Общий порядок заключения трудового договора и его форма
Коротко
Трудовой договор — соглашение, по которому работник выполняет работу по должности за плату, а работодатель обеспечивает условия труда. Заключают его в письменной форме, в двух экземплярах, по одному для каждой стороны (статья 67 ТК РФ). Порядок — от документов и ознакомления с локальными актами до подписания договора и приказа о приёме — укладывается в главу 11 ТК РФ.
Что значит письменная форма и два экземпляра
Договор составляют в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один экземпляр передают работнику, второй хранится у работодателя. Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя — эта подпись и есть доказательство, что договор на руки выдан.
Электронная форма допустима для дистанционной работы: договор заключают обменом электронными документами. По письменному заявлению работника работодатель направляет ему бумажный экземпляр заказным письмом с уведомлением не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Для обычного офиса и производства проще и надёжнее бумага с живыми подписями.
Порядок заключения: шаг за шагом
- Проверить возраст и документы. По общему правилу договор заключают с лицом от 16 лет; с 15 лет — для лёгкого труда при полученном общем образовании или продолжении учёбы в иной форме; с 14 лет — с письменного согласия одного из родителей (попечителя), а для детей-сирот — органа опеки или иного законного представителя (статья 63 ТК РФ).
- Принять документы: паспорт, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме первого трудоустройства, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, включая электронный, документы воинского учёта, об образовании и о квалификации (статья 65 ТК РФ).
- До подписания договора ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (статья 68 ТК РФ).
- Направить на обязательный предварительный медосмотр, если должность этого требует: осмотр проходят лица до 18 лет и работники, для которых он предусмотрен законом (статья 69 ТК РФ).
- Подписать трудовой договор в двух экземплярах и выдать один работнику под подпись на экземпляре работодателя.
- Издать приказ о приёме на основании заключённого договора — это право, а не обязанность работодателя; содержание приказа должно соответствовать условиям договора (статья 68 ТК РФ).
- Внести запись о работе в бумажную трудовую книжку или подать сведения в Социальный фонд для электронной.
Что обязательно прописать в договоре
Статья 57 ТК РФ делит содержание договора на сведения и условия. Сведения — это данные сторон: наименование работодателя и его ИНН, фамилия, имя и отчество работника и реквизиты его паспорта, сведения о лице, подписавшем договор, и документе, подтверждающем его полномочия: устав для руководителя, доверенность для другого лица. Туда же входят место и дата заключения и подписи сторон; номер договору присваивать не обязательно.
Обязательные условия: место работы, трудовая функция по должности из штатного расписания, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени и времени отдыха, если для человека он отличается от общих правил, гарантии и компенсации за вредную работу, условия, определяющие характер работы, условие об обязательном социальном страховании. Если в договоре не указан срок, он бессрочный: срочный заключают только в случаях статьи 59 ТК РФ, и в нём пишут срок действия и основание срочности.
Работник уже работает, а договора нет
Договор, не оформленный письменно, считается заключённым, если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. Это фактический допуск к работе. Обязанность работодателя — оформить письменный договор не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
Если отношения возникли из гражданско-правового договора, а потом были признаны трудовыми, те же три рабочих дня считают со дня признания, если суд не установил иное. Отдельный случай — когда к работе допустил сотрудник без таких полномочий, а работодатель отказывается признать отношения трудовыми: работа, выполненная в его интересах, всё равно оплачивается за фактически отработанное время, а допустивший работника сотрудник отвечает по ТК РФ, в том числе материально.
Письменный договор и фактический допуск
| Письменный договор | Фактический допуск | |
|---|---|---|
| Основание | Статья 67 ТК РФ | Статья 67 ТК РФ |
| Когда возникает | С момента подписания обеими сторонами | С момента, когда человек начал работу с ведома или по поручению работодателя |
| Срок оформления | Сразу, до начала работы | Не позднее трёх рабочих дней со дня допуска |
| Подтверждение | Два подписанных экземпляра | Факт работы; письменный договор оформляют задним числом |
| Риск | Минимальный | Штраф за несоблюдение трудового законодательства и спор о дате начала работы |
Частые вопросы
С какого дня договор считается действующим?
Договор вступает в силу со дня подписания обеими сторонами либо со дня, указанного в самом договоре. Если работника допустили к работе раньше, чем оформили бумаги, договор считается заключённым с первого дня работы.
Нужно ли издавать приказ о приёме?
Приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. С 2021 года статья 68 ТК РФ не требует знакомить работника с приказом под подпись в трёхдневный срок. Если приказ издают, его содержание должно совпадать с условиями договора.
Можно ли заключить срочный договор на год просто потому, что так удобнее?
Нет. Срочный договор допустим только в случаях статьи 59 ТК РФ: замещение отсутствующего работника, временные работы до двух месяцев, сезонная занятость, стажировка и другие перечисленные ситуации. В договоре указывают срок и основание срочности.
Обязателен ли медосмотр при приёме?
Для лиц до 18 лет — обязателен. Для остальных — когда этого требует закон по виду деятельности и должности. Направление на осмотр оформляют до подписания договора, а расходы несёт работодатель.
Что будет, если договор не оформили вовремя?
Договор всё равно считается заключённым с первого дня работы. Работодателю грозит ответственность за нарушение трудового законодательства, а работник вправе требовать оформления и оплаты фактически отработанного времени.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в найме держится на регламенте, а не на памяти кадровика
Найду рутину в найме и оформлении, которую можно отдать ИИ
Пока договоры оформляют вручную, часть шагов теряется: ознакомление с локальными актами, напоминания о медосмотре, сбор документов. Я смотрю, на что в кадровом и других отделах уходят часы, и показываю, какие повторяющиеся действия выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.