Нужно ли сдавать персонифицированные сведения, если нет начислений зарплаты 2023

Коротко

Да, сдавать нужно. Обязанность подать персонифицированные сведения не зависит от того, были ли в месяце выплаты: в отчёт включают всех, кто числился за организацией или предпринимателем по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, — с нулевыми суммами. Освобождены только предприниматели без работников и те, кто применяет автоматизированную упрощённую систему.

Почему отчёт не отменяется простоем

Персонифицированные сведения — ежемесячный отчёт по форме КНД 1151162. В нём указывают персональные данные человека — фамилию, имя, отчество, СНИЛС, ИНН — и сумму начисленных ему выплат за прошедший месяц.

ФНС объясняет правило прямо: сведения подают по всем работникам, числившимся в отчётном месяце по трудовому или гражданско-правовому договору, независимо от наличия выплат. Это касается и тех, кому ничего не начислили, и тех, кто уволился в этом месяце. Причина в том, что человек остаётся застрахованным лицом, пока действует договор, даже если денег он в этом месяце не получил.

Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

Кого включают в отчёт в месяце без выплат

Работников в штате, которым в этом месяце не начисляли зарплату: отпуск без сохранения заработной платы, простой, приостановка работы.
Директора — единственного учредителя, даже если трудовой договор с ним не заключён и зарплата не начисляется: он застрахованное лицо как руководитель организации.
Сотрудников, уволившихся в отчётном месяце, — их данные попадают в отчёт за этот месяц.
Исполнителей по договорам подряда и оказания услуг, действовавшим в отчётном месяце, даже при отсутствии оплаты в этом месяце.
Иностранных работников, застрахованных в системе обязательного страхования; высококвалифицированных специалистов не из стран ЕАЭС в отчёт не включают.

Когда отчёт за месяц не нужен

За третий месяц квартала — март, июнь, сентябрь, декабрь — отдельный отчёт не подают: те же сведения уже стоят в разделе 3 расчёта по страховым взносам. Налоговая считает обязанность исполненной, если раздел 3 сдан в составе расчёта.

Предприниматель без наёмных работников отчёт не сдаёт вовсе: у него нет застрахованных лиц, по которым нужно отчитываться. Организации и предприниматели на автоматизированной упрощённой системе тоже освобождены.

Самозанятых, с которыми нет трудового договора, в отчёт не включают.

Что писать в сумме, если начислений не было

В строке с суммой выплат ставят ноль или прочерк — отчёт от этого не становится недействительным. Персональные данные человека при этом заполняют полностью: именно они подтверждают, что человек в отчётном месяце числился за организацией.

Если начисление появилось позже, чем сдан отчёт, подают уточнённые сведения за тот месяц.

Для директора коммерческой организации правило про минимальную сумму в отчёте не действует: в персонифицированных сведениях отражают фактическую сумму, а не минимальный размер оплаты труда.

Частые вопросы

Мы не вели деятельность, выручки не было. Отчёт всё равно нужен?

Да, если за организацией числятся работники или директор. Отсутствие деятельности и выручки обязанность подать сведения не отменяет.

Уволили всех сотрудников в середине месяца. За этот месяц отчитываться?

Да, за месяц увольнения сведения подают по всем, кто в нём числился, включая уволившихся. Со следующего месяца отчёт не нужен, пока не появится новый работник.

Директор — единственный учредитель, зарплату ему не начисляем. Включать его?

Да. Он застрахованное лицо как руководитель организации, поэтому попадает в отчёт с нулевой или фактической суммой выплат.

Самозанятый сделал нам работу по договору, денег в этом месяце ему не перечислили. Он в отчёте?

Самозанятых, работающих без трудового договора, в персонифицированные сведения не включают. По исполнителям, с которыми заключён договор подряда или оказания услуг, сведения подают, если договор действовал в отчётном месяце.

Как сдать отчёт, если работников больше десяти?

Только в электронном виде по каналам связи или через личный кабинет на сайте ФНС. До десяти человек включительно допускается бумажная форма.

Что изменилось с 2023 года

Персонифицированные сведения подают ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца. Форму и порядок её заполнения уточняли после 2023 года. Правило про третий месяц квартала действует с тех пор, как сведения стали дублироваться в разделе 3 расчёта по страховым взносам.

С 2026 года появилось отдельное правило для директора — единственного учредителя: взносы с его выплат начисляют не меньше чем с минимального размера оплаты труда. На состав персонифицированных сведений это не влияет: в отчёте по-прежнему стоит фактическая сумма, а не минимальная.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Отчётность не должна держать бизнес на ручном тормозе

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Ежемесячные отчёты, сверки и карточки в CRM съедают часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»