Нужен ли акт от самозанятого или достаточно чека

Коротко

Самозанятому акт не нужен: по закону о налоге на профессиональный доход он обязан выдать чек из приложения «Мой налог» (часть 1 статьи 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Заказчику чек подтверждает только оплату. Чтобы списать расходы и уменьшить налог, нужен ещё акт: он фиксирует, что именно сделано и принято.

Короткий ответ

Для исполнителя на НПД акт — не обязанность. Закон № 422-ФЗ требует от него одного: сформировать чек и передать заказчику. Форма чека, сроки выдачи и состав данных описаны в статье 14 этого закона.

Для компании или ИП на общей системе и на УСН «Доходы минус расходы» картина другая. Чек подтверждает факт оплаты, но не содержание работы. Акт показывает, что услуга оказана и принята без претензий. Если налоговая спросит, за что перечислены деньги, без акта расход защищать сложнее.

Поэтому на практике бухгалтерия просит оба документа. Кто именно готовит акт — самозанятый или заказчик — закон не решает: это стороны прописывают в договоре.

Чек и акт: кто что подтверждает

	Чек из «Мой налог»	Акт выполненных работ
Кто формирует	Самозанятый	Стороны вместе, порядок — в договоре
Что подтверждает	Оплату и доход, с которого платится НПД	Что именно сделано, в каком объёме и принято
Подписи	Не нужны	Обеих сторон, с ФИО
Обязателен ли	Да, по части 1 статьи 14 закона № 422-ФЗ	Закон о самозанятых не требует; нужен для учёта расходов
Без него	Расход учесть нельзя	Расход сложно защитить при проверке

Когда без акта не обойтись

Компания или ИП на общей системе либо на УСН «Доходы минус расходы» списывает оплату в расходы: нужны и чек, и акт.
Самозанятый работает регулярно и на одни и те же суммы: акт с конкретным результатом помогает показать, что это договор подряда, а не трудовые отношения. Самозанятый может работать по трудовому договору, но зарплата не облагается НПД. Услуги текущему работодателю и бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения под НПД тоже не подпадают.
В договоре прямо записано, что исполнитель сдаёт акт: тогда условие обязательно для обеих сторон.
Работа шла этапами или с приёмкой результата: акт фиксирует дату сдачи и отсутствие претензий, на него ссылаются при споре о недостатках (пункт 2 статьи 720 ГК РФ).

Что писать в акте

Состав реквизитов первичного документа задаёт часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. В акте с самозанятым это название документа, дата составления, название компании и ФИО исполнителя, содержание операции с конкретным результатом, сумма в рублях, должности подписантов и их подписи.

Полезно добавить ИНН исполнителя, номер и дату договора и пометку, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход. Строка «Без НДС» тоже уместна: самозанятые НДС не платят и счёт-фактуру не выставляют, поэтому вычет по их услугам заказчик не получает.

Содержание операции пишите результатом, а не процессом: не «работа дизайнера за октябрь», а «разработка макета лендинга, один вариант, сдан по акту». Дата в акте — день приёмки. Если работа фактически сдана позже, чем выставлен чек, расход приходуют по дате акта.

Накладная от самозанятого: образец

Отдельной формы накладной для самозанятых закон не устанавливает. Если товар передаёт самозанятый, стороны оформляют документ о передаче по общим правилам: наименование, дата, продавец и покупатель с ИНН, перечень товаров, количество, цена и сумма, подписи. Такой документ вместе с чеком показывает и передачу товара, и оплату.

Готового бланка, обязательного именно для НПД, нет, поэтому берите привычную форму накладной и добавьте в неё пометку о режиме продавца. Если продавец работает по договору поставки, состав документов стоит прописать в самом договоре.

Частые вопросы

Можно ли принять расходы только по чеку?

Чек подтверждает оплату, но не содержание услуги. Для учёта расходов нужен ещё акт: он показывает дату и факт исполнения. Без чека расход учесть нельзя вовсе — это следует из статьи 15 закона № 422-ФЗ.

Когда самозанятый обязан выдать чек?

При оплате наличными или картой — сразу после получения денег. При безналичном переводе чек формируют не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты, и в нём стоит дата оплаты, а не дата формирования.

Что проверить в чеке?

Свой ИНН, сумму и наименование услуги. Наименование пишут по результату: «разработка макета», а не «работа дизайнера». Ошибочный чек исполнитель аннулирует сам и выдаёт новый.

Можно ли учесть НДС по услугам самозанятого?

Нет. Самозанятые не плательщики НДС и счета-фактуры не выставляют, а вычет делают на основании счёта-фактуры (пункт 1 статьи 172 НК РФ). В акте так и пишут: «Без НДС».

Обязателен ли договор с самозанятым?

Закон разрешает не подписывать отдельный договор, если услугу оказали сразу. Но при регулярной работе договор защищает обе стороны: в нём прописывают сроки чека, обязанность сообщить об утрате статуса самозанятого и порядок сдачи акта.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы с подрядчиками не должны держать оплату

Соберу ИИ-агента, который проверяет документы подрядчиков

Чек, акт, договор и реквизиты приходят от десятков исполнителей, и сверять их вручную долго. Я собираю агента под одну задачу: он сверяет ИНН, суммы и даты в документах, ловит расхождения и складывает результат в CRM или 1С.

Проверяю агента на сотне настоящих случаев из вашей работы и подключаю к почте и мессенджерам. Это для компаний, где одна и та же проверка повторяется каждый месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»