Нужно ли хранить расчётные листки по зарплате в организации

Коротко

Расчётный листок — письменное извещение работника о составных частях зарплаты за период. Выдавать его при выплате зарплаты обязан каждый работодатель (ст. 136 ТК РФ). Вторые экземпляры формировать и хранить не обязательно, но если они есть — срок хранения составляет 6 лет (ст. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Обязанность выдавать и обязанность хранить — разные вещи

Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя письменно извещать работника о составных частях заработной платы, размере и основаниях удержаний, общей сумме к выплате. Форму листка работодатель утверждает локальным нормативным актом.

Обязанность хранить вторые экземпляры расчётных листков законом не установлена. Минфин и Роструд придерживаются позиции, что работодатель не должен формировать и хранить вторые экземпляры. Если же организация их хранит — например, как подтверждение выдачи — применяется срок 6 лет по ст. 295 Перечня.

Срок хранения расчётных листков по зарплате

Основной срок — 6 лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет, если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты.
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором листки закончены делопроизводством.
Увольнение работника не прерывает срок хранения: документы хранятся по общим правилам.

Электронные расчётные листки

Если организация перешла на электронный кадровый документооборот по ст. 22.1–22.3 ТК РФ, расчётные листки можно направлять работникам в электронном виде. Такие листки хранятся 6 лет; дублировать их на бумаге не нужно.

Направлять расчётные листки по электронной почте работникам, в отношении которых не введён электронный документооборот, неправомерно — это позиция Минтруда (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296) и Гострудинспекции. За нарушение порядка выдачи возможна ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как подтвердить выдачу, если вторые экземпляры не хранятся

Закон не требует подтверждать получение листка работником. Если организация не хранит вторые экземпляры, подтверждением выдачи может служить журнал выдачи расчётных листков или строка «Подпись работника» в форме листка. Порядок выдачи и хранения стоит закрепить в локальном нормативном акте.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель хранить вторые экземпляры расчётных листков?

Нет. Минфин и Роструд считают, что формировать и хранить вторые экземпляры не нужно. Если организация их хранит, срок — 6 лет по ст. 295 Перечня.

Какой срок хранения у расчётных листков?

6 лет. При отсутствии лицевых счетов — 50 лет для документов после 01.01.2003 и 75 лет для более ранних. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Нужно ли хранить расчётные листки после увольнения работника?

Да, если они хранятся. Увольнение не освобождает от обязанности хранить документы до истечения срока.

Можно ли выдавать расчётные листки по электронной почте?

Только если в организации введён электронный кадровый документооборот по ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Иначе это нарушение: позиция Минтруда (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке, а рутина съедает время

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Расчётные листки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM, отчёты — на это уходят часы каждый месяц. Я смотрю, какие задачи в отделах можно передать программам, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С.

Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина забирает время бухгалтерии, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»