплату обучения по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, имеющих лицензию на образовательную деятельность, или в иностранных организациях с соответствующим статусом. Неважно, есть ли трудовой договор с учащимся: льгота действует и при оплате обучения детям сотрудников (письма Минфина России от 24.11.2020 № 03-04-05/102163, от 12.09.2019 № 03-04-05/70333).

Способ оплаты не влияет на льготу: можно перечислить деньги образовательной организации по трёхстороннему договору или компенсировать работнику документально подтверждённые расходы (письма Минфина России от 15.07.2019 № 03-04-05/52118, от 05.03.2019 № 03-04-06/14364, от 06.12.2017 № 03-04-06/81157, от 30.05.2017 № 03-04-06/33351).

Освобождение не действует, если стоимость обучения входит в систему оплаты труда по локальным нормативным актам. Тогда со стоимости обучения работодатель исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ как с зарплаты в натуральной форме.

Суммы платы за обучение работников по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование (подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ). Аналогичная норма для взносов на травматизм — подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Для освобождения от взносов важно, чтобы был договор между работодателем и образовательной организацией и обучение было связано с производственной необходимостью. Если сотрудник не получил сертификат, предусмотренный договором, это само по себе не создаёт облагаемого дохода и не лишает льготы по взносам, когда обучение инициировано работодателем (письмо Минфина России от 11.12.2025 № 03-04-06/120417).

В налоговом учёте расходы на обучение по основным профессиональным программам, программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам учитывают по подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ. Нужны: договор с образовательной организацией, имеющей лицензию (для российской) или соответствующий статус (для иностранной), и трудовой договор с работником либо договор, по которому он обязуется после обучения заключить трудовой договор и отработать не менее года.

Профиль обучения должен соответствовать деятельности компании или трудовым функциям сотрудника. Расходы можно учесть и при договоре с научной организацией, даже если образовательная деятельность не является для неё основной.

Если работник сам заключил договор с образовательной организацией и оплатил обучение, а работодатель компенсировал стоимость, Минфин России не разрешает учитывать такие расходы (письма от 02.06.2025 № 03-03-06/3/54023, от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270, от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076, от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614). Но есть и другая позиция: перечень расходов открыт, и компенсацию можно учесть по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если обучение повышает квалификацию и навыки применяются в работе, а возможность компенсации прописана в трудовом договоре.

С 1 января 2026 года перечень расходов для УСН стал открытым (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Теперь упрощенцы могут учитывать больше затрат, если они экономически обоснованы, направлены на получение дохода и подтверждены документами. Это упрощает учёт расходов на обучение и сертификацию.